Projektmanagement für Informationssysteme: Ein Leitfaden

1. Warum ist Projektmanagement für Informationssysteme wichtig?

Es gibt eine sehr hohe Ausfallrate bei Informationssystemprojekten. In den meisten Organisationen benötigen diese Projekte mehr Zeit und Geld als ursprünglich geschätzt, oder das fertige System funktioniert nicht einwandfrei. Daher ist es unerlässlich, Wissen über den Umgang mit IT-Projekten zu verwalten und zu verstehen, warum sie gelingen oder scheitern.

2. Probleme durch schlechtes Projektmanagement

Schlechtes Projektmanagement führt zu:

• Zusatzkosten
• Verlängerung von Fristen
• Technischen Mängeln
• Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit
• Ausbleiben der erwarteten Vorteile

3. Grundlagen des Projektmanagements

Projektmanagement bezieht sich auf die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um Ziele innerhalb eines Budgets und Zeitrahmens zu erreichen. Dazu gehören Planung, Risikobewertung, Ressourcenplanung, Arbeitsorganisation, Zuweisung von Aufgaben, Überwachung und Fortschrittsanalyse.

Wichtige Projektvariablen:

• Umfang: Definiert, welche Arbeit zum Projekt gehört und was außerhalb liegt.
• Zeit: Die Dauer, die zur Erledigung der Arbeit benötigt wird.
• Kosten: Das Budget, das für das Projekt zur Verfügung steht.
• Qualität: Indikator dafür, wie gut die Anforderungen und Ziele erfüllt wurden.
• Risiko: Mögliche Probleme, die den Projekterfolg gefährden könnten.

4. Verantwortliche Gruppen im Projektmanagement

• Strategische Planungsgruppe: Verantwortlich für den strategischen Plan und die Anforderung neuer Systeme.
• Lenkungsausschuss: Verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb der Systeme.
• Projektteam: Bestehend aus Projektleitern, IT-Managern und Endanwendern, verantwortlich für die Überwachung spezifischer Projekte.

5. Kategorien der Informationssystemplanung

Dazu gehören die Entwicklungsrichtung, Begründung, aktuelle Situation, Strategie, Umsetzung und das Budget.

6. Business-Analyse und Erfolgsfaktoren

Durch die Befragung von Managern zu ihren Informationsbedürfnissen, Zielen und Entscheidungsprozessen werden neue Ansätze entwickelt, die den geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

7. Portfolio-Analyse und Scoring-Modelle

Die Portfolio-Analyse bewertet alle Projekte und IT-Vermögenswerte (Infrastruktur, Lizenzen) hinsichtlich ihres Nutzen-Risiko-Profils. Scoring-Modelle gewichten verschiedene Kriterien eines Systems, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, dienen jedoch nicht als endgültige Schiedsrichter.

8. Kosten und Nutzen von Informationssystemen

• Handfeste Vorteile: Können quantifiziert und monetär bewertet werden.
• Immaterielle Vorteile: Wie verbesserter Kundenservice oder Entscheidungsfindung; sie sind schwerer zu quantifizieren, führen aber langfristig zu Gewinnen.

9. Methoden der Investitionsrechnung

• Amortisationsmethode: Zeit, die benötigt wird, um die Erstinvestition zurückzugewinnen.
• Return on Investment (ROI): Berechnet die Rendite unter Berücksichtigung von Abschreibungen.
• Nettobarwert: Wert einer Investition unter Berücksichtigung von Kosten, Gewinn und Zeitwert des Geldes.
• Interner Zinsfuß (IRR): Die Rendite, bei der der Barwert der Cashflows den anfänglichen Kosten entspricht.

10. Bewertung durch Realoptionen

Dieses Modell nutzt Finanzoptionen: Eine erste Investition schafft das Recht, aber nicht die Pflicht, künftige technologische Entwicklungen zu nutzen.

11. Grenzen finanzieller Modelle

Finanzielle Modelle erfassen oft nicht die Risiken und Unsicherheiten. Zudem treten Kosten und Nutzen häufig in unterschiedlichen Zeitspannen auf.

12. Einflussfaktoren auf das Projektrisiko

• Projektgröße: Je größer das Projekt, desto höher das Risiko.
• Projektstruktur: Unstrukturierte Projekte sind riskanter als klar definierte.
• Technische Erfahrung: Mangelndes Know-how des Teams erhöht das Risiko.

13. Change Management

Da neue Systeme oft Machtstrukturen verändern, ist ein sorgfältiges Change Management notwendig, um organisatorische Widerstände zu überwinden und den Erfolg zu sichern.

14. Implementierung und Widerstand

Die Implementierung umfasst alle Aktivitäten zur Einführung einer Innovation. Der Systemanalytiker fungiert hierbei als „Agent des Wandels“. Widerstand ist eine bewusste Strategie, um die Einführung eines Systems zu vereiteln.

15. Bedeutung von Management und Endanwendern

Die Einbeziehung der Nutzer stellt sicher, dass das System ihren Anforderungen entspricht. Die Unterstützung durch das Management garantiert die notwendige Finanzierung und Ressourcen.

16. Herausforderungen bei BRP und Fusionen

Business Process Reengineering (BRP) scheitert oft an tief verwurzelten Legacy-Systemen und organisatorischen Widerständen. Bei Fusionen ist die Zusammenführung komplexer IT-Systeme entscheidend für den Unternehmenserfolg.

17. Risikomanagement-Techniken

Einsatz von internen Kontrollwerkzeugen sowie formalen Planungs- und Steuerungsinstrumenten wie Gantt- und PERT-Diagrammen.

18. Organisatorische Überlegungen

Wichtige Faktoren sind Mitarbeiterengagement, Arbeitsgestaltung, Ergonomie, Gesundheitsschutz, Einhaltung von Vorschriften und die Analyse organisatorischer Auswirkungen.

19. Projektmanagement-Software

Kommerzielle Tools automatisieren viele Aspekte des Projektmanagements, wie die Aufgabenverwaltung, Ressourcenallokation, Terminplanung und Fortschrittskontrolle. Sie unterstützen auch komplexe Projekte mit verteilten Arbeitsgruppen.