Effektives Projektmanagement: Planung, Ressourcen & Organisation

Grundlagen des Managements

Management ist die Kunst der Integration von Planung, Organisation, Führung, Überwachung und Bewertung eines Werkes.

Planung im Projektmanagement

Planung ist die Vor-Implementierungsphase eines Projekts. Sie erfordert ein detailliertes Wissen über das Umfeld, in dem die Projektaktivitäten stattfinden werden. Ziel ist es, die notwendigen betrieblichen Abläufe zu organisieren und zu entwickeln, um einen reibungslosen Verlauf und den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten.

Ziele und Elemente der Planung

• Die Festlegung von Zielvorgaben oder Zielen, die erreicht werden sollen.
• Die Festlegung des besten Verfahrens zur effektiven Zielerreichung.
• Das Setzen von Fristen für jede Projektphase.
• Die Bestimmung der benötigten Ressourcen für die Projektphasen.
• Die Definition von Standard-Bewertungs-Checkpoints.

Grundprinzipien der Planung

• Vorbeugende Maßnahmen: Keine Improvisation.
• Kreative Tätigkeit: Entwicklung verschiedener Alternativen zur optimalen Zielerreichung.
• Faktenbasierung: Nutzung relevanter Hintergrundinformationen und Daten für Alternativen.
• Teamwork: Besonders wichtig bei komplexen Aufgaben.

Ressourcenmanagement im Projekt

Personalressourcen

• Anzahl der benötigten Mitarbeiter und die vom Unternehmen für diese Fälle genutzte Belegschaft.
• Erforderliche Qualifikationen und Eigenschaften der Mitarbeiter.
• Ideale Vergütung.
• Notwendigkeit von Unteraufträgen.

Materialressourcen

• Welche Materialien werden verwendet?
• Benötigte Mengen.
• Zeitpunkt der Verwendung.
• Verfügbarkeit und kostengünstigste Optionen.

Maschinen, Geräte und Zubehör

• Welche Ausrüstung, Werkzeuge oder Maschinen werden benötigt?
• Zeitpunkt der Verwendung.
• Verfügbarkeit.

Raum und Fläche

• Verfügbarer Bereich.
• Benötigter Raum.
• Optimale Verteilung der Ressourcen im Bereich.

Zeitmanagement

• Frist für die Arbeit.
• Interne Registrierungsfristen für solche Arbeiten.
• Jahreszeit der Projektumsetzung.

Kostenmanagement

• Budget für die Arbeit.
• Möglichkeiten zur Kostensenkung und Gewinnmaximierung.

Definition eines Projekts

Ein Projekt ist eine genau definierte Abfolge von Ereignissen mit einem identifizierten Anfang und Ende, die auf das Erreichen eines klaren Ziels ausgerichtet ist. Die Verantwortung des Projektleiters besteht darin, das Projekt innerhalb der festgelegten Parameter wie Zeit, Kosten und Ressourcen zum Ziel zu führen, während die spezifizierte Qualität beibehalten wird. Ein Projekt unterscheidet sich von einem Prozess dadurch, dass es immer einen Punkt gibt, an dem ein Projekt abgeschlossen ist und sein Ziel erreicht hat.

Merkmale eines Projekts

• Es hat eine einzigartige Reihe von Zielen, die es zu erreichen gilt.
• Es hat eine begrenzte Dauer und ein definiertes Ende.
• Es verfügt über eigene budgetäre Mittel.
• Es integriert eigene Materialien und Maßnahmen aus allen betroffenen Unternehmensbereichen.

Das Projekt-Dreieck

Das Projekt-Dreieck ist ein Projektmanagement-Modell, in dem Zeit, Kosten und Umfang als die drei Seiten eines Dreiecks dargestellt werden. Änderungen an einer Seite beeinflussen mindestens eine der beiden anderen Seiten.

Vision des Projektmanagements

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um deren Anforderungen und Ziele zu erfüllen. Dazu müssen wir den Bedarf ermitteln, klare und realisierbare Ziele setzen, die konkurrierenden Ansprüche an Qualität, Umfang, Zeit und Kosten ausgleichen und die Spezifikationen, Pläne und Konzepte an die verschiedenen Anliegen und Erwartungen anpassen.

Wissensbereiche des Projektmanagements

Die neun Wissensbereiche des Projektmanagements sind:

1. Integration
2. Umfang (Scope)
3. Zeitpläne (Termine)
4. Kosten
5. Qualität
6. Personalressourcen
7. Kommunikation
8. Risiken
9. Beschaffung (Procurement)

Jedes Projektmanagement umfasst einen strategischen Plan.

Organisation und Organisationsstrukturen

Der Begriff Organisation bezieht sich auf die Aufteilung einer gesamten Organisation in Einheiten, typischerweise Abteilungen oder Bereiche, und Untereinheiten, die spezifische Aufgaben und eine bestimmte Struktur haben. Die klassische Organisationstheorie basiert auf den Managementprinzipien, die von Henri Fayol vorgeschlagen wurden:

• Prinzip der Arbeitsteilung: Zur Erreichung von Spezialisierung.
• Prinzip der Einheit der Richtung: Postuliert, dass die Bündelung von Aktivitäten mit einem gemeinsamen Ziel unter der Leitung eines Administrators erfolgen sollte.
• Prinzip der Zentralisierung: Bezieht sich auf das Gleichgewicht zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung.
• Prinzip von Autorität und Verantwortung.

Vorteile und Nachteile der Organisationsstruktur

• Vorteile: Richtet Menschen auf ein bestimmtes Ziel aus und konzentriert sich effektiv auf die Kompetenz des Personals.
• Nachteile: Neigt dazu, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu reduzieren und schafft Grenzen zwischen den Abteilungen.

Territoriale Organisation

Eine Struktur, die sich geografisch in Einheiten innerhalb eines Gebiets gliedert.

Führung und Koordination

Administratoren müssen Geschäftspartner führen und effektiv mit ihnen koordinieren, um die Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen. Führung beinhaltet den täglichen Kontakt mit den Mitarbeitern, um Orientierung und Inspiration bei der Verwirklichung von Team- und Organisationszielen zu bieten.

Produktivität und Ressourcen im Bauwesen

Produktivität ist eng mit einem Transformationsprozess verbunden. Dieser Prozess erfordert den Einsatz von Ressourcen (Input), um ein Material zu produzieren, aus dem dann durch den Prozess ein Produkt entsteht. Im Bauwesen sind die wichtigsten verwendeten Ressourcen:

• Material: Eine gute Nutzung ist entscheidend, um Verluste zu vermeiden.
• Arbeitskraft (Manpower): Ein entscheidender Faktor, der das Tempo beeinflusst.
• Maschinen und Anlagen: Ein wichtiger Kostenfaktor; es ist relevant, Verluste durch unnötige Überbeanspruchung zu vermeiden.