Datenbankgrundlagen & Microsoft Access: Konzepte und Funktionen

Grundlagen von Datenbanken und Microsoft Access

Was ist eine Datenbank?

Eine Datenbank ist eine organisierte Sammlung von Informationen. Eine einfache Datei-Datenbank speichert alle Informationen in einer einzigen Tabelle. Gemeinsame Daten müssen für jeden Datensatz wiederholt werden.

Relationale Datenbanken

Eine relationale Datenbank verwendet mehrere Tabellen, die miteinander verknüpft sind. Dies ermöglicht die Speicherung von Informationen, sodass Daten aus einer Tabelle mit Daten aus einer anderen Tabelle verbunden sind.

Wichtige Datenbankobjekte und -komponenten

• Tabellen

  Tabellen sind die Grundlage einer Datenbank. Sie sammeln Datensätze in Zeilen und Spalten und speichern die Informationen, die für die Arbeit benötigt werden.

• Formulare

  Formulare dienen der Bildschirmpräsentation und der Verwaltung von Daten.

• Berichte

  Berichte fassen Daten aus Tabellen oder Abfragen zusammen, um Informationen in einem verständlichen und ansprechenden Format auszudrucken.

• Abfragen

  Abfragen werden verwendet, um spezifische Fragen an die Datenbank zu stellen und Informationen aus den gespeicherten Tabellen abzurufen.

• Makros

  Makros sind kleine Programme, die eine Abfolge von repetitiven Schritten automatisch ausführen.

• Module

  Module sind in VBA (Visual Basic for Applications) geschriebene Anwendungen, die die Automatisierung von Aufgaben in einer Datenbank ermöglichen.

Datentypen in Datenbanken

• AutoWert

  Ein AutoWert ist ein numerischer Wert, der beim Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch eingefügt wird. Standardmäßig erhöht er sich inkrementell und wird oft für Primärschlüsselfelder verwendet.

• Memo

  Ein Memo-Feld ist ein Datentyp, der dem Textfeld ähnelt, aber eine höhere Speicherkapazität für längere Texte bietet.

• Numerisch

  Ein Numerisches Feld speichert numerische Daten, die für mathematische Operationen verwendet werden können.

• Datum/Uhrzeit

  Ein Datums-/Uhrzeit-Feld wird verwendet, um Datums- und Uhrzeitangaben in Datensätzen zu speichern.

• Währung

  Ein Währungs-Feld ist für die Speicherung monetärer Werte vorgesehen.

• Ja/Nein

  Ein Ja/Nein-Feld ist ein Objekt, das zur Speicherung von binären Werten wie wahr/falsch, ja/nein, positiv/negativ verwendet wird.

• OLE-Objekt

  Ein OLE-Objekt (Object Linking and Embedding) ist ein Objekt, das in eine Microsoft Access-Tabelle verknüpft oder eingebettet ist. Es kann Informationen aus anderen Anwendungen enthalten.

• Hyperlink

  Ein Hyperlink-Feld speichert eine alphanumerische Kombination als Text, die als Hyperlink-Adresse fungiert.

• Nachschlage-Assistent

  Der Nachschlage-Assistent wird für dieses Feld verwendet, um einen Wert aus einer anderen Tabelle oder einer Liste von Werten über ein Listenfeld oder Kombinationsfeld auszuwählen.

• Anlagen

  Ein Anlagen-Feld ist eine Struktur zur Speicherung verschiedener Dokumenttypen in der Datenbank, ohne die Datenbankgröße übermäßig zu erhöhen.

Tabellen im Entwurfsmodus erstellen

Im Entwurfsmodus können Sie Tabellen erstellen, indem Sie die Namen der einzelnen Felder, den Datentyp und eine kurze Beschreibung des Inhalts festlegen.

Feldeigenschaften und ihre Bedeutung

• Primärschlüssel

  Der Primärschlüssel ist ein Feld (oder eine Kombination von Feldern) in einer Access-Tabelle, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert. Ein Primärschlüssel muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Er darf keine doppelten Werte enthalten.
  • Er darf keinen Nullwert annehmen.

