Administrative Funktionen und Organisationsstruktur: Ein Leitfaden

Administrative Funktionen und Organisationsstruktur

Administrative Funktionen

Die administrativen Funktionen sind in vier Abschnitte unterteilt: Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle.

• Planung: Dies ist ein Prozess der Entscheidungsfindung, der die Festlegung der Ziele und die Auswahl der Maßnahmen beinhaltet, die die Organisation ergreifen muss, um diese Ziele weiterhin zu erreichen.
• Organisation: Sobald die Ziele festgelegt sind und feststeht, wie diese erreicht werden sollen, geht es darum, die materiellen und personellen Ressourcen bereitzustellen. Dazu gehört auch die klare Definition der Arbeitsplätze (NPK), die Verteilung der Macht und die Berücksichtigung der Qualifikationen der Beschäftigten. All dies ist Teil der organisatorischen Funktion.
• Leitung: Die Leitung zielt darauf ab, die Mitarbeiter zu beeinflussen, damit sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
• Kontrolle: Die Kontrolle stellt die Mittel bereit, damit die Verantwortlichen überprüfen können, ob die Ziele erfüllt werden.

Organisationsstruktur

Bei der Entwicklung der Organisationsstruktur können vier Phasen unterschieden werden:

1. Struktur im Embryo: Tritt ein, wenn eine einzelne Person alle administrativen und operativen Entwicklungen zur Erreichung der Ziele selbst übernimmt. Es gibt keine Arbeitsteilung.
2. Horizontale Entwicklung: Entsteht, wenn eine Teilung operativer Aufgaben erfolgt, typischerweise mit der Einstellung der ersten Mitarbeiter. Es gibt einen einfachen Austausch operativer Aufgaben, während die Manager den Rest der operativen Aufgaben und alle Richtlinien behalten.
3. Vertikale Entwicklung: Dies geschieht, wenn der Arbeitgeber eine Expansionsmentalität entwickelt und alle operativen Aufgaben sowie einige Richtlinien delegiert.
4. Räumliche Entwicklung: Alle Mitglieder der Organisation müssen ihre Führungsqualitäten sowie operative Aufgaben entwickeln, mit Ausnahme derjenigen, die keine Entscheidungsbefugnis haben. Durch diesen Prozess spezialisiert sich die Arbeit weiter.

Koordinierungsmechanismen (nach Mintzberg)

Nach Mintzberg gibt es drei Mechanismen der Koordinierung:

• Gegenseitige Anpassung: Zwei Personen koordinieren sich durch gegenseitige Anpassung als Verhandlungsmittel, um eine bestimmte Entscheidung im gegenseitigen Einvernehmen zu treffen, ohne die Autorität des einen über den anderen zu überschreiten.
• Direkte Überwachung: Es liegt eine direkte Kontrolle vor, wenn eine Person Macht und Verantwortung über die Arbeit anderer ausübt. Sie erteilt Anweisungen und prüft anschließend deren genaue Ausführung.
• Standardisierung: Diese Koordination erfolgt, bevor die einzelnen Mitarbeiter tätig werden. Es gibt drei Typen:
  • Standardisierung der Arbeit: Es gibt Regeln, die dem Arbeitnehmer den Umfang der Arbeit und die Vorgehensweise vorschreiben.
  • Standardisierung der Ergebnisse: Es wird vor der Durchführung festgelegt, was die einzelne Person erreichen soll. Es wird nicht gesagt, wie es zu tun ist, aber was erwartet wird.
  • Standardisierung der Fähigkeiten: In diesem Fall wird die Qualifikation, die zur Ausführung der Arbeit erforderlich ist, vorab festgelegt.

Formen der Teilnahme

Die Teilnahme ist die Menge der Maßnahmen, die einem Arbeitnehmer zur Verfügung stehen, um Entscheidungen des Unternehmens, in dem er arbeitet, zu beeinflussen.

Legislative formelle Beteiligung

Bei dieser Art der Beteiligung können drei Modelle unterschieden werden:

1. Das erste basiert auf der Idee der inneren Beteiligung der Arbeitnehmer an den Verwaltungsorganen der Gesellschaft (Gremien).
2. Das zweite basiert auf der Kontrolle der Arbeitnehmer durch externe Stellen (Betriebsräte), was ein Modell der Arbeitgeber-Gewerkschafts-Artikulation darstellt.
3. Das dritte Modell sind Genossenschaften als Form der legislativen Beteiligung.

Informelle Beteiligung

Hierbei wird die Meinung der Mitarbeiter eingeholt. Ein Manager kann den Rat seiner Untergebenen einholen, bevor er eine Entscheidung trifft. Diese Beteiligung wird in der Regel freiwillig initiiert und ist fast immer einfach gehalten.

Finanzielle Beteiligung

„Der Besitzinteresse kann als ein Vorschlag zur Verteilung des vom Unternehmen erwirtschafteten Reichtums betrachtet werden.“ Der Gewinnanteil ist eine Beteiligung der Arbeitnehmer am Gewinn. Dies führt oft dazu, die persönliche Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen zu fördern und zu erleichtern.