Buchführung verstehen: Aufwand, Ertrag, Zahlung & Pflichtbücher

Grundlagen der Buchführung: Wichtige Begriffe und Bücher

1. Unterschiede in der Buchführung: Journal vs. Hauptbuch

In der Buchführung werden Geschäftsvorfälle systematisch erfasst. Dabei unterscheidet man typischerweise zwischen dem Journal und dem Hauptbuch:

• Journal (Grundbuch): Hier werden alle Buchführungsgeschäfte chronologisch erfasst. Es dient der lückenlosen und zeitlichen Aufzeichnung aller Transaktionen.
• Hauptbuch (Kontenbuch): Hier werden die Geschäftsvorfälle systematisch nach Sachkonten (z.B. Vermögenswerte, Schulden, Erträge, Aufwendungen) geordnet. Jedes Konto stellt eine eigene Übersicht dar. Die Führung eines Hauptbuches ist für eine geordnete Bilanzierung unerlässlich.

2. Aufwand vs. Zahlung: Ein grundlegender Unterschied

Im Rechnungswesen ist es entscheidend, zwischen dem Zeitpunkt des Aufwands (Verbrauch von Gütern oder Dienstleistungen) und dem Zeitpunkt der Zahlung (Abfluss von Geldmitteln) zu unterscheiden.

Beispiel 1: Zeitliche Trennung von Aufwand und Zahlung

Die Telefonrechnung des Unternehmens Moles SA für den Monat Oktober beläuft sich auf 100 €. Das Unternehmen hat die Telefondienste im Oktober genutzt, wodurch der Aufwand bereits im Oktober entstanden ist. Die Zahlung der Rechnung erfolgt jedoch erst im Folgemonat. Hierbei wird der Aufwand im Oktober verbucht, der Geldabfluss (Zahlung) jedoch erst im November.

Beispiel 2: Gleichzeitiger Aufwand und Zahlung

Die Almenar Company Ltd beauftragt die Dienste eines Anwalts. Die Rechnung über 1.000 € wird sofort in bar beglichen. In diesem Fall entsteht der Aufwand für die Anwaltsdienste und die Zahlung (Geldabfluss) erfolgen im selben Moment.

3. Ertrag vs. Zahlungseingang: Ein weiterer wichtiger Unterschied

Ähnlich wie bei Aufwand und Zahlung muss auch zwischen dem Ertrag (Leistungserbringung oder Verkauf) und dem Zahlungseingang (Zufluss von Geldmitteln) unterschieden werden.

Beispiel: Zeitliche Trennung von Ertrag und Zahlungseingang

Die Aniol Company Ltd erbringt eine Transportdienstleistung für einen Kunden, obwohl dies nicht ihre Haupttätigkeit ist. Die Rechnung beträgt 500 €. Der Kunde zahlt die Rechnung erst nach 30 Tagen. Das Unternehmen erzielt den Ertrag von 500 € bereits zum Zeitpunkt der Leistungserbringung, was in der Buchführung erfasst wird. Der Zahlungseingang wird jedoch erst verbucht, wenn das Geld tatsächlich eingeht.

4. Prüfung der Salden und Beträge (Prüfungsbilanz)

Zweck: Die Prüfung der Salden und Beträge dient dazu, sicherzustellen, dass alle im Soll und Haben registrierten Buchungen quantitativ gleich sind. Dies ist ein grundlegendes Prinzip der doppelten Buchführung und wird oft durch eine Prüfungsbilanz kontrolliert.

5. Handelsrecht und seine Bedeutung

Das Handelsrecht ist eine Sammlung von Gesetzen, die die Aktivitäten von Kaufleuten und Handelsgesellschaften regeln. Es bildet die rechtliche Grundlage für viele Aspekte der Buchführung.

6. Zweck des Protokollbuchs

Das Protokollbuch dient der schriftlichen Aufzeichnung wichtiger Entscheidungen, die von Vorständen, Gesellschafterversammlungen und anderen Gremien einer Gesellschaft getroffen werden.

7. Hauptunterschied zwischen Hauptbüchern und Nebenbüchern

Im Rechnungswesen unterscheidet man zwischen Hauptbüchern und Nebenbüchern:

• Hauptbücher: Diese sind für Unternehmen unerlässlich, um die Kernbuchführung zu führen und die Jahresabschlüsse zu erstellen. Sie enthalten die systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle auf den Sachkonten.
• Nebenbücher (Hilfsbücher): Sie sind nicht zwingend für die Kernbuchführung erforderlich, dienen aber dazu, die in den Hauptbüchern enthaltenen Informationen detaillierter zu ergänzen und zu belegen (z.B. Lagerbuch, Lohnbuch, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung).

8. Erforderliche Bücher im Rechnungswesen

Die genauen Anforderungen an die Buchführung können je nach Rechtsform und Größe des Unternehmens variieren. Gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind in Deutschland unter anderem folgende Bücher und Aufzeichnungen erforderlich:

• Journal (Grundbuch): Für die chronologische Erfassung der Geschäftsvorfälle.
• Inventarbuch: Für die detaillierte Erfassung von Vermögenswerten und Schulden.
• Jahresabschluss: Obwohl kein „Buch“ im klassischen Sinne, ist die Erstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) zwingend vorgeschrieben und basiert auf den geführten Büchern.
• Das Hauptbuch ist zwar nicht explizit als „Pflichtbuch“ im HGB genannt, seine Funktion der systematischen Kontenführung ist jedoch für die Erstellung des Jahresabschlusses unerlässlich und somit faktisch verpflichtend.

9. Kriterien für die Klassifizierung von Büchern (Obligatorisch vs. Freiwillig)

Ein Buch wird als obligatorisch (pflichtig) eingestuft, wenn eine spezifische Gesetzgebung (z.B. das Handelsgesetzbuch) seine Führung vorschreibt. Alle anderen Bücher, die Unternehmen zur internen Steuerung oder detaillierteren Dokumentation führen möchten, gelten als freiwillig.