Der Beschaffungsprozess: Phasen und Optimierung

Was ist der Beschaffungsprozess in einer Organisation?

Der Beschaffungsprozess in einer Organisation umfasst die Bedarfsermittlung für Waren und Dienstleistungen, den Vergleich von Anbietern, Verhandlungen über Konditionen sowie die Verwaltung von Verträgen und Bestellungen.

Welche Auswirkungen hat eine gute Beschaffung?

Ein gutes Beschaffungsmanagement sichert die Qualität für den Kunden, senkt die Materialkosten und verbessert die Finanzlage des Unternehmens, beispielsweise durch die Vereinbarung vorteilhafter Zahlungsziele mit Lieferanten.

Die Phasen des Beschaffungsprozesses

Die verschiedenen Phasen des Einkaufsprozesses lassen sich in drei Hauptgruppen zusammenfassen:

1. Prozessbeginn

In dieser Phase werden der Bedarf ermittelt, Marktkenntnisse erworben und die Bedingungen für die Bedarfsdeckung festgelegt.

2. Kaufvorbereitung

Diese Phase umfasst die Einholung und Auswertung von Angeboten sowie die Suche und Auswahl geeigneter Lieferanten.

3. Kaufdurchführung

Hierzu gehören die Verhandlung und der Abschluss des Kaufs, die Lieferung und Prüfung der Ware sowie die Überwachung der getroffenen Vereinbarungen.

Marktanalyse und Informationsquellen

Um den Marktbedarf zu decken, werden Informationen über Herstellung, Vertrieb und Verkauf eines Materials gesammelt und analysiert. Nützliche Informationsquellen sind:

• Internet und Branchenverzeichnisse
• Regierungsstellen und Handelskammern
• Geschäfts- und Fachzeitschriften
• Messen und Informationen über ausländische Märkte (z. B. ICEX)

Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse klärt, wann, in welcher Menge und zu welchem Preis ein Produkt benötigt wird. Unternehmen zentralisieren ihre Einkäufe oft in einer Einkaufsabteilung. Der Bedarf wird durch ein internes Dokument, die sogenannte „Bestellanforderung“, gemeldet, das die Details zum benötigten Material oder Produkt enthält.

Angebotsbewertung

Bei der Angebotsbewertung werden Informationen zu den Produkten eingeholt, die das Unternehmen kaufen möchte. Dabei werden Schlüsselfaktoren wie Produktqualität, Lieferzeiten, Preise, Standort des Lieferanten und der technologische Stand bewertet.

Suche und Auswahl von Lieferanten

Ein entscheidender Aspekt ist die Auswahl von Lieferanten, deren Produkte sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auswirken. Wichtige Auswahlkriterien sind:

• Zufriedenstellende Produktqualität
• Günstigster Preis
• Pünktliche Lieferung
• Garantie bei defekten oder falschen Produkten
• Verwendete Technologie
• Wirtschaftliche Stabilität und Ruf
• Standort des Lieferanten

Verhandlung und Vertragsabschluss

In dieser Phase werden noch offene oder verhandelbare Punkte geklärt, wie zum Beispiel Verpackungsdetails oder der genaue Liefertermin.

Überprüfung und Überwachung

Nach der Lieferung wird das gesamte Material überprüft, um sicherzustellen, dass der Lieferant alle in den Verhandlungen vereinbarten Bedingungen eingehalten hat.

Wie beginnt der Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Identifizierung eines Bedarfs innerhalb des Unternehmens und der Prüfung, ob die notwendigen Mittel zur Deckung dieses Bedarfs vorhanden sind.

Folgen einer falschen Lieferantenauswahl

Eine falsche Lieferantenauswahl kann schwerwiegende Folgen haben, darunter erhöhte Transportkosten, schlechte Produktqualität, mangelnde Zuverlässigkeit, unwirtschaftliche Preise und Lieferverzögerungen. Dies führt zu höheren Gesamtkosten und letztendlich zur Unzufriedenheit der Kunden.