Belege im Rechnungswesen: Arten und Funktionen

Belege im Rechnungswesen

1) Belege sind die Grundlage für die Rechnungslegung. Jede administrative Tatsache in einem Unternehmen wird durch einen Beleg dokumentiert. Das bedeutet, dass jedes Ereignis, das die Qualität oder Quantität des Vermögens des Unternehmens verändert, schriftlich festgehalten werden muss. Dieses Dokument ist ein Nachweis über eine Transaktion, der festhält, wer an der Transaktion beteiligt war. Es ist ein weit verbreitetes Mittel im Handel und wird durch Gesetze geregelt.

Beim Erstellen von Belegen müssen bestimmte Regeln beachtet werden, die durch Gesetze oder Geschäftspraktiken vorgegeben sind. Sie spielen eine wichtige Rolle in der Organisation der Wirtschaft, der Rechnungslegung und der Kontrolle, abhängig von ihrer rechtlichen und steuerlichen Funktion.

Arten von Belegen

a. Beweisdokumente

Diese Dokumente belegen, dass eine Transaktion stattgefunden hat und zeigen, wer die Beteiligten sind, welche Art von Operation durchgeführt wurde, die Bedingungen und den Kaufpreis.

i. Rechnung

Eine Rechnung dokumentiert Kreditverkäufe des Unternehmens. Sie enthält Informationen zum Verkäufer und Käufer, wie Verkaufsdatum, Name und Anschrift des Käufers, Mehrwertsteuer, Menge, Preis und Gesamtbetrag des Verkaufs. Das Original geht an den Käufer.

ii. Quittung

Eine Quittung dokumentiert Barverkäufe des Unternehmens. Die Formalitäten sind ähnlich wie bei einer Rechnung. Dieses Dokument ermöglicht es dem Verkäufer, die Bareinnahmen zu dokumentieren, und dem Käufer, den Geldabfluss zu rechtfertigen.

iii. Bestellung

Wenn ein Kaufantrag genehmigt wird, wird eine Bestellung erstellt. Sie dient als Nachweis für die externe Bearbeitung und fordert den Lieferanten zur Lieferung von Rohstoffen auf. Sie wird in zweifacher Ausfertigung erstellt: das Original für den Lieferanten und eine Kopie zur Überprüfung zusammen mit der Rechnung.

b. Wertpapiere

i. Akzept

Ein Akzept ist ein Dokument, das eine Schuld des Käufers gegenüber dem Verkäufer anerkennt. Es enthält das Versprechen der Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Vor diesem Datum kann keine Zahlung verlangt werden. Der Akzept entspricht dem Wert der erhaltenen Waren.

ii. Gutschein

Der Gutschein ähnelt dem Akzept. Der Unterschied besteht darin, dass der Akzept aus dem Verkauf von Waren auf Kredit entsteht, während der Gutschein einen Kredit von Geld darstellt. Die Formalitäten sind ähnlich wie beim Akzept, nur dass die Quelle der Schuld, also der erhaltene Geldwert, angegeben wird.