Effektive Besprechungen: Planung, Durchführung & Problemlösung

Geschrieben am 26. Juni 2025 in Deutsch mit einer Größe von 5,5 KB

Effektive Besprechungen: Ein umfassender Leitfaden

Eine Besprechung durchläuft typischerweise folgende Phasen:

Einberufung: Der „Call“ zur Besprechung.
Begrüßung und Kontaktaufnahme: Schaffung einer angenehmen Atmosphäre.
Problemstellung: Klare Definition des zu besprechenden Themas.
Diskussion von Alternativen: Erörterung möglicher Lösungsansätze.
Diskussion und Abschluss der Protokollierung: Festhalten der Ergebnisse und Entscheidungen.
Folgevereinbarungen: Festlegung von nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten.

Bei der Vorbereitung eines Treffens ist Folgendes zu beachten:

Der Führungsstil beeinflusst maßgeblich die Art und den Erfolg einer Besprechung.

Für eine erfolgreiche Besprechung sind folgende Grundlagen essenziell:

Rollenklarheit: Vermeiden Sie Rollenkonflikte.
Konstruktive Kritik: Kritik sollte stets konstruktiv sein.
Aktives Zuhören: Es ist wichtig, aktiv zuzuhören.
Wiederholung zur Klärung: Argumente können zur Klärung und Stärkung wiederholt werden.
Selektive Zusammenfassung: Wichtige Punkte selektiv zusammenfassen.

Eine Besprechung ist der Ort, an dem Wissen aller Mitglieder überprüft, geändert und erweitert werden kann.

Besprechungen dienen verschiedenen Zielen:

Partner entwickeln Ideen und Ansichten, die dem neuen Chef bei der Entscheidungsfindung dienen.
Eine gute Gelegenheit für gegenseitige Information.
Mitarbeiter erhalten ein besseres Verständnis der Entscheidungen des Chefs.
Gruppenmitglieder äußern ihre Ideen offen, um ein schlechtes soziales Klima zu vermeiden.
Motivation der Teammitglieder und Identifikation mit den Idealen und Zielen des Unternehmens.

Ein effektiver Koordinator zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

Der Koordinator sollte dogmatische, ablehnende, destruktive und autoritäre Merkmale vermeiden.

Es gibt zwei Hauptarten von Koordinatoren: den autoritären und den demokratischen.

In Besprechungen können folgende Probleme auftreten:

Niemand bricht das Schweigen.
Jemand bittet um Klärung der Tagesordnung oder bringt eine weitere Tatsache ein.
Jemand flüstert einem anderen zu.
Ein Teilnehmer bringt eine Vielzahl von Argumenten vor.
Jemand ist abgelenkt.
Ein Mitglied beteiligt sich nicht.
Ein Teilnehmer hört nicht auf zu reden oder ist ein Störenfried.
Jemand zeigt offene Gesten der Ablehnung oder Skepsis.
Das Team wiederholt dieselbe Idee und es entsteht ein Gefühl der Stagnation.
Die Diskussion dreht sich nur um negative Argumente.
Zwei Teilnehmer geraten in ein persönliches Gespräch oder Streit.
Ein Teilnehmer dominiert die Diskussion und stört systematisch die anderen.
Müdigkeit kommt auf.
Die Diskussion springt von einem Punkt zu einem anderen Thema.
Die Situation wird schwierig und klärt sich nicht auf.
Es gibt Entmutigung und Desorientierung.

In Besprechungen ist professionelle Arbeitsleistung entscheidend.
Besprechungen dienen dazu, zu informieren, anzubieten und zur Verfügung zu stellen. (Wahr/Falsch)
Entscheidungsbesprechungen haben den Zweck, Probleme zu analysieren und Lösungen zu finden.
Das Protokoll einer Besprechung dient dazu, zu informieren, zu überwachen und Ergebnisse festzuhalten.
Es ist ratsam, einen Zeitplan für Besprechungen einzuhalten, z.B. bis 12:30 Uhr.
Ein Koordinator für eine demokratische Besprechung zeichnet sich dadurch aus, dass er dem gesamten Team Informationen zugänglich macht.
Konstruktive Kritik ist nicht zentriert, nicht aufrichtig und nicht verletzend. (Wahr/Falsch)
Zu Beginn einer Besprechung, in der niemand spricht, sollte der Leiter das Problem furchtlos ansprechen und zur Diskussion stellen.