Amtliche Dokumente und Postbearbeitung in der Verwaltung

Amtliche Dokumente

Definition amtlicher Dokumente

Die Dokumente, die von verschiedenen Behörden genutzt werden, um ihre Handlungen zu verkörpern oder zu realisieren.

Schriftverkehr (Handel)

1 Definition

Dies ist das Dokument, das von Agenturen oder Regierungen, regionalen und lokalen Behörden zur Kommunikation verwendet wird.

2 Bestandteile des Schriftverkehrs

• Start: Briefkopf (Name des Ministeriums und der Agentur), S/Ref, N/Ref, Betreff (klar und kurz).
• Inhalt: Eine kurze und klare Aussage darüber, was kommuniziert werden soll.
• Abschluss: Ort und Datum der Ausstellung des Dokuments (im Langformat), Titel des Unterzeichners, unleserliche Unterschrift, Name des Unterzeichners, Empfänger (Name und Abteilung/Organ).

3 Beispiel für amtlichen Schriftverkehr

Ministerium für Entwicklung. Generaldirektion Werke (Madrid). - S/Ref. - N/Ref - Betreff: Text des Briefes, in dem wir um das entsprechende Zertifikat etc. bitten. - Madrid, 15. April 2011. Leiter des Büros der Abteilung Werke von Madrid. - Unterschrift (unleserlich). Der vollständige Name. - Empfänger: Herr Leiter Abteilung Zona Norte, Madrid etc.

Interne Notiz

1 Definition

Dies ist ein Dokument, das zur Kommunikation zwischen den Abteilungen desselben übergeordneten Gremiums verwendet wird.

2 Bestandteile

• Start: Briefkopf (Ministerium und Agentur), Ort und Datum der Ausstellung, S/Ref, VON: (Name, Vorname, Berufsbezeichnung des Absenders), AN: (Vorname, Nachname und Titel des Empfängers), Betreff (kurze Beschreibung des Grundes für die Notiz).
• Inhalt: Kurze und klare Begründung des Dokuments.
• Abschluss: Rubrik des Absenders.

3 Beispiel für eine interne Notiz

Ministerium für Gesundheit und Verbrauch. - Ort und Datum: Granada, 21. Januar 2011, S/Ref: Lic/dpi (Initialen des Verfassers). VON: Luciana KETV Canisius, Leiterin des Beratungsdienstes. - AN: Don Gregorio Letrans, Leiter der Inspektion. - Betreff: Kopie von Formularen. Bitte beachten Sie den Text der Kopie. Unterschrift, Rubrik.

Benachrichtigungen (Zustellungen)

1 Definition

Der Prozess, bei dem die jeweils zuständige Stelle die Auflösung oder die Vereinbarung mitteilt.

2 Prozessschritte der Benachrichtigung

Die Koordination der Benachrichtigung muss innerhalb von 10 Tagen ab dem Datum, an dem der Akt von der zuständigen Behörde diktiert wurde, bearbeitet werden. Die Benachrichtigung erfolgt durch einen Zustellungsbeauftragten (oder funktionale/rechtliche Mittel) am Sitz des Betroffenen oder der Person, bei der die Papiere entstanden sind.

3 Zustellungsurkunde

Das Dokument, das die Zustellung der Benachrichtigung bescheinigt.

4 Bestandteile der Zustellungsurkunde

• Start: Briefkopf im Namen des Ministeriums oder der Agentur. In der folgenden Zeile erscheint in Großbuchstaben „Zustellungsnachweis“. Textbeginn zur Begründung der Akkreditierung und Identifizierung des Empfängers.
• Inhalt: Adresse, an der die Zustellung erfolgt. Verwendetes Medium (z. B. als Lieferavis). Umstände der Zustellung (in wessen Namen die Mitteilung abgegeben wird). Umstände, falls die Zustellung nicht praktiziert wurde.
• Abschluss: Ort und Unterschrift der Person, die die Benachrichtigung vornimmt, und des Zustellers.

Öffentlichkeitsarbeit oder Werbung (Bekanntmachung)

Beinhaltet die Veröffentlichung eines Verwaltungsaktes in einem Amtsblatt (BOE, BOP, Zeitungen usw.) zur Kommunikation.

