Wichtige Geschäftsbücher: Pflichten, Legalisierung & Aufbewahrung

Obligatorische Geschäftsbücher

• Tagebuch (Journal)

  Das Tagebuch, auch Journal genannt, dient der chronologischen Aufzeichnung aller täglichen Geschäftsvorgänge während des Geschäftsjahres. Es beginnt mit der Eröffnung des Geschäftsjahres, dokumentiert alle Operationen und endet mit dem gültigen Abschluss. Es ist üblich, die gesamten Umsätze für einen Zeitraum von höchstens einem Monat zusammenzufassen, vorausgesetzt, die detaillierten Daten sind in anderen Büchern oder Nebenaufzeichnungen verfügbar.

• Inventar- und Jahresabschlussbuch

  Das Inventar- und Jahresabschlussbuch enthält die erste detaillierte Bestandsaufnahme. Mindestens vierteljährlich sind die Salden mit Beträgen und Kontoständen zu überprüfen. Die detaillierte Bestandsaufnahme und der Jahresabschluss sind diesem Buch beizufügen.

• Protokollbuch

  Das Protokollbuch ist für Handelsunternehmen obligatorisch und muss die in den Sitzungen der Verwaltungsräte oder Eigentümer (Gesellschafter und Beteiligte) getroffenen Vereinbarungen festhalten.

Legalisierung von Geschäftsbüchern

• Manuelle Legalisierung

  Hierbei wird ein Journal vor der Verwendung dem Handelsregister vorgelegt. Dabei wird die Anzahl der Blätter im Arbeitsbuch vermerkt und alle Register werden gesiegelt.

• Computergestützte Legalisierung

  Diese erfolgt durch Blattsammlungen, die die Einträge und Anmerkungen enthalten. Die Legalisierung muss innerhalb von vier Monaten nach dem Finanzabschluss erfolgen. Diese Legalisierung kann auch telematisch (über das Internet) durchgeführt werden.

Aufbewahrung von Geschäftsbüchern

Bücher, Korrespondenz, Belege und andere Unterlagen müssen für sechs Jahre ab der letzten Eintragung aufbewahrt werden. Die Einstellung der Geschäftstätigkeit entbindet den Arbeitgeber nicht von dieser Aufbewahrungspflicht.

Weitere (nicht-obligatorische) Geschäftsbücher

• Hauptbuch (Ledger)

  Das Hauptbuch, auch Ledger genannt, führt die verschiedenen Konten, die im Journal verwendet werden, systematisch auf. Es zeigt die aktuelle Situation (Saldo) und die Bewegungen jedes einzelnen Kontos.

• Rechnungsbücher

  Dies sind steuerlich relevante Bücher, die dem Umsatzsteuergesetz unterliegen. In diesen Büchern werden chronologisch die Rechnungen für erworbene oder importierte Waren und Dienstleistungen (Eingangsrechnungen) sowie die Rechnungen für verkaufte oder erbrachte Waren und Dienstleistungen (Ausgangsrechnungen) erfasst.