Effektive Kommunikation: Anforderungen, Barrieren und Feedback-Strategien

Voraussetzungen für effektive Kommunikation: 6 Anforderungen

Um eine gute Kommunikation zu gewährleisten, müssen folgende sechs Anforderungen erfüllt sein:

1. Klare Kommunikation

   Nachrichten müssen übertragen werden, die verständlich und zugänglich für Empfänger unterschiedlicher Bildungs- und Reifegrade sind.

2. Präzise Kommunikation

   Die Angaben müssen korrekt und vollständig sein, um Kommunikationslücken zu vermeiden oder Misstrauen bei den Empfängern hervorzurufen.

3. Objektivität und Wahrhaftigkeit

   Die Informationen müssen wahrheitsgemäß und aufrichtig sein.

4. Rechtzeitigkeit

   Die Nachricht muss die Empfänger genau in dem Moment erreichen, in dem sie nützlich und notwendig ist.

5. Interesse wecken

   Die Kommunikation muss eine positive Reaktion und eine günstige Ausrichtung auf Einstellungs- oder Verhaltensänderungen bewirken.

6. Weite Verbreitung

   Informationen müssen alle Beteiligten in gleicher Weise und mit den gleichen Inhalten erreichen.

Spezifische Kommunikationsbarrieren

Im Kommunikationsprozess können verschiedene Schwierigkeiten auftreten, die zu Störungen führen. Es lassen sich vier Hauptbarrieren identifizieren:

1. Organisatorische und psycho-soziale Barrieren

Die erste Hürde entsteht oft durch die Komplexität der Organisationsstruktur und die übermäßige Anzahl hierarchischer Ebenen, die die Information durchlaufen muss. Dies kann zu einer erheblichen Verlangsamung der Übertragungsrate, Verzerrungen und sogar Unterbrechungen führen.

Zudem gibt es psycho-soziale Hürden, die den korrekten Empfang und die Interpretation der Nachricht beeinflussen. Die Machtbasis einer Organisation basiert oft auf der Position der Information, weshalb diejenigen, die sie besitzen, dazu neigen, sie zurückzuhalten oder zu speichern.

Andererseits führen Gleichgültigkeit, Misstrauen und mangelndes Interesse der Mitarbeiter und Nutzer – verursacht durch autoritäre Führung oder schlechte kommunikative Fähigkeiten der Manager – manchmal zu einer Duldung oder Ablehnung der adressierten Informationen.

2. Barrieren in der Aufwärtskommunikation

Nachrichten, die von Mitarbeitern an die Führung gesendet werden (Aufwärtskommunikation), sind seltener und meist von Auslassungen und Verzerrungen begleitet.

Die Erklärung hierfür liegt oft im Belohnungssystem von Unternehmen oder Organisationen, das positive Informationen über die Arbeit fördert, aber Beschwerden oder Kritik ignoriert oder sogar bestraft.

Diese Bedingungen verhindern eine ehrliche Aufwärtskommunikation, da eine Kultur des Misstrauens herrscht. Mitarbeiter fühlen sich gedemütigt oder abgelehnt, wenn sie Ideen, Vorschläge und Projekte zur Verbesserung einbringen, was ihre aktive Beteiligung verhindert (Stichwort: Burnout-Syndrom).

Durch diese Barrieren sind Menge und Qualität der Aufwärtskommunikation begrenzt. Dieses Phänomen hat negative Folgen für den reibungslosen Ablauf der Organisation, da die Führungsebene nicht die notwendigen Rückmeldungen erhält.

Dieser Zustand erschwert die Schaffung einer Harmonie zwischen den Zielen der Mitarbeiter und der Organisation.

3. Horizontale und Kanal-Barrieren

Ein weiterer wichtiger Blockadebereich ist die horizontale Information. Diese entsteht aufgrund des strukturellen Prinzips der Arbeitsteilung, das Rivalität und Konflikte zwischen verschiedenen Bereichen oder Abteilungen fördert.

Ein weiteres Hemmnis basiert auf dem jeweiligen Kanal und der Nachrichtenübertragung: Die Organisation verlangt oft, dass alle Informationen auf höhere Ebenen aufsteigen und erst dann zu den Abteilungen hinuntergeleitet werden.

Diese formale Struktur wird häufig für informelle Kommunikation genutzt.

