Der Beschaffungsprozess: Phasen, Strategien und Management

Der Beschaffungsprozess: Phasen und Strategien

Der Kaufprozess: Die zentralen Phasen

Der Beschaffungsprozess umfasst die folgenden strukturierten Phasen:

1. Planung und Bedarfsanalyse

   Hierbei wird eine prospektive Bedarfsstudie durchgeführt. Ziel ist es, den Markt und die verfügbaren Produkte kennenzulernen und auf den tatsächlichen Bedarf vorbereitet zu sein. Die Bedarfsanalyse erfolgt in der Regel zentral in der Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung. Sie empfängt und analysiert die Bedarfs- und Bestellanforderungen der internen Nutzer und priorisiert die Aufträge.

2. Anforderung von Angeboten und Budgets (RFP)

   Insbesondere bei hochpreisigen Käufen oder der erstmaligen Beschaffung eines Produkts ist die Anforderung von Angeboten und Budgets (RFP) ein notwendiger Schritt, um wirtschaftliche Fehlentscheidungen zu vermeiden.

3. Auswertung der eingegangenen Angebote

   Nach Eingang müssen die Angebote sorgfältig geprüft, analysiert, verglichen und verifiziert werden. Um eine zuverlässige Beurteilung zu gewährleisten, sollte eine übermäßige Anzahl von Angeboten vermieden werden.

4. Lieferantenauswahl

   Die entscheidenden Faktoren für die Auswahl des Lieferanten sind: Preis, Qualität, Lieferbedingungen und Garantien.

5. Verhandlung der Konditionen

   In dieser Phase werden verhandelbare Punkte des Angebots besprochen und festgelegt, wie beispielsweise die Mindestbestellmenge, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten oder Serviceleistungen.

6. Erteilung des Auftrags

   Sobald Käufer und Verkäufer eine Einigung erzielt haben, muss ein Dokument erstellt werden, das beide Parteien bindet.

7. Auftragsverfolgung und -abwicklung

   Die Überwachung des Materials dient dazu, zu überprüfen, ob alle bestellten Elemente wie vereinbart eingegangen sind.

Spezielle Einkaufsstrategien

Spezielle Einkäufe (Investitionsgüter)

Spezielle Einkäufe betreffen den Erwerb von Vermögenswerten (Investitionsgütern) und nicht von Materialien, die zur Weiterverarbeitung oder zum Verkauf bestimmt sind. Charakteristisch für diese Käufe ist, dass die Investition groß ist und die Kaufentscheidung gemeinsam mit den Nutzern getroffen wird.

Antizipativer Einkauf (Vorverkauf)

Als antizipativer Einkauf wird der Kauf bezeichnet, der mittel- bis langfristig getätigt wird, bevor der tatsächliche Bedarf entsteht. Diese Strategie kann auf Grundstoffe oder bestimmte Produkttypen angewendet werden. Man kann den Kauf auch vorziehen, wenn Preissteigerungen für ein Produkt erwartet werden. In diesem Fall bezieht sich die Planung auf die maximalen und minimalen Mengen der Artikel im Lager.

Saisonale Einkäufe

Dies sind Käufe von saisonalen Produkten, deren Zweck es ist, die saisonale Nachfrage zu bestimmten Zeiten zu decken. Die Vorhersage für diese Käufe basiert auf den Umsätzen des Vorjahres im gleichen Zeitraum.

Routine-Einkäufe

Hierbei handelt es sich um Käufe in kleinen Mengen mit täglicher Lieferung der Ware. Solche Käufe dienen dazu, die konstante Nachfrage nach Konsumgütern zu befriedigen.

Gelegenheitseinkäufe

Ein Gelegenheitseinkauf liegt vor, wenn man die Chance nutzt, Waren zu niedrigen Preisen (Schnäppchen) zu erwerben. Diese Investitionen bergen ein Risiko, können aber bei positivem Ausgang einen zusätzlichen Nutzen bringen. Solche Gelegenheiten ergeben sich, wenn Hersteller bestimmte Waren im Überfluss haben, sofortige Liquidität benötigen, Saisonware ausläuft oder Produkte nicht mehr hergestellt werden.

