Arbeitsgruppen & Meetings: Arten, Phasen und Techniken für den Erfolg

Arbeitsgruppen: Grundlagen und Typen

Arten von Arbeitsgruppen im Überblick

Zeitliche Dimensionen von Arbeitsgruppen

• Permanente Gruppen: Führen Routinearbeiten der Organisation aus, sammeln und übermitteln Informationen für Vertriebs- und Wartungsaktivitäten, lösen Probleme, treffen Entscheidungen und weisen Aufgaben zu, implementieren und überwachen die Arbeiten.
• Temporäre oder Ad-hoc-Gruppen: Konzentrieren sich auf Entwicklungs- und Innovationsaktivitäten. Sie sind von begrenzter Dauer und werden nach Erfüllung ihrer Funktion aufgelöst.

Grad der Formalität von Gruppen

• Formelle Gruppen: Von der Organisation geplant, zielorientiert und Teil der Organisationsstruktur.
• Informelle Gruppen: Basieren auf spontanen Beziehungen und sind auf die Befriedigung persönlicher und sozialer Bedürfnisse der Mitglieder ausgerichtet.

Zweck der Gruppenbildung

• Produktionsgruppen: Mitglieder arbeiten gemeinsam an einer bestimmten Aufgabe; dazu gehören Teams, Abteilungen und Organisationseinheiten.
• Problemlösungsgruppen: Ihr Ziel ist die Lösung spezifischer Organisationsprobleme, oft als Projektgruppen bezeichnet.
• Konfliktlösungsgruppen: Haben die Beilegung von Konflikten als vorrangiges Ziel, z. B. Verhandlungsgruppen.
• Gruppen für organisatorischen Wandel und Entwicklung: Gruppen mit spezifischen Zielen, die Techniken, Interessengruppen sowie Aus- und Weiterbildung zur Teamentwicklung nutzen.

Hierarchiestufe: Vertikale Differenzierung

• Management-Planung (Strategische Spitze): Verantwortlich für die Entwicklung des Kontextes, in dem die übrigen Gruppen agieren.
• Führungskräfte und mittleres Management: Entwickeln und überwachen Pläne und Strategien, die vom Top-Management vorgegeben werden, auf verschiedenen hierarchischen Ebenen.
• Gruppen von Nicht-Managern (Mitarbeiter und Untergebene): Der operative Kern, verantwortlich für die Ausführung der Aufgaben und die Berichterstattung an die nächsthöhere Ebene.

Horizontale Differenzierung von Gruppen

• Gruppen, die spezialisierte Dienstleistungen im Zusammenhang mit Produktion oder Forschung anbieten, basierend auf spezifischem Wissen und Fähigkeiten.
• Temporäre Ausschüsse: Werden mit verschiedenen Missionen zur Unterstützung von Beratungs- und Entscheidungsprozessen gebildet.

Teamentwicklung: Phasen und Techniken

Phasen der Teambildung

1. Phase 0: Orientierung – Der Koordinator erläutert die Erwartungen an die Teilnehmer und die Funktionsweise des Teams.
2. Phase 1: Zieldefinition – Abstimmung der Teamziele, Festlegung von Aufgaben und Vorgehensweisen sowie der individuellen Beiträge der Mitglieder.
3. Phase 2: Normenfestlegung – Um die Leistung zu sichern, müssen bestimmte Gruppennormen etabliert werden. Diese können sich auf die Teamaufgabe, Interaktionsregeln, Einstellungen und Werte beziehen. Eine schriftliche Fixierung ist empfehlenswert.
4. Phase 3: Konfliktlösung – Mit zunehmender offener Kommunikation können zwischenmenschliche Konflikte entstehen. Die Rolle des Koordinators/Leiters ist hier entscheidend, um Konflikte konstruktiv zu lösen und den Teamgeist zu fördern.
5. Phase 4: Gruppenkonsolidierung – Das Team entwickelt Kreativität und Effizienz bei der Projektentwicklung und der Bewältigung emotionaler Bedürfnisse. Die Gruppe kann ihre Fortschritte selbst steuern und Spannungen adressieren.

Phasen der Gruppenentwicklung

1. Erste oder Anfangsphase: Unsicherheit der Mitglieder aufgrund mangelnder Kenntnis der Umgebung und der anderen Gruppenmitglieder.
2. Zweite Phase oder Konfliktphase: Vergleich der Gruppenergebnisse mit den individuellen Erwartungen. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, und einzelne Mitglieder könnten sich isoliert fühlen oder andere ablehnen.
3. Dritte oder Entwicklungsphase: Die Ergebnisse beginnen sich einzustellen, die Unzufriedenheit nimmt ab, und die Integration sowie Produktivität steigen. Die Gruppe findet zusammen und wächst.
4. Vierte Phase oder Arbeitsphase: Die Gruppe wird selbstständig und produktiv.

Techniken zur Förderung von Gruppen

Allgemeine Prinzipien der Gruppenförderung

Die Mitglieder sollten klare und konkrete Ziele haben, damit die Gruppe nicht zerstreut wird. Eine Umgebung von Gleichrangigkeit, Respekt und offener Kommunikation ist essenziell. Für erfolgreiche Teamarbeit ist eine gewisse Autonomie wichtig, aber bei Bedarf sollte interne Unterstützung verfügbar sein, damit die Gruppe jederzeit mit maximaler Effizienz, Geschick und Kraft um Hilfe bitten kann.

