Datenbankabfragen verstehen: Auswahl- und Aktionsabfragen erstellen

Datenbankabfragen: Grundlagen und Typen

Abfragen sind Objekte in einer Datenbank, die es ermöglichen, Daten aus einer oder mehreren Tabellen zu filtern und anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Arten von Datenbankabfragen

1. Auswahlabfragen (Selection Queries)

Auswahlabfragen extrahieren oder zeigen nur die Daten, die Sie angeben. Sobald die Ergebnisse vorliegen, können die Daten geändert werden (was auch durch die Abfrage selbst erfolgen kann).

2. Aktionsabfragen (Action Queries)

Aktionsabfragen nehmen Änderungen an Datensätzen in einer einzigen Operation vor. Es gibt verschiedene Arten von Aktionsabfragen:

• Löschen
• Aktualisieren
• Ergänzen
• Tabellen erstellen

Schritt-für-Schritt: Erstellung einer Auswahlabfrage

Um eine Auswahlabfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Datenbank, in der die Abfrage erstellt werden soll.
2. Klicken Sie auf das Abfrage-Objekt auf der rechten Seite des Datenbankfensters.
3. Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Schaltfläche Neu.
4. Wählen Sie Entwurfsansicht.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
6. Wählen Sie die Tabelle aus, die abgefragt werden soll.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
8. Falls die Abfrage mehr als eine Tabelle benötigt, wiederholen Sie die Schritte 6 und 7.
9. Wenn alle erforderlichen Tabellen hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Festlegen der Abfragefelder (QBE-Raster)

Oben sehen Sie die hinzugefügten Tabellen mit ihren Feldern. Unten befindet sich das QBE-Raster (Query By Example), in dem die Kriterien für die Abfrage angegeben werden müssen. Jede Spalte im QBE entspricht einem zu verwendenden Feld.

10. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der ersten Zeile und der ersten Spalte des Rasters, um eine Dropdown-Liste zu öffnen.
11. Wählen Sie das gewünschte Feld aus. Die zweite Zeile (Tabelle) zeigt die Namen der Tabelle an, zu der das Feld gehört.
12. Wiederholen Sie die Schritte 10 und 11 in der nächsten Spalte, um ein weiteres Feld auszuwählen.
13. Wiederholen Sie Schritt 12, bis alle erforderlichen Felder im Raster enthalten sind.

Sortierung der Ergebnisse

Verwenden Sie die Zeile Sortieren, um anzugeben, ob die Datensätze in der Abfrage nach einem bestimmten Feld sortiert werden sollen. Klicken Sie dazu in der entsprechenden Spalte auf das Feld in der Zeile Sortieren und wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine aufsteigende oder absteigende Sortierreihenfolge.

Wenn Sie die Abfrage nach zwei oder mehr Feldern sortieren möchten, wiederholen Sie den Vorgang in den entsprechenden Spalten.

Anzeige von Feldern steuern

Verwenden Sie die Zeile Anzeigen (Show), um festzulegen, ob ein Feld in der Abfrage angezeigt werden soll. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Feld zur Auswahl oder Sortierung benötigen, es aber nicht im Endergebnis sichtbar sein soll.

Festlegen von Suchkriterien

Geben Sie die Suchkriterien in der Zeile Kriterien ein. Ein Suchkriterium ist eine Bedingung, die Datensätze erfüllen müssen, um in der Abfrage zu erscheinen. Ein Suchkriterium wird wie folgt definiert:

Kombination von Kriterien

• AND-Verknüpfung: Wenn sich Kriterien für mehrere Felder in der Zeile Kriterien befinden, wird das Ergebnis durch den Operator UND gebildet (alle Bedingungen müssen erfüllt sein).
• OR-Verknüpfung: Wenn Kriterien in separaten Zeilen der Zeile Kriterien aufgeführt sind, werden diese mit dem Operator ODER kombiniert (mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein).

Beispiele für Kriterien

Ein Suchkriterium kann eine Bedingung sein, z. B. Preis > 100 UND Preis < 1200, um nur Datensätze anzuzeigen, deren Preis zwischen 101 und 1199 liegt.

Wenn in der Zeile Kriterien Kriterien für mehr als ein Feld festgelegt werden, ergibt dies eine UND-Bedingung. Das folgende Beispiel zeigt Studenten aus Rosario, deren Geburtsdatum zwischen dem 01.01.1960 und dem 31.12.1969 liegt:

Auf die gleiche Weise werden Kriterien, die in separaten Zeilen aufgeführt sind, mit dem Operator ODER kombiniert.