Notfalleinkäufe

Diese Käufe sind in der Regel von großem Volumen und werden zur Deckung dringender Bedürfnisse durchgeführt, beispielsweise bei fehlenden Vorräten eines bestimmten Materials in der Fertigung. Manchmal ist der Notfalleinkauf auch eine strategische Lösung zur Deckung der Kundennachfrage. Generell wird der Prozess dieser Käufe beschleunigt, da keine Zeit für die Einholung von Budgets oder Angeboten bleibt.

Einkaufsplanung und Lieferantenmanagement

Vorausschauende Planung bedeutet, die Bezugsquellen für Güter und Dienstleistungen zu kennen. Lieferanteninformationen können über folgende Kanäle gefunden werden:

• Telefonbücher und Webseiten
• Regierungsstellen
• Wirtschafts- und Berufsverbände
• Zeitungen und Fachzeitschriften
• Ausstellungen, Messen und Industriemessen
• Datenbanken spezialisierter Firmen

Um direkten Kontakt mit dem Anbieter aufzunehmen oder Informationen anzufordern, werden folgende Methoden angewendet:

• Interview mit Lieferantenvertretern

  Dies sind Hersteller oder Lieferanten, die den Käufer besuchen. Dies ist oft der einfachste Weg, da sie Aufzeichnungen über Lagerbestände und Umsatzkosten haben und auch Mitarbeiter in der Produktion beraten können.

• Besuch zentraler Märkte

  Dies sind wichtige Städte oder geografische Gebiete, in denen mehrere Anbieter oder bestimmte Produktionsstätten konzentriert sind (z. B. Schuhfabriken in der Region Alicante, Textilindustrie in Katalonien).

• Besuch von Messen und Ausstellungen

  Diese Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, technologische Fortschritte, Modetrends und die neuesten Produkte kennenzulernen.

• Besuch von Einkaufsbüros

  Diese Büros sind vom Hersteller in einer Stadt eingerichtete Vertriebszentren, wenn das Unternehmen weit entfernt ist und eine Vertretung im Zentrum wünscht.

• Besuch von Großimporteuren

  Dies sind Unternehmen, die ausländische Markenprodukte zu angemessenen Preisen anbieten.

Detaillierte Bedarfsanalyse

Nach Erhalt der Bedarfsanforderung ordnet die Einkaufsabteilung diese, um das Verfahren einzuleiten, gegebenenfalls Angebote anzufordern oder Informationen zu den angeforderten Materialien einzuholen. Der Prozess läuft in der Regel wie folgt ab:

1. Priorisierung von Anfragen

   Anfragen für Materialien, deren Lagerbestände niedrig sind, erhalten Vorrang.

2. Prüfung der Kaufhistorie

   Es wird geprüft, ob der Artikel oder die Ware regelmäßig verwendet wird oder ob es sich um einen Erstkauf handelt. Wenn das Material bereits früher erworben wurde, handelt es sich um einen Routinekauf. Andernfalls müssen Angebote von verschiedenen Lieferanten eingeholt und der beste Anbieter ausgewählt werden.

3. Gruppierung von Bestellungen

   Bedarfsanforderungen für homogene Materialien oder solche, die vom selben Lieferanten bezogen werden, werden zusammengefasst. Auch importierte Artikel, die von einem Exklusivanbieter geliefert werden, können gruppiert werden.

4. Konsultation der zukünftigen Nutzer

   Dieser Schritt ist notwendig, wenn es sich um Waren handelt, die von einer bestimmten Abteilung oder Sektion verwendet werden.

5. Festlegung der Spezifikationen

   Der nächste Schritt besteht darin, die erforderliche Qualität des Materials, die benötigte Menge, die Lieferzeit, die finanziellen Bedingungen usw. festzulegen.