4. Informelle Barrieren (Gerüchte)

Die wichtigste Barriere, die die Entwicklung von Informationssystemen durch informelle Kommunikation verhindert, ist die Entstehung von Gerüchten.

Ein Gerücht wird als Information definiert, die über informelle Kommunikationskanäle ohne feste Beweise für ihre Wahrheit oder Falschheit übertragen wird.

Strategien zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren

1. Nutzung von Feedback

   Viele Kommunikationsprobleme entstehen durch Missverständnisse. Diese Probleme können entschärft werden, wenn wir Feedback aktiv im Kommunikationsprozess nutzen.

2. Vereinfachung der Sprache

   Der Sender muss die Botschaft klar und verständlich strukturieren, sodass die Sprache mit den Empfängern kompatibel ist. Effektive Kommunikation wird nur erreicht, wenn die Nachricht empfangen und verstanden wird.

3. Aktives Zuhören

   Aktives Zuhören ist die bewusste Suche nach dem Sinn dessen, was jemand sagt. Es erfordert eine geistige Anstrengung. Aktives Zuhören funktioniert besser, wenn der Empfänger Empathie mit dem Sender entwickelt.

4. Objektive und rationale Kommunikation

   Wir sollten immer versuchen, objektiv und rational zu kommunizieren. Emotionen können die Übertragung stark beeinflussen. Wenn wir verärgert sind, neigen wir dazu, die Botschaften, die wir erhalten, falsch zu interpretieren oder unsere eigenen Anliegen nicht klar und entschieden auszudrücken.

Feedback: Definition und Funktion

Feedback ist die Antwort, die der Empfänger auf die Kommunikationshandlungen des Senders gibt. Wenn wir die Kommunikation betrachten, die eine Reduktion oder Ablenkung von der Nachricht erzeugen kann, sehen wir, wie wichtig es ist, dass:

• Was zu 100 % gemeint ist,
• nur zu 10 % reproduziert wird.

Feedback ist die Rückmeldung oder Reaktion des Empfängers. Ohne eine Antwort des Empfängers, die anzeigt, dass die Nachricht verstanden wurde, wäre die Kommunikation unvollständig. Durch Feedback werden die Funktionen von Sender und Empfänger ausgetauscht.

Feedback kann als Regelkreis verstanden werden: Eine Person informiert und erhält von anderen die Bestätigung, dass sie verstanden wurde und wie ihr Verhalten wahrgenommen wird.

Dies ermöglicht uns, unsere Schlussfolgerungen über die Empfänger zu korrigieren.

In zwischenmenschlichen Beziehungen weichen wir manchmal von unserem Ziel ab. Feedback ist eine Möglichkeit, uns zu helfen, unser Verhalten zu überdenken und die Möglichkeit von Veränderungen zu schaffen.

Das Problem ist, dass Feedback missverstanden werden kann, wenn die Informationen, die wir von unserem Partner erhalten, nicht richtig interpretiert werden und somit die Kommunikation verwirrt wird. Manchmal reicht es aus, eine einfache Frage zu stellen, um dies zu vermeiden.

Direktes und Indirektes Feedback

Feedback kann direkt oder indirekt sein.

Direktes Feedback bezieht sich auf Kritik und Korrekturen, die direkt an andere gerichtet werden. Damit es nützlich ist und verwendet werden kann, muss es etwa 10 Bedingungen erfüllen:

1. Intention zu helfen: Die Absicht muss sein, zu helfen.
2. Vergleiche und Grafiken: Muss an das Verständnis des anderen angepasst sein.
3. Konfidenzniveau: Muss Vertrauen schaffen.
4. Beschreibung: Sollte beschreibend sein (keine wertenden Urteile, damit die andere Person keine offensive Haltung einnimmt).
5. Umsetzbarkeit: Muss leicht zu befolgen sein (z. B. Betonung auf konkrete Schritte).
6. Anpassung: Muss an die Situation angepasst sein.
7. Nutzen: Muss einen klaren Nutzen haben.
8. Petition (Anfrage): Der Empfänger sollte selbst um den Bericht bitten, da er am meisten betroffen ist.
9. Rechtzeitigkeit: Das Feedback sollte zum gegebenen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden.
10. Kontinuierliche Überprüfung: Muss ständig überprüft werden, um eine gute Kommunikation zu gewährleisten.