Antrag

1 Definition

Das Dokument, das einen oder mehrere Ansprüche eines Bürgers oder einer Agentur enthält, um administrative Maßnahmen einzuleiten und einen oder mehrere Ansprüche auf der Grundlage eines subjektiven Rechts oder berechtigten Interesses geltend zu machen. Die Antragsformulare werden von der Regierung bereitgestellt und sind kostenlos.

2 Inhalt des Antrags

• Start: Name des Antragstellers und Ausweis/Pass. Bei Firmen: Firmenname, Vertretung, Adresse.
• Inhalt (Exposition): Die Gründe, die zur Antragstellung führen. Wenn es mehrere Gründe gibt, werden sie nummeriert: Erstens: Das, Zweitens: Das, usw.
• Antrag: Ein separater Absatz darunter, beginnend mit „Aufgrund des oben Genannten“, gefolgt von der eigentlichen Forderung. Wenn es mehrere Punkte sind: Erstens: Das, Zweitens: Das, usw.
• Anlagen: Obligatorische Dokumente, die dem Antrag beigefügt werden müssen.
• Daten und Informationen: Wie vom Antragsteller verlangt.
• Abschluss: Bevorzugtes Mittel der Mitteilung/Benachrichtigung. Ort: Adresse oder Ort, an dem Sie benachrichtigt werden möchten. Ort und Datum der Antragstellung. Unterschrift des Antragstellers. Identifikation der Behörde, an die der Antrag gerichtet ist.

3 Beispiel eines Antrags

D./Frau Veronica Frankreich mit ID 93624 Huesca als Direktorin der ELECTRO, S.L. CIF. A-2125, gegründet C/Elvira, 24, 0042 Madrid.

Exponiert:

1. Electronics SA möchte dem Nationalen Schiedsgerichtssystem angehören.
2. Um Beschwerden, falls vorhanden, durch ein einfaches Verfahren zu beheben.

Aufgrund des oben Genannten:

Beantragt: Die entsprechenden Anweisungen zur Gewährung des Antrags zu erteilen.

Dieser Anforderung sind die folgenden Unterlagen beigefügt. Granada, 2. Januar 2011. Unterschrift: (Name). Stempel links. Adressiert an: Nationales Verbraucherschiedsgericht, Ministerium für Gesundheit (Granada).

Eidesstattliche Erklärung

1 Definition

Dokument, mit dem sowohl Einzelpersonen als auch juristische Organisationen die Richtigkeit von Tatsachen oder Umständen gegenüber der Öffentlichkeit erklären, sei es durch den Betrieb dieser oder zu bestimmten Zeiten. Beispiel: Listen zur Anfechtung eines Bußgeldes.

2 Bestandteile

• Start: Name und Vorname. Wenn die Person im Namen eines Unternehmens handelt: „im Namen von (Name, CIF und Adresse des Unternehmens)“. Grund für die Ausarbeitung und Unterzeichnung der Erklärung.
• Inhalt: Erklärt: Darstellung der Tatsache, die zur Ausarbeitung des Dokuments führt.
• Abschluss: Ort und Datum der Erstellung des Dokuments. (Der Autor wird nicht am Anfang des Dokuments genannt).

Einheitlicher Anlaufpunkt (Single Point of Contact)

1 Zweck

Erleichterung der Beziehung zwischen Bürgern und öffentlichen Verwaltungen.

2 Vorteile

• Vermeidet unnötige Wege.
• Bringt Bürger und Regierung näher zusammen.
• Informationspunkt über die Gemeinde oder Stadt.
• Vereinfachung der Verwaltungsverfahren.
• Vermeidung von Warteschlangen und Wartezeiten bei der Einreichung.
• Sie erhalten eine Quittung oder beglaubigte Kopie für die Einreichung.

Gedruckte Formate

• „A“ bestimmt die Größe des Papiers.
• „B“ legt das Format für hohe Kapazität fest.
• „C“ bestimmt das Format für begrenzte Kapazität.

