Budgetierung und Finanzkontrolle im Programmmanagement

Das Budget ist der letzte Schritt bei der Planung eines Programms und bestimmt die Höhe der einzusetzenden Ressourcen und deren zeitliche Abfolge. Ein gut quantifiziertes Programm, das die benötigten Ressourcen thesauriert, ist entscheidend. Das Budget sollte eine Schätzung sein, die konservativ angesetzt wird, um Klarstellungen zu vermeiden und Last-Minute-Änderungen zu verhindern. Es ist wichtig, dass die Kriterien des Rasters eingehalten werden, da das Budget eine Überprüfung zwischen dem Realen und dem Geplanten ermöglicht. Der Ursprung und die Ursachen für Unterschiede oder Lücken müssen berücksichtigt werden, um ein effektives Budget zu erstellen.

Phasen der Budgetierung und Kontrolle

1. Lancierung: Pre-Launch-Planung

Die Einrichtung eines Programms umfasst die Pre-Launch-Phase mit Überprüfung und Kontrolle. Diese Phase liefert Informationen, die die strategische Ausrichtung bestimmen und alle Sektoren beeinflussen. Die Unternehmensleitung gibt die Muster des Umsatzwachstums an und entscheidet über den Einsatz neuer Technologien oder Partnerschaften. Alle diese Daten fließen in die strategische Ausrichtung des Budgets ein, wobei eine Frist für die Festlegung der allgemeinen Richtlinien gesetzt wird.

2. Anpassung und Korrekturen

Die Kriterien können sich je nach Unternehmen ändern, was Anpassungen der Preise erforderlich macht.

3. Kontrolle

Das Budget besteht aus drei Phasen:

• Kurzfristig: 3 Monate bis 1 Jahr
• Mittelfristig: 1 bis 3 Jahre
• Langfristig: 3 Jahre und mehr

Jährliche Budgets werden vierteljährlich aufgeschlüsselt. Die Budgetierung erfolgt von oben nach unten, wobei das Management die allgemeinen Richtlinien vorgibt.

Finanzielle Kontrollinstrumente

Cashflow

Der Cashflow ist das Licht der Mittel und ein wichtiges finanzielles Kontrollinstrument. Er stellt die Einnahmen und Ausgaben dar und zeigt, woher die Mittel stammen und wofür sie verwendet werden.

Unterschied zwischen Finanz- und Wirtschaftskrise

• Finanziell: Sofort verfügbare liquide Mittel.
• Wirtschaftlich: Z.B. ein Vermögenswert (wie eine Immobilie), der verkauft wird, um Liquidität zu erhalten.

Working Capital (Betriebskapital)

Das Betriebskapital ist das Kapital, das benötigt wird, um den reibungslosen Ablauf des Betriebs zu gewährleisten. Der operative Kreislauf umfasst den Prozess von Kauf, Produktion, Verkauf, Rechnungsstellung und Zahlung. Ein Beispiel: Verkauf von Waren für 300 $ über 90 Tage erfordert eine Finanzierung, um den Kreislauf aufrechtzuerhalten. Kredite sind für das Betriebskapital unerlässlich.

Partnerschaften

Partnerschaften beinhalten die Zusammenarbeit mit einer Organisation oder einem Unternehmen für eine bestimmte Tätigkeit oder Funktion. Ein Beispiel ist die Vereinbarung von Coca-Cola mit einem Logistikunternehmen für die Distribution. Partnerschaften sollten auf einer SWOT-Analyse basieren, bei der beide Seiten Vorteile haben. Der Partner sollte etwas bieten, das man selbst nicht hat, und umgekehrt.

Kontrollmethoden

Die Kontrolle ist das letzte Glied in der Planung.

Kontinuierliche Kontrolle

• Vorteile: Bietet Sicherheit und kurzfristige Wirksamkeit.
• Nachteile: Teuer, kann zu Gewöhnung führen und nutzt sich mit der Zeit ab.

Zufällige Kontrolle

Diese Kontrolle wird unregelmäßig durchgeführt und bietet einen Überraschungseffekt. Sie ist effizient, kostengünstig und effektiver als die kontinuierliche Kontrolle aufgrund des Überraschungseffekts. Die Steuerung ist für diese Art der Kontrolle geplant.

Ergebnisorientierte Kontrolle

Diese Methode bezieht sich auf die Delegation, bei der der Fokus auf dem Ergebnis und nicht auf dem Prozess liegt. Sie gibt den Beteiligten Zeit, die Ergebnisse zu planen und ein Feedback zu erzeugen, das zu einem Engagement der Menschen führt.