Effektive Besprechungen: Planung, Durchführung & Typen

Was ist eine Besprechung?

Gründe für Besprechungen im Arbeitsbereich:

• Lösung von Problemen zwischen Einzelpersonen oder Gruppen.
• Sammlung und Übermittlung von Informationen.
• Förderung des Austauschs und der Kontakte zwischen Mitarbeitern.
• Generierung von Ideen für Produkte oder Dienstleistungen.
• Entwicklung von Schulungen.
• Treffen von Entscheidungen.

Begriff und Merkmale von Besprechungen

Eine Besprechung wird definiert als ein Zusammentreffen von Personengruppen mit gemeinsamen Interessen, die sich vorübergehend an einem Ort versammeln, um Entscheidungen zu treffen, Informationen auszutauschen oder sich zu informieren.

Sie sind gekennzeichnet durch:

• Beteiligung einer Gruppe von Menschen.
• Bezug zu einem gemeinsamen Thema.
• Ist ein Prozess.
• Findet zu einem bestimmten Zeitpunkt statt.
• Benötigt einen geeigneten physischen Raum.

Wesentliche Elemente von Besprechungen

Vier wesentliche Elemente sind Bestandteil jeder Besprechung:

• Teilnehmer: Hierbei wird zwischen der Einberufung der Besprechung und der Teilnahme unterschieden.
• Ziel: Der Grund, warum die Besprechung organisiert wird.
• Zeit: Die Teilnehmer einer Besprechung verbringen gemeinsam Zeit.
• Ort: Besprechungen finden in einem physischen Raum statt, der unter Berücksichtigung der Entfernung und der räumlichen Gegebenheiten ausgewählt werden sollte.

Ziele und Themen von Besprechungen

• Ziel: Bezieht sich darauf, was durch die Besprechung erreicht werden soll.
• Thema: Bezieht sich auf die spezifische Fragestellung, die besprochen wird.

Arten von Besprechungen

Nach Teilnehmerzahl:

• Kleinere Besprechungen
• Größere Besprechungen

Nach Häufigkeit:

• Gelegentliche Besprechungen
• Regelmäßige Besprechungen

Nach Thema und Inhalt:

• Briefings:
  • Aufsteigend (Upward)
  • Absteigend (Downward)
  • Horizontal (Cross-functional)
• Besprechungen zur Entscheidungsfindung und Ideengenerierung.

Weitere Besprechungsarten:

• Strategische oder abteilungsübergreifende Besprechungen
• Teambesprechungen
• Unternehmensveranstaltungen

Wie organisiert man eine Besprechung?

1. Planung:

• Ziele festlegen.
• Notwendigkeit der Besprechung bewerten.
• Entscheiden, ob die Besprechung durchgeführt werden soll.

2. Vorbereitung:

• Programm/Agenda konkretisieren.
• Benötigte Dokumentation vorbereiten.
• Ort, Datum und Dauer festlegen.
• Einladungen versenden.

3. Durchführung:

• Erfordert eine gute Koordination und Moderation.

4. Protokollierung und Nachbereitung:

• Einen Besprechungsbericht oder Protokoll erstellen.

5. Bewertung:

• Wurden die gesteckten Ziele erreicht?