Spezifische Techniken für dynamische Gruppen

• Dramatisierung oder Rollenspiele: Werden eingesetzt, um Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu verbessern, Konflikte zu lösen oder Randgruppen zu integrieren. Der Vorteil ist, dass jedes Mitglied die Möglichkeit hat, die Ansichten und Gefühle anderer zu erfahren.
• Philips 66: Dient zur Generierung einer Vielzahl von Ideen in großen Gruppen und kurzen Zeiträumen. Die Teilnehmer werden in Teams von 6 Personen aufgeteilt, die 6 Minuten lang frei diskutieren. Anschließend präsentiert der Koordinator die Ergebnisse und fasst sie zusammen. Besonders nützlich zur Ideengenerierung.
• Brainstorming: Gruppenmitglieder (8 bis 10 Personen) präsentieren Lösungen mit absoluter Freiheit, um neue oder originelle Ideen zu einem vom Moderator gestellten Problem zu entwickeln. Die einzige Regel ist, keine Kritik oder Selbstkritik zu üben, d.h., Quantität wird der Qualität vorgezogen.
• Fallstudie: Eine reale Analyse wird der Gruppe präsentiert, meist schriftlich oder als Aufzeichnung. Der Fall wird einer Gruppe von maximal 12 Personen vorgestellt, und jeder Teilnehmer bearbeitet die Studie zunächst einzeln in einer vorgegebenen Zeit. Nach der individuellen Analyse wird die Lösung in Gruppen diskutiert, um realistische und auf ähnliche Situationen anwendbare Schlussfolgerungen zu ziehen.
• Selbstvorstellung: Die Teilnehmer werden eingeladen, sich im Kreis zu setzen, um sich besser kennenzulernen.
  • Ziel: Förderung des gegenseitigen Kennenlernens und Stärkung des Vertrauens.
  • Vorteil: Bricht das Eis zu Beginn eines Treffens.
  • Nachteil: Manche Menschen sind zögerlich, öffentlich über sich selbst zu sprechen.

Meetings: Definition, Elemente und Typen

Was ist ein Meeting? Eine Definition

Definition: Ein Meeting ist der Akt des Zusammentreffens oder einer Sitzung, deren Zweck es ist, eine Gruppe von Menschen zu versammeln. Beispiele sind ein Treffen unter bestimmten Umständen, ein Partnertreffen oder eine öffentliche Sitzung. Cristina Watt definiert Meetings als eine Gruppe von Menschen mit gemeinsamen Interessen, die vorübergehend zu Entscheidungs-, Ausbildungs- oder Informationszwecken zusammenkommen.

Wesentliche Elemente erfolgreicher Meetings

• Teilnehmer: Alle Personen, die an Meetings beteiligt sind, spielen eine aktive Rolle. Man kann zwischen denen unterscheiden, die das Meeting einberufen, und denen, die es besuchen.
• Zweck: Der Grund, warum das Meeting organisiert wird. Die verantwortliche Person muss sich über das angestrebte Ziel im Klaren sein. Dies hilft bei der Vorbereitung der Meeting-Strategie.
• Zeit: Umfasst den Zeitpunkt der Einberufung und die geplante Dauer des Meetings.
• Ort: Meetings finden in einem physischen Raum statt. Bei der Auswahl sind die Entfernung für die Teilnehmer zum Treffpunkt sowie die Bedingungen des Ortes (z. B. Größe, Lichtverhältnisse oder Raumaufteilung) zu berücksichtigen.

Arten von Meetings im Detail

Meetings nach Frequenz

• Sporadische Meetings: Finden von Zeit zu Zeit statt.
• Regelmäßige Meetings: Sind über einen vorher geplanten Zeitraum angesetzt, da sie zur Erreichung der Ziele notwendig sind.

Meetings nach thematischer Ausrichtung

• Absteigende Briefings: Werden von Vorgesetzten durchgeführt, um Informationen an ihre Untergebenen weiterzugeben. Die Hauptziele dieser Informationsübertragung sind: den Grund des Meetings zu vermitteln, Informationen zu übermitteln und sicherzustellen, dass diese ausreichend verstanden werden.
• Aufsteigende Briefings: Informationen fließen von den eingeladenen Teilnehmern nach oben, die sich auf das Meeting vorbereitet haben. In einem Unternehmen können sie nützlich sein, um zu verstehen, warum sich eine bestimmte Gruppe auf eine bestimmte Weise verhält, um einen Meinungsaustausch über bestimmte Arbeitsabläufe zu ermöglichen oder um Meinungen zu Produktdesign und Fertigungsverfahren einzuholen. Um die genannten Informationen zu sammeln, ist es wichtig, einen Moderator zu haben, der die Beteiligung des Publikums fördert und Anreize schafft. Ohne eine gute Moderation könnte ein Meeting dieser Art katastrophal sein.
• Horizontale Briefings: Dienen der Verbesserung des Informationsaustauschs zwischen Gruppen oder Einzelpersonen, insbesondere wenn Untergebene nicht direkt als Vorgesetzte agieren. Sie sind sehr hilfreich, um Ideen auszutauschen und ein Klima der Harmonie und des Vertrauens zwischen den Teilnehmern zu fördern.