Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen: Mikroverfilmung und Digitalisierung

5 Der Prozess der Bewertung, Auswahl und Zerstörung von Frachtbriefen

Der Prozess der Bewertung, Auswahl und Zerstörung von Frachtbriefen muss vor der Medienänderung in eine andere Form erfolgen. Die Welt der Gesundheit nutzt zwei verschiedene Techniken: Mikroverfilmung, die Mikrofilm oder digitale Unterstützung verwendet, und Digitalisierung, die Platten und optische/magnetische Datenträger nutzt.

Vor der Änderung des Mediums und vor dem Abschluss der Vernichtung sollte geprüft werden, ob die Unterlagen korrekt nach den geltenden Regeln sortiert sind und ob die zu scannenden oder zu verfilmenden Dokumente den Anforderungen entsprechen. Sobald das Medium gewechselt wurde, müssen die Originale unverzüglich vernichtet werden.

Die Beseitigung von Dokumenten erfolgt nicht, wenn Miniaturisierungstechniken als Sicherung für Papier verwendet werden. Bei der Verwendung von Ersatzmedien ist die Gesetzgebung bezüglich der Originale oft unklar. Dokumente, die nicht verfilmt oder digitalisiert wurden, haben keinen rechtlichen Wert mehr, da neue Technologien Änderungen der Informationen ermöglichen, die elektronisch gespeichert werden.

Mikroverfilmungsprozess

• Mikrofilm: Belichtung von Dokumenten auf Mikrofilm.
• Verarbeitung: Die Verarbeitung des Films für Lesbarkeit und Erhaltung (Entwicklung, Fixieren, Waschen und Trocknen).
• Schnitt: Präsentation des Mikrofilms in einem bestimmten Format (Kassette, Rolle, Mikrofiche, Jacket...).

Die Präsentationen des Mikrofilms sind vielfältig. In der Welt der Medizin werden folgende verwendet:

• Roll-Film: 35mm-Filme können für Röntgenbilder verwendet werden, oder 16mm-Filme für klinische Dokumentation auf Papier. Die Rollen werden nacheinander aufgelistet und geordnet gespeichert. Innerhalb jeder Rolle hat jedes Bild eine bestimmte Position, die in der Datenbankdatei für spätere Referenzen gespeichert wird.
• Mikrofiche: Mikrofiche sind Blätter von 15x9 cm. Das Dokumentenverfolgungssystem ist dasselbe wie im vorherigen Fall.
• Jacket: Dies ist ein Paket, das aus 2 Bögen dünner Kunststofffolien besteht, die miteinander verschweißt sind. Sie werden im Allgemeinen für die Präsentation von Röntgenstrahlen verwendet.

Um einen Mikrofilm zu finden, sucht man die Filmrolle, die ihn enthält. Die Rolle wird in ein Lesegerät eingelegt. Über eine Tastatur gibt man die Position des Dokuments ein. Das Dokument wird automatisch angezeigt, und eine Kopie kann auf Papier ausgedruckt werden.

B-SCANNING (Digitalisierung)

Die Digitalisierung wandelt ein Dokument auf Papier in eine computerlesbare Datei um. Hierfür wird ein Scanner benötigt, um Bilder aufzunehmen, und ein Computer zur Anzeige, Bearbeitung und Speicherung auf magnetischen Datenträgern (Festplatten) oder optischen Datenträgern (CD oder DVD) mit hoher Speicherkapazität.

Die meisten Benutzer speichern die Daten auf optischen Medien wie CDs oder DVDs, die nacheinander aufgelistet und sauber gehalten werden. Im EDV-System der Krankenhausdatenbank und über das Dateimanager-Programm wird die digitalisierte klinische Akte (HC) auf der CD oder DVD referenziert, die sie enthält.

Wenn Ihre klinische Akte angefordert wird, suchen Sie die CD oder DVD, auf der sie gespeichert ist. Diese wird mit dem Computer über die entsprechende Software gelesen, und eine Kopie kann mit dem Drucker ausgedruckt werden.

6 Outsourcing von klinischen Archiven

Outsourcing ist ein Management-Tool, das zunehmend in Organisationen des Gesundheitswesens eingeführt wird. Es bedeutet die Auslagerung von Dienstleistungen, die zuvor intern erbracht wurden. Im Falle von notwendigen Archiven wird ein externes Unternehmen beauftragt, die klinischen Akten (HHCC) zu speichern und auf Anfrage zu verwalten. Dabei wird die Sicherheit gewährleistet und der Status sowie die Erhaltungsbedingungen überwacht.

Die letzte Verantwortung für die Dokumente liegt weiterhin bei den klinischen Aufzeichnungen des Gesundheitswesens. Der Subunternehmer trifft keine Entscheidungen über die Dokumentation, die ihm zur Aufbewahrung überlassen wurde.

Normalerweise werden Verbindlichkeiten und historische Akten ausgelagert, obwohl es auch Fälle gibt, in denen der gesamte Archivdienst ausgelagert wird. Die klinischen Akten (HHCC) werden telefonisch, per Fax oder E-Mail angefordert und vom Auftragnehmer innerhalb von 2 bis 48 Stunden, je nach Dringlichkeit, bearbeitet.

Bei der Entscheidung zur Auslagerung des Archivs muss ein Protokoll erstellt werden, das Folgendes ermöglicht:

• Auswahl der Dokumente, die als aktiv oder inaktiv betrachtet werden sollen (oder nach anderen Kriterien des Zentrums).
• Erstellung einer Liste der zu übertragenden Dokumente.
• Entwurf eines Handbuchs mit Verhaltensregeln, das alle Informationen über die Zuständigkeit des Gesundheitswesens und des Unternehmens enthält.
• Erstellung einer Aufzeichnung der Übertragung mit Zeugen für die Auslieferung aus dem Dokumentationszentrum.