Archivverwaltung im Gesundheitswesen: Definitionen und Typen

Datei: Definition und Konzepte

In der Realität stellt eine Datei drei Dinge auf einmal dar:

• Eine Reihe von organisierten Dokumenten.
• Der Ort, an dem sie aufbewahrt werden.
• Die Institution, die sie verwaltet.

Der International Council on Archives (1988) definiert den Begriff Datei und gibt ihm drei Bedeutungen:

1. Eine Reihe von Dokumenten, unabhängig von Zeitpunkt, Form und Medium, die von einer natürlichen oder juristischen Person im Laufe ihrer Tätigkeit erstellt oder erhalten und von ihren Erstellern oder Nachfolgern für ihren eigenen Bedarf aufbewahrt oder an das zuständige Archiv übergeben werden, wo sie aufgrund ihres archivischen Wertes aufbewahrt oder gelöscht werden.
2. Institution, die für die Sammlung, Verarbeitung, Aufbewahrung, Wartung und den Service (oder die Abfrage) von Dokumenten verantwortlich ist.
3. Gebäude oder Teil eines Gebäudes, in dem die Dokumente aufbewahrt und genutzt werden.

Andere Definitionen von DATEI

• H. Jenkinson (1947): Archive sind Dokumente, die im Laufe der Abwicklung von Angelegenheiten jeglicher Art (öffentlich oder privat) auf natürliche Weise angesammelt wurden und dann zur Beratung unter der Obhut der für die betreffenden Angelegenheiten zuständigen Personen aufbewahrt werden.

• Das spanische Erbrecht besagt, dass Archive organische Dokumente oder eine Sammlung mehrerer Dokumente sind, die von juristischen Personen des öffentlichen oder privaten Rechts im Rahmen ihrer Tätigkeit gesammelt wurden, um sie für Forschung, Kultur, Information und Verwaltung zu nutzen.

• A. Heredia: Ein Archiv ist eine oder mehrere Gruppen von Dokumenten, unabhängig von Zeitpunkt, Form und Material, die von einer natürlichen oder juristischen Person des öffentlichen oder privaten Rechts im Laufe ihrer Verwaltung auf natürliche Weise gesammelt wurden, um als Zeugnis und Information für die Person oder Institution, die sie erstellt hat, oder für die Bürger als Quelle der Geschichte zu dienen (historisches Dokument, z. B. Brief der FCB-Stiftung).

Elemente, die eine Datei charakterisieren

• Bibliotheken: Die Gesamtheit aller Dokumente, aus denen eine Datei besteht.

• Ersteller: Jede natürliche oder juristische Person, die das Dokument erstellt, d. h. ein Individuum, eine Familie, eine öffentliche oder private Organisation oder ein Teil davon.

• Entstehung: Dokumente werden im Laufe der Zeit erstellt und die Organisation führt ihre tägliche Funktion aus, diese Aktivitäten werden in Dokumenten erfasst.

• Informationsdaten: Die in den Aufzeichnungen enthaltenen Informationen entsprechen den Bedürfnissen des Erstellers.

• Aufbewahrung: Dokumente werden an einem geeigneten Ort aufbewahrt, sei es von derselben Person oder von einer anderen zuständigen Person, und zwar so organisiert, dass die darin enthaltenen Informationen abrufbar sind.

• Archivverarbeitung: Ein Team von Experten ist für die praktischen Aspekte des Archivs und die Behandlung seiner Dokumentation verantwortlich.

Archivbericht im Gesundheitswesen

Ein Archivbericht ist eine Reihe von schriftlichen, grafischen und bildgebenden Dokumenten oder Dokumenten jeder anderen Art, in denen das Gesundheitspersonal alle Vorfälle, Notizen und Bescheinigungen entsprechend den Gesundheitsvorschriften festhalten sollte. Das Führen eines wirklich guten Archivberichts ist eine rechtliche Verpflichtung für den öffentlichen, sozialen und privaten Sektor des nationalen Gesundheitssystems.

Definition nach Orencio López Domínguez, 1997: Es handelt sich um die operative Einheit, die dafür zuständig ist, alles gedruckte, geschriebene oder bildliche Material, das im Laufe der aufeinanderfolgenden Gesundheitsprozesse entstanden ist, so gut wie möglich zu sammeln, zu verwalten und zu bewahren. Es ist auch das Zentrum und die sorgfältige klinische Überwachung aller Fälle in einem Krankenhaus, was die materielle Unterstützung für die Erhaltung und Präsentation dieser Fälle erfordert.

Arten von Informationen im Gesundheitswesen

• Interne Informationen: Diese werden durch die gleiche Tätigkeit des Zentrums bei der Ausübung seiner Gesundheitsfürsorge für Menschen mit Gesundheitsproblemen erzeugt. Dies geschieht, wenn die Informationen verarbeitet werden (der Prozess), es handelt sich um ein Verwaltungsverfahren und das Beweismaterial für das, was getan wurde. Es gibt zwei Arten:

  1. Dokumente über Logistikdienstleistungen: Rechnungen, Quittungen und der Erwerb verschiedener Materialien. Diese Dokumentation ist für die Verwaltungsakten bestimmt.
  2. Klinisch-administrative Dokumente: Sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Patientenversorgung. Die Dokumentation wird von der UDC überwacht.

• Externe Informationen: Es handelt sich um Dokumente, die von außerhalb der Schule stammen und für die Entwicklung nützlich sind, aber nicht von ihr, sondern von anderen erstellt oder erzeugt wurden, wobei es sich um eine weitere Benutzerorganisation handelt. Beispiel: Fachzeitschriften, wissenschaftliche Veröffentlichungen, graue Literatur. Die Krankenhausbibliotheken sind dafür verantwortlich, all diese Informationen an die Fachleute weiterzugeben.

Klinische Erscheinungsformen einer Datei

1. Das Gerät ist ein Archiv der Krankengeschichte.
2. Das professionelle Gesundheitszentrum hilft dem Patienten.
3. Im Laufe der Zeit entsteht ein Zentrum, in dem die medizinische Versorgung in der Praxis erfolgt.
4. Die in der Patientenakte enthaltenen Daten sind die Informationsquelle für die tägliche medizinische Versorgung und sind auch für die Bereiche Lehre, Forschung, wissenschaftliche und rechtliche Beratung, epidemiologische Bewertung und das Management der Gesundheitsqualität, das Ressourcenmanagement und als historische Sammlung von Dokumenten von Interesse.
5. Die Patientenakten werden ordnungsgemäß und geordnet aufbewahrt, so dass die darin enthaltenen Informationen schnell und effizient abgerufen werden können.