Audit-Prozess: Planung, Risikoanalyse & Durchführung

Audit-Prozess

Planung

Zur Erreichung der Prüfungsziele ist es notwendig zu prüfen, was getan werden soll, wie es zu tun ist, wann es getan wird und wer jede der Prüfungsaufgaben oder Entscheidungen führen wird.

Die Planung ist die wichtigste Phase einer Prüfung. Bei der Planung ist darauf zu achten, dass die Ergebnisse des Audits die Ziele erreichen. Die Durchführung der Prüfung sollte so geplant werden, dass sie den Arbeitsalltag der geprüften Mitarbeiter möglichst wenig beeinträchtigt.

Risiken bei fehlender Planung

• Wichtige Prüfungsschwerpunkte werden ignoriert oder es wird ein Zeitpunkt gewählt, der keine rechtzeitige Durchführung entsprechender Prüfungen erlaubt.
• Unzeitgemäße Feststellung von erheblichen Problemen bei der Erreichung der vom Verwaltungsrat festgelegten Ziele und Vorgaben.

Phasen der Planung

1. Wissen und Verstehen der Einheit

Der Prüfer sollte ausreichende Informationen zu den Geschäftsprozessen des Kunden erhalten, damit er Ereignisse, Kontrollen und andere Situationen, die einen signifikanten Einfluss auf die strategische Planung haben, verstehen kann. Dazu gehören die Art der Geschäftstätigkeit, Produkte und Dienstleistungen, Standorte, Betriebsmerkmale, Produktionsmethoden, Marketing und die interne Kontrollstruktur.

Zur Gewinnung dieses Wissens sind Vor-Ort-Besuche, Interviews und Umfragen, die vergleichende Analyse von Jahresabschlüssen sowie eine SWOT-Analyse geeignet.

2. Ziele und Umfang der Prüfung

Es sind die Ziele anzugeben: zu welchem Zweck die Prüfung durchgeführt wird (z. B. Information des Managements, Einhaltung von Satzungen). Prüfungen werden häufig jährlich durchgeführt, um Mitglieder, Geschäftsführung und andere Beteiligte bei der Entscheidungsfindung zu informieren.

Der Umfang der Prüfung kann die Gesamtheit der Abschlüsse oder nur Teile davon (z. B. Sachanlagen) oder einzelne Konten (z. B. Forderungen, Kassenbestand) betreffen. Ebenso ist der Berichtszeitraum festzulegen: ein Jahr, ein Monat, eine Woche oder mehrere Jahre.

3. Vorläufige Analyse der internen Kontrolle

Diese Analyse ist in diesem Stadium entscheidend, da ihr Ergebnis die Art und den Umfang des Auditplans sowie die Bewertung und den Zeitpunkt der einzusetzenden Prüfverfahren bestimmt.

4. Analyse von Risiko und Wesentlichkeit

Das Audit-Risiko ist die Möglichkeit, dass der Prüfer eine falsche Meinung in seinem Bericht äußert, weil die geprüften finanziellen Aussagen oder Informationen von einer wesentlichen Verzerrung betroffen sind.

• Inhärentes Risiko (IR): Die Möglichkeit, dass in den geprüften Informationen Unrichtigkeiten vorhanden sind, unabhängig von der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems.
• Kontrollrisiko (CR): Die Möglichkeit, dass bestehende interne Kontrollen Fehler nicht verhindern oder entdecken.
• Entdeckungsrisiko (DR): Die Möglichkeit, dass die vom Abschlussprüfer angewandten Prüfverfahren Fehler nicht aufdecken.

AR = IR × CR × DR

Wesentlichkeit: Wesentlichkeit ist der maximale monetäre Fehler, der in einem Saldo bestehen kann, ohne den Jahresabschluss wesentlich zu verfälschen. Sie wird auch als relative Bedeutung bezeichnet.

5. Spezifische Auditplanung

Für jede Prüfung sollte ein spezifischer Plan entwickelt werden, um die Einhaltung der Standards sicherzustellen. Dieser Plan sollte technische und administrative Aspekte umfassen. Die administrative Planung muss alle monetären Berechnungen, die Zusammenstellung von Audit-Teams, den Personaleinsatz (Mannstunden) usw. abdecken.

6. Entwicklung des Audit-Programms

Jedes Mitglied des Audit-Teams sollte ein detailliertes Programm mit Zielen und Prüfverfahren erhalten. Wenn beispielsweise ein Prüfer das Kassenbuch prüft und ein anderer die Forderungen, muss es ein Audit-Programm für die Prüfung von Kassenbeständen und ein separates Audit-Programm für Forderungen geben.

Ausführung

In dieser Phase werden verschiedene Testarten und Analysen an den Jahresabschlüssen durchgeführt, um deren Angemessenheit zu bestimmen.

Diese Phase umfasst im Wesentlichen das Sammeln ausreichender, kompetenter und relevanter Beweise zu den wichtigsten Prüfungsthemen sowie die Analyse der Beweise, um eine ausreichende Grundlage für die Formulierung von Beobachtungen zu schaffen.