Effektive Meetings: Planung, Durchführung und Optimierung

Meeting-Effektivität: Ein Leitfaden

Meeting-Definition: Ein Treffen von Personen am Arbeitsplatz zur Diskussion spezifischer Arbeitsaspekte.

Wichtige Hinweise: Die Teilnahme von mindestens zwei Personen ist erforderlich. Eine gute Vorbereitung (Zeit und Motivation der Teilnehmer), ein geeigneter Ort, ein gemeinsames Diskussionsthema, Entscheidungsfindung und Informationsaustausch sind essenziell.

Elemente von Arbeitstreffen

Allgemeine Überlegungen:

• Teilnehmer: Die Anzahl bestimmt den Raum.
• Zeitdauer: Maximal 90 Minuten, da die Produktivität danach sinkt. Berücksichtigen Sie auch die Anreisezeit.
• Ort: Die Größe des Raumes sollte der Teilnehmerzahl entsprechen (z.B. kleiner Raum für 3 Personen, großer Raum für 80 Personen).
• Ziel und Zweck: Was soll nach dem Meeting erreicht werden?

Die Wirksamkeit von Meetings

• Notwendigkeit: Ein Meeting sollte nur stattfinden, wenn es wirklich notwendig ist.
• Vorbereitung: Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg.
• Aktionsplan: Das Meeting sollte zu konkreten Maßnahmen führen.

Arten von Meetings

Alle Meetingarten können sich überschneiden.

Zweck und Ziel

• Informativ: Vermittlung von Informationen.
• Beratend/Deliberativ: Diskussion von Problemen und Lösungsfindung.
• Schulung: Weiterbildung der Mitarbeiter.
• Entscheidungsfindung: Treffen von Entscheidungen.

Hinweis: Beratungs-, Deliberativ- und Entscheidungsfindungsmeetings sind oft eng miteinander verbunden, ebenso wie informative und schulende Meetings.

Anzahl der Teilnehmer

• Kleine Gruppe: 2 bis 7 Teilnehmer, hohe Beteiligung und Zusammenarbeit.
• Mittelgroße Gruppe: 8 bis 20 Personen.
• Große Gruppe: 20 bis 40 Personen.
• Versammlung: 40+ Personen.

Inhalt und Gegenstand

• Informationsfluss: Absteigend, aufsteigend oder horizontal.
• Privat oder öffentlich: Vertrauliche Informationen für eine kleine Gruppe oder öffentliche Informationen für viele.
• Formell oder informell: Geplante Treffen mit einem bestimmten Zweck oder ungezwungene Treffen ohne festen Zweck.

Häufigkeit

• Regelmäßig: Wiederkehrende Treffen (wöchentlich, täglich etc.).
• Kontinuierlich: Treffen über einen bestimmten Zeitraum (z.B. Schulungen).
• Sporadisch: Gelegentliche Treffen ohne festen Zeitplan.

Weitere Kriterien

• Teambildung: Meetings zur Stärkung des Teamgeistes.
• Arbeitsgruppen-Meetings: Treffen zu Beginn oder am Ende einer Arbeitsphase.
• Firmenveranstaltungen: Von Unternehmen organisierte Treffen.

Merkmale der Teilnehmer

• Besucher: Passive Teilnahme, möglicherweise mit persönlichen Interessen.
• Moderator: Leitet die Agenda, organisiert, fördert Konsens, ist neutral, bestimmt Redner, wählt Protokollführer und sorgt für einen roten Faden.

Phasen eines Meetings

• Planung: Ist das Meeting notwendig? Ziele festlegen.
• Vorbereitung: Zeit begrenzen (max. 90 Minuten), Agenda festlegen.
• Durchführung: Moderator leitet, kontrolliert Zeit und Agenda.
• Nachbereitung: Vereinbarungen verfolgen und umsetzen.

Situationen, die Meetings behindern

Falsche Standortwahl, mangelndes Engagement, geringe Kooperationsbereitschaft, zu lange Dauer, fehlende Agenda-Kontrolle, mangelnde Umsetzung von Vereinbarungen.