Effektive Geschäftskommunikation: Briefe & Umschläge

Grundlagen effektiver Geschäftskommunikation

Die wesentlichen Merkmale einer guten Geschäftskommunikation sind Klarheit, Prägnanz und Präzision. Es ist entscheidend, eine ausreichende Begründung der Themen zu liefern, ohne dabei überflüssige Kürzungen oder Wörter zu verwenden. Ziel ist es, eine Kommunikation zu gewährleisten, die präzise und verständlich ist.

Wichtige Richtlinien für die Textgestaltung

• Rechtschreibung und Grammatik: Vermeiden Sie jegliche Rechtschreib- oder Grammatikfehler.
• Wortschatz: Verwenden Sie einen breiten und angemessenen Wortschatz.
• Pleonasmen: Vermeiden Sie Wortwiederholungen und überflüssige Ausdrücke.
• Gerundium: Verzichten Sie auf den übermäßigen Gebrauch des Gerundiums (z.B. „gehend“, „seiend“) am Anfang und im Hauptteil von Geschäftsbriefen.

Umschläge: Typen und Merkmale

Umschläge gibt es in verschiedenen Ausführungen, wie klassische, amerikanische oder rechteckige Formate. Alle Typen weisen gemeinsame Merkmale auf, insbesondere hinsichtlich des Verschlusses der Klappe durch zwei unterschiedliche Systeme:

• Anfeuchten des Gummistreifens: Das erste System erfordert das Anfeuchten eines Gummistreifens.
• Klebestreifen mit Aufreißschlitz: Das zweite System verwendet einen Klebestreifen, oft ergänzt durch einen Aufreißschlitz, der die Vertraulichkeit des Inhalts gewährleistet. Letzteres erleichtert das Schließen und Öffnen des Umschlags erheblich.

Das Fenster im Umschlag

Wie der Name schon sagt, ist das Fenster ein offener, mit einer dünnen, transparenten Kunststofffolie bedeckter Bereich des Umschlags. Es befindet sich üblicherweise unten links oder rechts und dient dazu, die Empfängeradresse, die im Brief, auf der Rechnung oder einem anderen Dokument steht, sichtbar zu machen. Es gibt auch Doppelfenster-Umschläge, bei denen sowohl die Absender- als auch die Empfängerdaten im Dokument so platziert werden, dass sie genau in den jeweiligen Fensterbereichen erscheinen.

Der Geschäftsbrief: Aufbau und Gestaltung

Ein Geschäftsbrief kann handschriftlich oder am Computer erstellt werden. Bei der Computernutzung ist es wichtig, eine einfache, serifenlose Schriftart in normaler Größe zu wählen und diese durchgängig für den gesamten Brief zu verwenden. Der Text muss gut strukturiert sein und eine korrekte Verteilung aufweisen. Die Buchstabenkonturen sollten auf den ersten Blick klar erkennbar sein.

Seitenränder und Unterschrift

Es sind ausreichende Seitenränder einzuhalten:

• Linker Rand: 3 bis 4 cm
• Rechter Rand: 2 cm
• Unterer Rand: 2 cm

Die Unterschrift muss leserlich sein. Der Geschäftsbrief muss ohne Streichungen oder Korrekturen eingereicht werden.

Bestandteile eines Geschäftsbriefs

• Briefkopf

  Enthält Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website des Absenders.

• Empfängeradresse

  Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens oder der Person, an die der Brief gerichtet ist.

• Betreff

  Eine kurze und prägnante Angabe des Schreibgrundes und des Datums.

• Inhalt

  Beginnt mit der Anrede und umfasst den gesamten Haupttext des Dokuments. Der Text sollte so formatiert sein, dass die Empfängeradresse bei Verwendung eines Fensterumschlags genau im Fensterbereich erscheint.

• Schluss

  Besteht aus der Grußformel, der Unterschrift, gegebenenfalls einem Anlagenvermerk und einem Postskriptum (falls erforderlich).