Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen: Archivierung & Rechtliche Aspekte

Dokumentenersetzung und Medienmigration

Derzeit werden neue Technologien wie die vorgestellte Lösung eingesetzt, um das Aussondern von Mikrofilmen und das Scannen von Dokumenten zu vermeiden. Der Versuch, das Platzproblem problematischer Akten zu lösen, ist verständlich. Bedenken Sie jedoch, dass die Ersetzung von Datenträgern durch andere Medien (optische, magnetische usw.) nur dann sinnvoll ist, wenn die Dokumente tatsächlich angefordert werden. Sie ist jedoch nicht praktikabel für wertlose und unbrauchbare Dokumentation, die niemals konsultiert wird.

Wenn Sie eine Migration dieser Art durchführen möchten, ist es entscheidend, nur jene Dokumente zu identifizieren und auszuwählen, die ihren Sinn verloren haben und gelöscht werden können. Sowohl die Digitalisierung als auch die Mikrofilmierung sind sehr kostspielig:

• Materialkosten
• Einrichtungen
• Personal
• Ausrüstung

Bedenken Sie auch, dass die Lebensdauer von optischem und magnetischem Material ungewiss ist. Dies erfordert aufeinanderfolgende Substitutionen auf modernere Medien und die Anpassung der Lesegeräte.

Rechtliche Bestimmungen zur Archivierung

Das spanische Gesetz 13/1985 über das historische Erbe regelt die Übertragung und Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen. Es sieht eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren für aktive Verwaltungsakten und 50 Jahren für Zwischenarchive (Verbindlichkeiten) vor. Nach 50 Jahren werden die historischen Akten dauerhaft archiviert.

Falls eine Institution ihre historischen Dokumente nicht ausreichend schützen kann, ist sie rechtlich verpflichtet, diese durch Übergabe an ein allgemeines Archiv zu übertragen. Ein Beispiel hierfür sind die historischen Provinzarchive.

Lebenszyklus klinischer Akten

Die Erhaltung und Übertragung klinischer Dokumente unterscheidet sich wesentlich von den Bestimmungen des spanischen Gesetzes für Verwaltungsakten. Sie unterliegt spezifischen Variablen, die die berücksichtigte Bevölkerung, die Art, den Betrieb und die Infrastruktur des Krankenhauses definieren. Die Übertragung klinischer Unterlagen an historische Provinzarchive ist im Land keine gängige Praxis. Das Aussondern von Dokumenten wird aufgrund fehlender spezifischer Rechtsvorschriften in der Regel nicht durchgeführt.

In den meisten Fällen können Gesundheitszentren daher ihre Papierdokumente aufgrund von Platz- und Ressourcenbeschränkungen nicht unbegrenzt speichern. Um dieses Problem zu beheben, werden derzeit zwei Arten von Maßnahmen ergriffen:

1. Outsourcing an externe Unternehmen, die für die Erhaltung und Archivierung historischer Verbindlichkeiten zuständig sind.
2. Miniaturisierung medizinischer Aufzeichnungen in Form von Mikrofilmen oder Scannen der Dokumente aus der Patientenakte (HC). In der Regel werden diese Datensätze in Archiven und Altlasten hinterlegt.

Die hohen Kosten der zweiten Option führen dazu, dass Gesundheitszentren ihre Altlasten vorzugsweise auslagern.

Lebenszyklus klinischer Aufzeichnungen

1 Aktive und inaktive Patientenakten

Je nach Nützlichkeit und Nutzungshäufigkeit wird davon ausgegangen, dass die Patientenakten (HHCC) der in einem Gesundheitszentrum behandelten Patienten aktiv oder inaktiv sein können.

Aktive Akten sind solche, bei denen der Patient das Gesundheitszentrum aktuell besucht oder behandelt wird und somit Informationen generiert, die in seiner medizinischen Akte aufgezeichnet werden. Auch Akten, die für Forschung und Lehre angefordert werden, gelten als aktiv, selbst wenn der Patient das Zentrum nicht mehr besucht oder verstorben ist.

Inaktive Akten gehören zu Patienten, die über einen längeren Zeitraum keine medizinische Aktivität hatten und daher keine neuen Informationen in ihrer medizinischen Akte generiert wurden. Auch Patientenakten von verstorbenen Patienten, die nicht für Forschung und Lehre angefordert werden, gelten als inaktiv.