Büroautomation und Informationsmanagement

Phasen der Informationsverarbeitung in einem Unternehmen

Die Phasen der Informationsverarbeitung in einem Unternehmen umfassen: Sammlung, Lagerung, Verarbeitung, Vertrieb und Präsentation von Informationen.

Büroautomation

Büroautomation ist der Teil der Informatik, der sich mit der automatisierten Verarbeitung der typischen Prozesse in einem Büro befasst.

Wichtige Büroautomationswerkzeuge

• Textverarbeitung: Hier können Sie Texte in verschiedenen Formen und Erscheinungsbildern erstellen, bearbeiten und speichern, mit der Fähigkeit, Rechtschreibfehler automatisch zu korrigieren.
• Tabellenkalkulation: Erlaubt die Eingabe von Text und Zahlen, die für automatische Berechnungen verwendet werden, und stellt die Ergebnisse in verschiedenen Formaten und Arten von Präsentationen dar, einschließlich Grafiken.
• Präsentationsmanager: Kombiniert die Erstellung von Folien mit Animationen, Texten und Bildern für dynamische Präsentationen.
• Datenbankmanager: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen verschiedener Dateien sowie das Erstellen von Beziehungen zwischen ihnen, um komplexere Operationen durchzuführen.

Office-Suite

Eine Office-Suite ist ein Paket, das verschiedene generische Programme enthält, wie z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbankmanager, E-Mail-Programme oder Webdesign-Tools. Der Vorteil einer Suite gegenüber dem Kauf von Produkten verschiedener Hersteller liegt in der einfachen Kommunikation zwischen den Programmen der Suite, da sie vom selben Hersteller stammen und mit vollständig kompatiblen Formaten arbeiten.

Typische Anwendungen einer Office-Suite

Eine Office-Suite beinhaltet typischerweise: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramm, Datenbankmanager, Grafikmanager und E-Mail-Manager.

Unterschied zwischen Standard- und anpassbarer Anwendungssoftware

Standardanwendungen können vom Benutzer individuell an seine Bedürfnisse angepasst werden, im Rahmen der vom Produkt angebotenen Möglichkeiten. Anpassbare Anwendungen hingegen werden nach den Anweisungen des Benutzers entwickelt, sodass sie vollständig an seine Bedürfnisse angepasst sind. Je nach Art des After-Sales-Service, den der Benutzer in Anspruch genommen hat, kann er weiterhin Änderungen am Produkt anfordern, wenn sich sein Unternehmen weiterentwickelt. Diese Änderungen werden dann von den Entwicklern durchgeführt.

Typische Anforderungen vor der Installation

Vor der Installation einer Software sollte geprüft werden, ob das Betriebssystem (einschließlich der Version) geeignet ist und ob die Anforderungen an RAM, Festplattenspeicher, Grafikkarte und Prozessor des Geräts erfüllt sind.

Demoversionen: Zweck und Funktionsweise

Eine Demoversion wird potenziellen Kunden angeboten, um ein Produkt vor dem Kauf auszuprobieren. Es gibt zwei gängige Techniken, um eine Demoversion zu gestalten: Entweder wird die Demo nach einem bestimmten Zeitraum oder einer begrenzten Anzahl von Zugriffen funktionsunfähig, oder es werden einige wichtige Funktionen in der Demo nicht bereitgestellt, um die vollständige Nutzung des Programms zu verhindern.

Installationstypen

• Standardinstallation: Installation der grundlegenden und erforderlichen Komponenten, damit das Programm korrekt funktioniert.
• Benutzerdefinierte Installation: Der Benutzer kann auswählen, welche Komponenten installiert werden sollen.
• Minimale Installation: Es werden nur die unbedingt erforderlichen Komponenten für die Ausführung des Programms installiert.

Unterschied zwischen Datenladen und Datenmigration

Beim Datenladen werden die Informationen, die zum erstmaligen Starten einer EDV-Anwendung benötigt werden, manuell eingegeben. Bei der Datenmigration hingegen werden Informationen von einer Anwendung, die außer Betrieb genommen wird, auf ihre Nachfolgeanwendung übertragen.