• Feldgröße

  Die Feldgröße bestimmt die maximale Anzahl der Zeichen, die eingegeben werden können (z. B. zwischen 0 und 255 für Textfelder).

• Format

  Das Format legt fest, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken erscheinen (z. B. Schriftart, Größe, Farbe, Zahlenformat, Dezimalstellen).

• Dezimalstellen

  Die Dezimalstellen legen die Anzahl der Nachkommastellen fest, wenn der Datentyp Zahl, Währung oder AutoWert ist.

• Eingabemaske

  Eine Eingabemaske steuert, wie Informationen eingegeben werden. Sie erzwingt ein einheitliches Datenformat und reduziert die Fehleranfälligkeit.

• Titel

  Der Titel ist eine Beschriftung, die in Berichten und Formularen angezeigt wird.

• Standardwert

  Der Standardwert ist der Wert, der automatisch in ein Feld eingefügt wird, wenn kein anderer Wert angegeben wird.

• Gültigkeitsregel & Gültigkeitstext

  Eine Gültigkeitsregel ist ein Ausdruck, der die zulässigen Werte für ein Feld begrenzt. Der Gültigkeitstext ist die Meldung, die angezeigt wird, wenn ein ungültiger Wert eingegeben wird, d.h., wenn der Wert die Gültigkeitsregel nicht erfüllt.

• Erforderlich

  Wenn Sie Ja wählen, wird die Eingabe von Daten in diesem Feld obligatorisch; es darf nicht leer bleiben.

• Null-Länge zulassen

  Null-Länge zulassen ermöglicht das Speichern von leeren Zeichenfolgen (Zeichenfolgen der Länge Null).

• Indiziert

  Indiziert beschleunigt das Suchen und Sortieren von Daten sowie Abfragen, die dieses Feld verwenden, obwohl es zusätzlichen Speicherplatz benötigt.

• Unicode-Komprimierung

  Unicode-Komprimierung ist ein globaler Standard für die Computerkommunikation. Wenn diese Option auf Ja gesetzt ist, werden die Daten komprimiert gespeichert.

Beziehungen zwischen Tabellen

Eins-zu-Eins (1:1)

Eine Eins-zu-Eins-Beziehung besteht, wenn ein Datensatz in Tabelle 1 genau einem Datensatz in Tabelle 2 zugeordnet ist und umgekehrt.

Beispiel: Tabelle 1: Personen (Namen) und Tabelle 2: Personalausweise (ID). Jede Person hat genau einen Personalausweis, und jeder Personalausweis gehört genau einer Person.

Eins-zu-Viele (1:N)

Eine Eins-zu-Viele-Beziehung bedeutet, dass ein Datensatz in Tabelle 1 mit mehreren Datensätzen in Tabelle 2 verknüpft sein kann, aber jeder Datensatz in Tabelle 2 nur einem Datensatz in Tabelle 1 zugeordnet ist.

Beispiel: Tabelle 1: Fußballmannschaften und Tabelle 2: Spieler. Jede Mannschaft hat mehrere Spieler, aber jeder Spieler gehört nur zu einer Mannschaft.

Viele-zu-Viele (N:M)

Eine Viele-zu-Viele-Beziehung liegt vor, wenn ein Datensatz in Tabelle 1 mit mehreren Datensätzen in Tabelle 2 verknüpft sein kann und umgekehrt.

Beispiel: Tabelle 1: Filmtitel und Tabelle 2: Schauspieler. Jeder Film hat mehrere Schauspieler, und jeder Schauspieler spielt in mehreren Filmen mit.

Filter in Datenbanken

Ein Filter ist eine Einschränkung, die auf eine Tabelle angewendet wird, um nur eine bestimmte Teilmenge von Datensätzen anzuzeigen. Dies erleichtert das Lesen und die Auswertung spezifischer Informationen. Beim Festlegen eines Filters entscheiden Sie, welche Kriterien ein Datensatz erfüllen muss, um angezeigt zu werden.

Zweck von Filtern

• Spezifische Informationen in einem Datensatz zu identifizieren.
• Mit einer bestimmten Auswahl von Datensätzen zu arbeiten.
• Nur die Datensätze zu drucken, die Sie interessieren.