Beispiel: Zertifikat

IES EL ALGAR. Zertifikat über mittlere Studien. D/Frau Ana Cruz, Sekretärin der IES El Algar, Finca Santa Isabel, 11 Almeria. Bescheinigt: Dass Frau Encarnación Cañas mit ID xxxx, gemäß den Aufzeichnungen des Sekretariats des Instituts, für das Erste Zwischenjahr des Verwaltungsmanagements eingeschrieben ist. Und ich unterschreibe dieses Zertifikat auf Antrag. Almería, 28. Januar 2011. Rubrik. Unterschrift: Ana Cruz García. Stempel links.

Postbearbeitung

Posteingang

1. Wir erhalten die Korrespondenz.
2. Auswahl, Öffnen und Prüfen des Inhalts der Korrespondenz.
3. Erfassung im Posteingangsbuch.

1 Pflichtfelder im Posteingangsbuch

• Laufende Nummer: Nummer der Reihenfolge.
• Eingangsdatum: Datum des Eingangs des Dokuments.
• Absender: Name, Firma und Standort des Absenders.
• Typ: Dokumententyp (B = Brief, TP = Postkarte, TL = Telegramm, PP = Paket).
• Anlagen: Angabe, ob der Brief von einem anderen Dokument begleitet wird.
• Inhaltsauszug: Kurze Beschreibung des Kommunikationsinhalts.
• Empfangende Abteilung: Name der Abteilung, die die Mitteilung erhält.

Postausgang

1. Erfassung der Post oder des Versands.
2. Prüfen, ob unterschrieben und die Anlagen beigefügt sind.
3. Erstellung der benötigten Kopien, Prüfung und Frankierung des Rückumschlags.
4. Übergabe oder Hinterlegung beim Kurierdienst.

1 Pflichtfelder im Postausgangsbuch

• Laufende Nummer: Korreliert mit dem Ausgang.
• Prüfung der Sendung.
• Empfänger: Name, Firma und Ort, an die das Dokument gesendet wurde.
• Dokumentenklasse.
• Anlagen: Angabe, ob der Brief von einem Dokument begleitet wird.
• Bemerkungen: Angabe, ob der Brief zertifiziert oder dringend ist.

2 Fax-Eingangsbuch

Alle von der Firma empfangenen Faxe sollten eingetragen werden, zusammen mit einer kurzen Zusammenfassung des Inhalts und einem Empfangszeichen.

3 Fax-Ausgangsbuch

In diesem Buch werden Datum, Sendezeit, Empfänger, eine kurze Zusammenfassung des Inhalts und die sendende Abteilung eingetragen.

4 E-Mail-Protokoll

Beim Empfang der E-Mail muss zuerst eine Klassifizierung vorgenommen und alle unwichtigen Informationen entfernt werden.

Interne Postverteilung

1 Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Die Person, die die Post erhält, ist für das Öffnen, die Registrierung und die Erstellung von Kopien für die Verteilung verantwortlich.

2 Große Unternehmen

Verfügen meist über eine oder mehrere Personen, die für die Postzustellung und mechanische Systeme zuständig sind.

Organisation und Routen

Damit die Funktionen in einem großen Unternehmen effektiv ausgeführt werden können, müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Festlegung der Routen.
• Besuch definierter Arbeitsplätze.
• Vermeidung unnötiger Botengänge.
• Jeder Wegpunkt muss mindestens zwei Ablagefächer (Zwischenablage) haben.
• Klassifizierung der Korrespondenz nach Empfänger.
• Priorität für dringende Lieferungen.

Postdienste für Unternehmen

1 Dienstleistungen des öffentlichen Sektors

• Basis: Briefe, Karten.
• Pakete: Blaues Paket, Internationales Postpaket.
• Dringend: National Express-Post, International Express-Post, International Express-Mail, Eilbrief, Service-Beutel.
• Finanzdienste: Postanweisung, Internationaler Giro, Geld in Minuten.
• Telekommunikation: Telegramm, Büro-Fax, Telex.

2 Dienstleistungen des privaten Sektors

• Nationaler Service.
• Internationaler Service.
• Zusätzliche Services.