Systemdefinition, Prozessmanagement und Strategische Analyse

Ramsay (1975): Definition und Merkmale von Systemen

Ein System ist ein Set von Elementen, die in ständiger dynamischer Interaktion stehen und organisiert sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Wichtige Systemfunktionen und -merkmale

1. Feedback: Funktionen können überprüft und verbessert werden.
2. Entwicklung und Veränderung: Systeme entwickeln sich mit der Zeit und verändern ihre Wechselbeziehung mit der Umwelt.
3. Beständigkeit: Systeme werden nicht zerstört, sondern verändert; es bleibt immer etwas übrig.
4. Homöostase: Die Tendenz zum Gleichgewicht.
5. Äquifinalität: Der Prozess ist wichtiger als das Ergebnis, das sich von selbst ergibt.
6. Ganzheitlichkeit (Gesamtheit): Das System besitzt eine eigene Identität, die über die Identität seiner Komponenten hinausgeht.

Organisationskultur

Die Kultur der Organisation identifiziert ein Unternehmen. Wenn eine Komponente geändert wird, ändert sich die Identität des gesamten Systems.

Grundlegende Geschäftsprozesse

1. Einkaufsprozess

   Beginnt, wenn ein Bedarf (Input) entsteht und eine Bestellung umfasst. Dies führt zu einer Autorisierung und Genehmigung des Kaufs. Anschließend erfolgt die Lagerüberprüfung. Der Einkauf wählt einen Lieferanten, kontrolliert die Bestellung und führt Verhandlungen. Die Bestellung wird aufgegeben und der Prozess endet, wenn die Ware eintrifft und auf Übereinstimmung mit der Bestellung kontrolliert wird.

2. Zahlungsprozess

   Die Kasse prüft, ob das Paket vollständig und erfüllt ist. Es wird eine Zahlungsanweisung erstellt, die vom Leiter der Finanzabteilung (Treasury) und möglicherweise vom General Manager genehmigt werden muss, falls der Betrag hoch ist. Die Autorisierung prüft die Richtigkeit. Der Wert wird vom Lieferanten entgegengenommen. Der Prozess endet, wenn die Zahlung konkret erfolgt ist, d.h. die Kontrolle bezahlt wurde.

3. Verkaufsprozess (Sales Process)

   Beginnt mit einer Anfrage (elektronisch oder real). Enthält Eigenschaften, Datenmenge, Zahlungen und vereinbarte Liefertermine. Die Bestellung wird zur Überprüfung der Lagerbestände eingegeben und muss durch die Verkaufsautorisierung freigegeben werden. Nach Überprüfung der Kreditkonten wird die Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet. Eine Kopie geht an das Lager. Das Vertriebsmanagement hängt vom kommerziellen Bereich ab, hat die volle Kontrolle über Kredit- und Abwicklungsgebühren etc. Die Ausarbeitung der Aufgaben erfolgt durch das Lager, das die Lieferung erwartet, die Rechnung beifügt und die Lieferung durch Buchungsbelege dokumentiert. Der Kunde kontrolliert die Ware, und der Verkauf endet.

4. Inkassoprozess (Collection Process)

   Beginnt, wenn der vereinbarte Zahlungszeitpunkt erreicht ist (Leistungsbilanz). Das Inkasso basiert auf der erstellten Rechnung und wird an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, die die Zahlungen verarbeitet.

5. Produktionsverfahren

   Verbunden mit dem System, auf das ich mich beziehe. Es gibt verschiedene Arten:

   • Systemproduktion.
   • Kontinuierliche Fertigung (Öl, Petrochemie etc., 365 Tage).
   • Chargen- oder Auftragsfertigung: Materialien werden auf Bestellung geliefert.
   • Montage: Keine Fertigung einzelner Teile, sondern Zusammenbau.
   • Serviceproduktion: Hier interagiert der Kunde mit drei Elementen: Menschen (Mitarbeiter), Hardware (Lagerstandort, Landnutzung). Kunden können passiv (akzeptieren, was gegeben ist) oder aktiv (benötigen einen größeren Service) sein.

Prozessoptimierung: Methoden und Kontrollwerkzeuge

Schritte zur Prozessoptimierung

1. Definieren Sie Anfang und Ende des Prozesses, um ihn zu begrenzen und die Zeit schrittweise zu verkürzen.
2. Überprüfen Sie den Ablauf (von links nach rechts), um sicherzustellen, dass er sinnvoll ist.
3. Identifizieren Sie unnötige Aufgaben.
4. Überprüfen Sie jeden Entscheidungspunkt, da diese Stellen oft zu Verzögerungen führen.
5. Nutzen Sie Kontrollwerkzeuge wie die SWOT-Analyse.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken/Ähnlichkeiten) dient dem Vergleich mit anderen Unternehmen. Am wichtigsten ist es, die Stärken (Tugenden/Eigenschaften eines Produkts) und Schwächen (Mängel/Probleme, die ein Produkt beeinträchtigen) zu identifizieren.

Produkt-Markt-Strategien und Portfolio-Analyse

Die Ansoff-Matrix

Die Ansoff-Matrix ist eine Doppel-Eintrag-Matrix, die zur Bestimmung von Wachstum, Steigerung der Produktivität und der Wettbewerbsreaktionsfähigkeit dient. Sie hilft dabei, die Strategie und die zu verwaltende Organisation festzulegen.

Die BCG-Matrix (Boston Consulting Group)

Die BCG-Matrix wird zur Bestimmung der Business-Produktlinie verwendet. Die vier Kategorien sind: Question Marks (Unbekanntes Geschäft), Stars (Star-Geschäft), Cash Cows (Milchkuh-Geschäft) und Poor Dogs (Hunde-Geschäft).

Analyse der Sektorattraktivität und Wettbewerbsfaktoren

Faktoren der Sektorattraktivität und des Risikos

1. Größe des Marktes: Ist der Markt groß genug?
2. Marktwachstum: Ist der Markt attraktiv, wenn er wächst?
3. Preisgestaltung: Der Preis ist attraktiv, wenn er verwaltet werden kann.
4. Phasen des Produktlebenszyklus: Diese sind oft saisonal bedingt.
5. Anzahl der Käufer: Das Volumen und die Konzentration der Käufer sind ebenfalls ein Attraktivitätsfaktor.
6. Segmentierungsfähigkeit: Der Markt wird geografisch und demografisch unterteilt.
7. Gefährdung der Existenzgrundlage (Kopierrisiko): Die Zeit, die benötigt wird, um das Produkt zu kopieren; dieses Risiko muss eingeschätzt werden.

Wettbewerbsfaktoren

1. Marktstellung: Der Marktanteil, den das Unternehmen hält.
2. Produktlinie: Eine umfassende Produktlinie erhöht die Möglichkeit der Markterschließung.
3. Vertriebsnetze (Sales and Distribution Networks): Diese können die erzielbare Rendite bestimmen.
4. Reaktionsfähigkeit: Manchmal können Unternehmen, die keine schnelle Reaktion zeigen, eingeholt werden.
5. Forschung und Entwicklung (F&E): Ermöglicht die Entdeckung neuer Produkte oder Anwendungen.

Grundlagen der Kostenrechnung

Gleichgewichtspunkt (Break-Even Point)

Die Kosten können durch die Einnahmen gedeckt werden; andernfalls entstehen Ausgaben.

Fixe Kosten

Kosten, die nicht mit dem Produktionsvolumen oder dem Umsatz variieren.

Variable Kosten

Kosten, die im Gegensatz zu fixen Kosten mit dem Produktionsvolumen variieren.