Budget, Lieferschein und Rechnung: Leitfaden für Geschäftsdokumente

**Budget: Definition und wichtige Überlegungen**

Ein Budget ist ein Dokument, das einem Unternehmen oder Kunden Informationen über die Kosten bestimmter Produkte oder Dienstleistungen liefert.

**Wichtige Punkte bei der Budgeterstellung:**

• Kosten der Materialien oder Produkte
• Arbeitszeit des Fachmanns
• Stundensätze
• Anteil an den allgemeinen Beratungskosten

**Weitere Informationen im Budget:**

• Vollständige und detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung
• Preis pro Einheit jeder Ware oder Dienstleistung
• Gesamtpreis für den Kunden

**Zu beachtende Punkte:**

• Dienstleistungen unterliegen in der Regel der Mehrwertsteuer (MwSt.)
• Es gibt von der Mehrwertsteuer befreite Dienstleistungen
• Informieren Sie den Kunden über die Start- und Enddaten der Leistungserbringung

**Verpflichtung des Fachmanns:**

Das Budget bindet den Fachmann an die festgelegten Preise und Geschäftsbedingungen, außer bei unvorhergesehenen Umständen.

**Zustimmung des Kunden:**

Wenn der Kunde zustimmt, unterschreibt er das Budget zur Annahme.

**Inhalt des Budgets:**

• Genaue Identifikation der angeforderten Artikel
• Stückzahl
• Einzelpreis
• Rabatte und andere Kosten
• Gesamtpreis

**Zusätzliche Angaben im Budget:**

• Zahlungsweise
• Lieferbedingungen
• Zahlungstermin

**Lieferschein: Dokumentation der Warenlieferung**

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das als Nachweis für die Lieferung von Materialien oder Waren an den Käufer dient.

**Inhalt des Lieferscheins:**

• Identifikation des Verkäufers
• Vollständige Identifikation des Kunden
• Ort und Datum der Lieferung
• Detaillierte Beschreibung der gelieferten Artikel: Beschreibung und Menge

**Weitere Informationen auf dem Lieferschein:**

• Verweis auf die entsprechende Bestellung
• Anzahl der Pakete

**Vorgehen bei Erhalt der Ware (für Unternehmen):**

• Prüfen Sie, ob die Ware in gutem Zustand ist.
• Stellen Sie sicher, dass die Ware mit dem Lieferschein und der Bestellung übereinstimmt.
• Unterschreiben Sie den Lieferschein.
• Bei Fehlern oder beschädigter Ware vermerken Sie dies auf dem Lieferschein oder lehnen Sie die Bestellung ab.

**Kopien des Lieferscheins:**

• Für das Unternehmen
• Für den Spediteur
• Für den Kunden

**Rechnung: Das wichtigste Dokument im Geschäftsverkehr**

Die Rechnung ist das wichtigste Dokument bei Handelsgeschäften. Sie ist das endgültige Dokument, das den Verkauf oder die Erbringung von Dienstleistungen detailliert beschreibt.

**Bedeutung der Rechnung:**

• Beglaubigt den Rechtsakt des Handelsgeschäfts.
• Hat rechtlichen und steuerlichen Wert.

**Angaben auf der Rechnung:**

• Name und Nummer des Dokuments
• Vollständige Identifikation des Rechnungsstellers
• Kundennummer
• Ort und Datum der Rechnungsstellung
• Vollständige Beschreibung des durchgeführten Vorgangs

**Konzepte auf der Rechnung:**

• **Warenlieferung:** Beschreibung jedes Produkts, Referenznummer, Menge und Stückpreis.
• **Erbringung von Dienstleistungen:** Beschreibung der erbrachten Leistungen, Anzahl und Stückpreis.

**Weitere Angaben auf der Rechnung:**

• Bemessungsgrundlage
• Angewandter Mehrwertsteuersatz
• Mehrwertsteuerbetrag
• Fälliger Gesamtbetrag
• Unterschrift oder Siegel des Rechnungsstellers
• Angabe des Zahlungsmittels

**Rechnungsarten:**

• **Rechnung mit Zahlungseingang:** Der Kunde hat den auf der Rechnung angegebenen Betrag bereits bezahlt.
• **Proformarechnung:** Ein Rechnungsentwurf, den der Verkäufer dem Kunden vorlegt, um die Konditionen des Geschäfts zu bestätigen.
• **Berichtigungsrechnung:** Korrigiert eine oder mehrere vorherige Rechnungen.

**Berechnung des Rechnungsbetrags:**

1. Bruttobetrag berechnen: Anzahl der Einheiten * Einzelpreis pro Einheit.
2. Rabatte anwenden, die den Preis mindern.
3. Ergebnis ist der Bruttobetrag abzüglich der Rabatte.
4. Ggf. weitere Kosten hinzufügen (Verpackung, Versicherung, Fracht).
5. Bemessungsgrundlage berechnen: Nettobetrag zuzüglich dieser Kosten.
6. Mehrwertsteuer anwenden: Bemessungsgrundlage * Mehrwertsteuersatz.
7. Gesamtbetrag berechnen: Bemessungsgrundlage + Mehrwertsteuerbetrag.
8. Ggf. Vorauszahlungen vom Gesamtbetrag abziehen.

**Rechnung mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen:**

1. Die Bemessungsgrundlagen für die verschiedenen Mehrwertsteuersätze schätzen.
2. Auf jede Bemessungsgrundlage den entsprechenden Mehrwertsteuersatz anwenden.
3. Die Bemessungsgrundlagen und die Mehrwertsteuerbeträge addieren.
4. So erhalten Sie den Gesamtbetrag der Rechnung.