Effiziente Dokumentenverwaltung und Archivierung im Unternehmen

Hauptgründe für Unternehmensdokumentation

• Um das Wissen und die Erinnerung des Unternehmens zu bewahren, indem die erhaltenen Schriftstücke und geschäftlichen Daten genutzt werden.
• Aufgrund rechtlicher Anforderungen.

Das Unternehmensarchiv: Definition und Zweck

Das Archiv besteht aus den Unterlagen oder der Dokumentation des Unternehmens (Akten) oder ist der Raum, in dem all diese Dokumente (Dokumente, für die das Lager die angeforderten Informationen holt) gelagert werden.

Phasen der Datenverarbeitung

1. Erfassung/Registrierung: Die relevanten Daten werden notiert.
2. Klassifizierung/Ordnung: Daten werden identifiziert und verteilt.
3. Kodierung/Benennung: Jedes Datenelement oder jede Datenreihe erhält eine Bezeichnung.
4. Verarbeitung/Manipulation: Daten werden bearbeitet.
5. Berechnung/Statistik: Arithmetische Berechnungen werden durchgeführt.
6. Archivierung/Verwahrung: Daten werden schließlich gespeichert oder archiviert.

Prozess der Dokumentenverwaltung

Der Prozess der Datenerhebung, -verarbeitung und -archivierung eines Dokuments folgt typischerweise diesem Ablauf:

1. Daten
2. Belege und Dokumente
3. Luftfrachtbrief
4. Rechnung
5. Ablage
6. Archivierung

Archivtypen und -organisation

Nach Eigentümer

• Öffentliches Archiv: (Verwaltung des Staates, der Regionen und Kommunen)
• Privates Archiv: (Private Unternehmen, religiöse Institutionen, politische Parteien und Gewerkschaften)

Nach Nutzungsgrad

• Aktive Dokumente: Enthalten aktuelle Informationen.
• Semi-aktive Dokumente: Wenig aktuelle Informationen und Unterlagen, die selten genutzt werden.
• Inaktive Dokumente: Endgültige Aufbewahrung von Unterlagen und Informationen, die nicht mehr benötigt oder konsultiert werden.

Nach Autonomiegrad

Zentrales Archiv

Vorteile:

• Optimale Raumnutzung.
• Einheitliche Klassifizierungskriterien.
• Geringeres Risiko von Dokumentenverlust.
• Erhöhte Kontrolle über archivierte Unterlagen.
• Keine Notwendigkeit für abteilungsübergreifende Koordinationsregeln bei Dokumenten, die mehrere Abteilungen betreffen.

Nachteile:

• Zeitverlust durch Wege zum Archiv.
• Neigung zu bürokratischen Prozessen.
• Erhöhte Kosten im Unternehmensbudget.

Dezentrales Archiv

Vorteile:

• Schnellere Ablage von Unterlagen.
• Schnellerer Zugriff auf Unterlagen.
• Geringere Wartungskosten.

Nachteile:

• Erhöhter Platzbedarf in den Abteilungen.
• Mögliche Unterschiede in den Klassifizierungskriterien zwischen Abteilungen.
• Keine dedizierte Person für Archivierungsaufgaben.
• Notwendigkeit der Koordination und Auslegung von Vorschriften zwischen den Abteilungen.

Zweck eines Dateisystems

Ein Dateisystem zielt darauf ab, Dokumente schnell zu finden und ihren Standort zu bestimmen.

Konventionelle Archivierungssysteme

• Ordner, Sortierer und einfache Hängeregister.
• Ringordner und A-Z-Register.
• Möbel: Regale/Module, Hängeregisterschränke und Sicherheitsregale.

Mikroverfilmung

Bei der Mikroverfilmung werden Dokumente fotografiert, wodurch ihre physische Größe erheblich reduziert wird.

Informationsmanagement

Informationsmanagement optimiert die administrative Arbeit.

Technologische Archivierungslösungen

Mechanische Systeme

• Schränke und Regale auf Schienen.
• Elektromechanische Rollcontainer mit rotierenden Regalen.

Digitale Systeme

• Basis-Systeme: Nutzung von Buchhaltungs- und Abrechnungsprogrammen.
• Semi-integriert: Nutzung relationaler Datenbankmanagementsysteme.
• Integriert: Erfassung und Digitalisierung von Papierinformationen.