Effektive Schriftliche Kommunikation: Leitfaden für Geschäftsbriefe und Medien

Schriftliche Kommunikation: Definition

Schriftliche Kommunikation ist die Übertragung von Nachrichten durch das geschriebene Wort.

Wesentliche Merkmale der schriftlichen Kommunikation

• Latente Kommunikation
• Schriftliche Mitteilungen erlauben keine sofortige Reaktion.
• Für den Verfasser ist es schwieriger, Ideen, Beschreibungen usw. schriftlich auszudrücken.
• Ermöglicht gleichzeitige Kommunikation: Viele Menschen können dieselbe Botschaft empfangen.
• Benötigt Ausarbeitung der Botschaft: Der Verfasser kann den Text entwickeln, ändern oder neue Elemente hinzufügen und hat Zeit zum Nachdenken.
• Unpersönliche Botschaft
• Dauerhaftigkeit (Permanenz): Dies ist die wichtigste Funktion. Nachrichten bleiben erhalten, solange das Trägermedium sie speichert.

Leitlinien für eine gute schriftliche Mitteilung (STANDARD)

• Klarheit des Zwecks: Alle Dokumente müssen die Bedürfnisse erfüllen, für die sie geschrieben werden. Es muss klar sein, was und warum geschrieben wird.
• Fokus auf die Botschaft: Der Verfasser muss Ideen kurz und klar ausdrücken, um eine gute Aufnahme durch den Empfänger zu gewährleisten.
• Zielgruppenbewusstsein: Die Art der Kommunikation unterscheidet sich je nachdem, ob Sie an einen Kollegen, einen Vorgesetzten oder einen Kunden schreiben.
• Grammatik und formale Darstellung: Die Sprache sollte klar, der Situation angepasst, grammatisch korrekt und ansprechend in der Präsentation sein.
• Prägnanz: Ideen präzise mit einem Minimum an Worten ausdrücken.

Erstellung eines Geschäftsbriefs

Der Geschäftsbrief ist ein schriftliches Dokument, das eine Person oder Firma an eine andere sendet, um Handelsfragen zu behandeln. Er ist eines der am häufigsten von Unternehmen genutzten Kommunikationsmittel. Für eine perfekte Gestaltung sind primär zwei Aspekte zu beachten: Präsentation und Inhalt.

Präsentation

Die Präsentation ist der erste Eindruck für den Empfänger. Besondere Sorgfalt ist geboten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Für eine gute Präsentation sollte der Verfasser folgende Punkte berücksichtigen: Papier, Farbe, Ränder und Abstände, Ästhetik, Lesbarkeit.

Inhalt

Der Inhalt besteht aus drei Hauptteilen: Kopf, Körper und Schluss.

Kopf (Header)

Der Kopf ist eine Gruppe von Wörtern oder Formeln, die einen Brief einleiten und den oberen Bereich des Papiers einnehmen. Er beinhaltet folgende Elemente:

• Vollständiger Name der Person oder des Unternehmens/der Agentur, die den Brief sendet.
• Logo oder Vertreter.
• Art des Unternehmens.
• Vollständige Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, etc.
• Weitere relevante Informationen wie die NIF (Steueridentifikationsnummer).
• Empfänger: Informationen über die Person, an die der Brief gerichtet ist, z.B. vollständiger Name oder Firma, vollständige Anschrift.
• Datum: Zeigt den Ort, von dem aus der Brief geschrieben wird, sowie Tag, Monat, Jahr.
• Referenz.
• Betreff: Ein oder zwei Worte, die das Hauptthema des Briefes bekannt geben.
• Anrede: Ziel ist es, den Brief mit einem kurzen, einfachen und höflichen Satz zu beginnen. Sie wird linksbündig gesetzt.

Körper (Body)

Der Körper ist der Hauptteil des Schreibens und enthält den eigentlichen Inhalt des Briefes. Er nimmt die zentrale Rolle ein und besteht aus drei Teilen:

• Einleitung: Ziel ist es, das Interesse des Empfängers zu wecken.
• Darstellung: Hier werden die Fakten und Argumente dargelegt.
• Abschluss des Hauptteils: Der letzte Absatz, der die im Text ausgedrückten Gedanken zusammenfasst.

Schluss (Closing)

Der Schluss ist der letzte Teil des Briefes und besteht aus:

• Verabschiedung: Muss die gleichen Merkmale wie die Anrede aufweisen: Kürze, Einfachheit, Aufmerksamkeit und Respekt.
• Unterschrift: Briefe sind ohne sie nicht gültig. Der Unterzeichner übernimmt die Verantwortung für den Inhalt.
• Anlagenverzeichnis: Wird hinzugefügt, wenn dem Schreiben Dokumente wie Rechnungen, Kataloge usw. beigefügt sind.
• Nachtrag (P.S.): Wird verwendet, um eine wichtige, vergessene oder klärende Detail hinzuzufügen.

Arten von Geschäftsbriefen

• Einführungsbrief: Wird von Unternehmen verwendet, die sich neu etablieren, ihre Produkt- oder Dienstleistungspalette erweitert oder Änderungen (z.B. Adresse, Telefonnummer) vorgenommen haben.
• Anfrage- und Antwortschreiben: Für Informationsanfragen und deren Beantwortung.
• Angebotsbrief: Begleitet ein Angebot, insbesondere wenn dieses kurz ist und als Anlage beigefügt wird.

Meistgenutzte Medien für die Business-Kommunikation

• Telefon.
• Fax: Bietet den Vorteil der Übertragung aller Arten von Dokumenten, nicht nur Text.
• Video: Einer der Vorteile ist die Möglichkeit von Videokonferenzen, die es Teilnehmern an verschiedenen Orten ermöglichen, an Besprechungen teilzunehmen.
• Internet: Ermöglicht das Senden großer Informationsmengen in kurzer Zeit und überall auf der Welt. Die angebotenen Dienste umfassen:
  • E-Mail (zum Senden und Empfangen von Nachrichten zwischen Computern).
  • Datenbanken.
  • Homebanking-Dienste (ermöglicht den Anschluss an Bankcomputer und die Durchführung verschiedener Transaktionen).
  • Online-Shopping, Publikationen, Foren und Videokonferenzen.