Effiziente interne und externe Kommunikation im Betrieb

Interne Kommunikation in öffentlichen Einrichtungen

Die interne Kommunikation findet zwischen Mitgliedern, Abteilungen oder Abschnitten über verschiedene Wege und Kanäle der Organisation statt. Mitarbeiter in diesem Sektor sowie in privaten Unternehmen nutzen benutzerfreundliche Tools wie das Intranet, das Schwarze Brett, Ankündigungen, telefonische Auskünfte, schriftliche Mitteilungen und andere Kanäle.

Der Postdienst und externe Korrespondenz

Unternehmen nutzen für ihre externe schriftliche Korrespondenz verschiedene Dienste, wie die serbische Post oder eigene Business-Messaging-Medien. Durch E-Mails und eine Vielzahl von Versandarten können Produkte und Dienstleistungen über ein Vertriebsnetz angeboten werden, wodurch sich die Service-Raten in kurzer Zeit an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen.

Empfang und Registrierung der Korrespondenz

In allen Unternehmen gibt es eine verantwortliche Person oder Abteilung für den Umgang mit der externen Korrespondenz, die über die Post oder Kurierdienste eingeht oder das Unternehmen verlässt. Die Eingangskorrespondenz umfasst wesentliche Aufgaben:

• Empfang und Auswahl
• Öffnung
• Registrierung (Log)
• Verteilung

Der externe Kurierdienst

Der externe Kurierdienst bietet Nutzern einen schnellen und bequemen persönlichen Service als Alternative zur herkömmlichen Post. Die meisten Unternehmen arbeiten in einem Franchise-System. Die Kosten hängen vom gewählten Modus, dem Benutzertyp (Unternehmen oder Einzelpersonen) und den spezifischen Vertragsbedingungen ab.

Telematik: Funktionen und Prozeduren

Umgang mit Fax-Dokumenten

Fax-Dokumente erfordern eine besondere Behandlung und Kontrolle, folgen jedoch den gleichen Registrierungsnormen:

• Kennzeichnung: Vergabe einer Eingangsnummer.
• Registrierung: Erfassung im Fax-Register zur Trennung von Posteingang und Postausgang.
• Verteilung: Erfolgt in der gleichen Weise wie bei der herkömmlichen Post.
• Archivierung: Faxe und die zugehörige Kommunikation müssen zu jedem Fall aufbewahrt werden.

Diese Mitteilungen dienen der Vorabinformation und beschleunigen die Abläufe. Da das Format der Protokolle nicht einheitlich ist, wird es an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst.

Schriftliche Kommunikation im Unternehmen

Schriftliche Kommunikation nutzt die geschriebene Sprache zum Informationsaustausch innerhalb der Firma und mit ihrer Umgebung:

• Interne Kommunikation: Herkunft und Empfänger befinden sich innerhalb des Unternehmens.
• Externe Kommunikation: Richtet sich direkt an die Außenwelt.

Interne Zirkulation und Mitarbeiterbeteiligung

Die interne Zirkulation und private Korrespondenz werden als Mittel zur Mitarbeiterbeteiligung genutzt, damit sich Arbeitnehmer einbezogen fühlen. Eine gute interne Kommunikation trägt zur Verbesserung der Arbeitsleistung, der zwischenmenschlichen Beziehungen und der Effizienz der Gruppenarbeit bei.

Kanäle und Kommunikationsmittel

• Mitarbeiterhandbücher und Memoranden
• Newsletter und E-Mails
• Besprechungen und Websites
• Vorschlagssysteme und Umfragen
• Interne Rundschreiben und Schwarze Bretter
• Berichte und Protokolle