Wichtige Handelsdokumente im Geschäftsverkehr

Die Handelsrechnung

Die Handelsrechnung (oder die „törichte“ Rechnung) ist ein kommerzielles Dokument, das alle Informationen eines Verkaufsgeschäfts widerspiegelt. Die wesentlichen Informationen, die auf einer Rechnung erscheinen, sind die Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung, zusammen mit dem Datum der periodengerechten Wiedergabe sowie die Angabe des zu zahlenden Betrags als Entschädigung. Darüber hinaus muss die Rechnung die Daten des Versenders und des Empfängers enthalten, die Details der gelieferten Produkte und Dienstleistungen, die Preise je Einheit, Gesamtpreise, Rabatte und Steuern.

Merkmale der Handelsrechnung

Sie entsteht beim Kauf und Verkauf von Waren sowie bei anderen vertraglichen Regelungen für die Übertragung des Eigentums. Das Eigentum kann als Pfand betroffen sein, zum vereinbarten gestundeten Preis. Der Zweck des Verkaufs oder der sonstigen vertraglichen Beziehungen sollte den Handel mit Waren oder Sachen außer Geld betreffen; Waren und Güter können vertretbar oder nicht vertretbar sein. Sie sollten nicht mit einer Gebühr oder einem Pfandrecht belastet sein, es sei denn, der Titel sieht dies vor.

Konformität und Eigentumsübergang

Die durch den Verkäufer oder Käufer im Titel gesetzte Konformität wird für sich dargestellt und erlaubt Beweise für das Gegenteil. Sie haben die Waren in der Rechnung in Übereinstimmung zu Ihrer Zufriedenheit beschrieben erhalten. Sobald die Konformität vorliegt, kann der Titel das Ziel der Übertragung werden. Aus ihrer Einhaltung stellt der Kredit auch den Rest aus dem festen Preis des Titels dar; das reale Pfandrecht für alle beschriebenen Waren und Eigentumsdokumente gilt für die Übergabe.

Verkaufsmitteilung (Sales Note)

Dies wird als Kaufvertrag bezeichnet, ein kommerzielles Dokument, das Details des Verkäufers über die an den Käufer verkauften Waren, die Menge, den Preis, die Lieferzeit, die Zahlungs- und sonstigen Bedingungen der Operation enthält. Nach Annahme der Bestellung durch den Verkäufer bildet dies den Kaufvertrag, der die Verpflichtung begründet, die Ware wie detailliert auszuliefern, während der Käufer verpflichtet ist, sie zu empfangen. Dieses Handelspapier ist für beide Parteien und die Transaktion über die festgelegten Bedingungen bindend. Es wird in zweifacher Ausfertigung erstellt. Dieses Dokument stellt noch kein Konto dar.

Versandführung (Chambers Guide)

Diese Unterlagen sind erforderlich, wenn die Entscheidung zur Ausstellung der Rechnung verzögert wird, während Waren bewegt werden oder zum Verkauf stehen. Sie müssen den vollen Namen des Dienstleisters und des Empfängers der gelieferten Ware enthalten, zusätzlich zu anderem rechtlichen Hintergrund. Es sind ausführliche Informationen über die Arten der Waren erforderlich, mit Angabe der Einheiten, Gewicht oder Volumen, Namen, Eigenschaften und Erlöspreise.

Besonderheiten bei der Übertragung

Bei der Übertragung eines körperlichen Gegenstands (Möbel), die durch Verkäufer, Agenten, Makler oder Auktionshäuser zu leisten sind, ist es obligatorisch, Stückpreise und den geschätzten realen Wert der betroffenen Waren anzugeben. Die Mehrwertsteuer kann aggregiert werden, ist aber nicht eindeutig auszuweisen. Bei anderen Transfers ohne Verkauf kann auf den Wert pro Einheit verzichtet werden, aber es müssen klare und detaillierte Gründe angegeben werden, wie zum Beispiel der Transfer von Waren zwischen Lagern desselben Emittenten.

Lastschriftanzeige (Debit Note)

Die Lastschriftanzeige (Debit Note) ist eine Mitteilung eines Händlers an seinen Klienten, die darüber informiert, dass sein Konto mit einem bestimmten Betrag oder Wert belastet wurde. Dieses Papier erhöht die Schulden, entweder durch einen Fehler in der Abrechnung, Zinsen für verspätete Zahlungen etc. Es gibt mehrere Fälle für dieses Dokument:

• Belastungen durch Banken: Wenn eine Kundenprovision oder Gebühren für die Kontrolle von hinterlegten Schecks anfallen.
• In Geschäften: Wenn Frachtkosten für den Versand bezahlt werden, Zinsen anfallen oder Gebühren für Dokumente berechnet werden.

Wenn der Verkäufer dem Käufer mitteilen will, dass sein Konto belastet wurde, nutzt er die Debit Note. Die Ursachen für ihre Ausstellung können sein:

• Fehler in der Abrechnung
• Zinsen
• Aufwendungen für den Güterverkehr
• Bankspesen etc.

Eine Debit Note bringt immer eine Erhöhung der Verbindlichkeiten des Käufers mit sich, daher ist sie ein zulassungspflichtiges Dokument.

Die Bestellung (Purchase Order)

Eine Bestellung ist eine schriftliche Anfrage an einen Lieferanten für bestimmte Produkte zu einem vereinbarten Preis. Der Antrag legt auch die Einzelheiten der Zahlung und Lieferung fest. Die Bestellung ist eine Genehmigung für den Lieferanten, die Artikel zu liefern und eine Rechnung zu erstellen. Alle von einem Unternehmen erworbenen Güter müssen von Bestellungen begleitet sein, die zur Kontrolle ihrer Verwendung fortlaufend nummeriert sind.

Normalerweise wird das Original an den Lieferanten gesendet, eine Kopie geht an die Buchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und eine weitere an die Einkaufsabteilung.

Gutschriftanzeige (Credit Note)

Die Gutschriftanzeige (Credit Note) ist ein Dokument, mit dem der Händler seinem Kunden mitteilt, dass seinem Konto ein bestimmter Betrag gutgeschrieben wurde. Einige Fälle, in denen sie verwendet wird:

• Beschädigung der verkauften Waren
• Preissenkungen
• Rabatte und Nachlässe
• Korrektur von Fehlern oder zu hohe Fakturierung

Es ist das Dokument, mit dem der Verkäufer dem Käufer bekannt macht, dass ein Betrag von seinem Konto abgezogen wurde. Gründe hierfür sind:

• Fehler bei der Abrechnung
• Gewährung von Zu- oder Abschlägen
• Rücknahme von Waren

Die Gutschrift führt immer zu einer Abnahme der Schulden des Käufers, weshalb dieses Dokument ebenfalls zulassungspflichtig ist.