Effizientes Dokumentenmanagement: Arten, Ablage & Datenschutz

HINWEIS

Dieses Dokument bietet einen Überblick über Geschäftsdokumente und deren Verwaltung.

Arten von Geschäftsdokumenten

Verkaufs- und Kaufdokumente

• Angebot
• Bestellung
• Vertrag
• Kontoauszug
• Frachtbrief
• Rechnung
• Proforma-Rechnung
• Quittung
• Gutschriften/Mahnungen
• Scheck

Allgemeine Dokumente

• Interne Mitteilungen
• Berichte
• Protokolle
• Ankündigungen
• Verwaltungsdokumente (z.B. Akten, Instanzdokumente)
• Amtsblätter
• Eidesstattliche Erklärungen
• Zertifikate

Interne Kommunikation

Beiträge zur abteilungsübergreifenden Kommunikation.

Bekanntmachungen und interne Mitteilungen

Sie sind kurz, nicht-formalistisch, erfordern kein Protokoll und sind mit Datum und Unterschrift versehen.

Berichte

Berichte werden generell von Spezialisten erstellt, in einem unpersönlichen Stil (dritte Person) und mit spezialisierter, manchmal wissenschaftlicher Sprache. Sie erzählen Ereignisse in chronologischer Reihenfolge.

Sie enthalten Informationen, die zur Entscheidungsfindung und zum Management beitragen. Dabei müssen sie zwei Anforderungen erfüllen: Objektivität und Vertraulichkeit.

Klassifizierung von Berichten

Nach Inhalt

• Persönlich
• Kommerziell

Nach Reichweite

• Intern (für eigene Mitarbeiter)
• Extern (für Außenstehende)

Nach Grad der Beteiligung des Erstellers

• Erklärend
• Evaluativ (interpretierend)

Nach Verfahren

• Bericht (rein)
• Brief-Bericht

Berichte sollten folgende Elemente enthalten:

• Titel
• Einleitung
• Hauptteil
• Abschluss
• Datum und Unterschrift
• Anlagen

Besprechungen

Einladung von Personen zu einer Besprechung, die eine Tagesordnung oder eine Abfolge von Themen enthält.

Inhalt:

• Angaben zum Einberufer
• Datum des Dokuments
• Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
• Zu besprechende Themen
• Details der Vorschläge

Die Tagesordnung der meisten Einladungen zur Sitzung enthält eine der folgenden Möglichkeiten:

• Lesung und Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung
• Vorbereitung des Protokolls der aktuellen Sitzung
• Fragen und Antworten

Protokoll

Schriftliche (chronologische) Aufzeichnung einer Sitzung, in der die getroffenen Vereinbarungen dargelegt werden.

Inhalt:

• Details der Sitzung (Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer etc.)
• Identität der Teilnehmer
• Diskutierte Themen
• Beschlüsse
• Ergebnisse der Diskussion
• Wortmeldungen
• Unterschriften

Jahresberichte / Geschäftsberichte

Umfangreiches Dokument. Eine besondere Art von Bericht, der Ergebnisse oder bestimmte Aktivitäten dokumentiert.

Es handelt sich um Berichte, die Teil der jährlichen Rechnungslegung sind, sowie um Berichte über Hauptversammlungen von Partnerschaften.

Förmliche Mitteilungen

Merkmale

• Sie sind durch ein Protokoll (Inhalt und Form) geregelt.
• Formale Sprache, keine Alltagssprache.
• Standardisierte Anredeformen.
• Eine gewisse Entpersönlichung.

Klassifizierung

Von Individuen an die Verwaltungsinstanz

Von der Verwaltung an Einzelpersonen (Büro)

Von einer Verwaltung an eine andere öffentliche Stelle (Büro)

Zur Bestätigung einer Tatsache oder eines Umstandes (Bescheinigung)

Der Antrag

Struktur

Bezeichnung

Angaben des Antragstellers.

Hauptteil

Darlegung (Argumente), Antrag.

Abschluss

Ort, Datum, Unterschrift (Antragsteller), Adressat.

Die Beschwerde / Der Einspruch

Struktur

Kopfzeile

Ausdruck des Anliegens, Daten des Antragstellers.

Hauptteil

Ich lege Berufung ein gegen..., die Argumente, Antrag.

Abschluss

Ort, Datum, Unterschrift (des Beschwerdeführers), Empfänger.

Erklärung

Verpflichtung zu bestimmten Fakten.

Struktur

Kopfzeile

Ausdruck der Erklärung, Angaben des Erklärenden.

Hauptteil

Eidesformel oder Darlegung der Fakten.

Abschluss

Ort, Datum, Unterschrift (des Erklärenden).

Das Büro (Amtsschreiben)

Kommt immer aus der Verwaltung.

Struktur

Kopfzeile

Angaben der ausstellenden Behörde, Identifikationscode, Referenz, Aktenzeichen etc.

Hauptteil

Inhalt der Mitteilung.

Abschluss

Ort, Datum, Unterschrift (des Verfahrensverantwortlichen), Empfänger.

Bescheinigung

Bestätigung einer Tatsache gegenüber einem Dritten, die jemanden betrifft.

Struktur

Kopfzeile

Angaben zur Person, die die Bescheinigung erhält; Angaben des Ausstellers; der Ausdruck "bescheinigt" oder "zertifiziert".

Hauptteil

Fakten oder Umstände, die zertifiziert werden.

Abschluss

Ort, Unterschrift, Datum, Unterschrift des Genehmigenden.

Geschäftskorrespondenz

Geschäftskorrespondenz ist umfangreich, nimmt im Laufe der Zeit viel Raum ein, kostet Zeit und Mühe und nimmt physischen Raum ein.

Sie erfordert Eingabe, Bearbeitung, Ausgabe, Archivierung und Aufbewahrung.

Post

Öffentlicher Dienst, postalische Universaldienstleistung.

Das 3R-Gesetz: Reduce, Reuse, Recycle

Grundrechte bezüglich persönlicher Daten

• Dürfen nur erhoben werden, wenn dies notwendig ist.
• Betroffene Personen sollten informiert werden.
• Dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden.
• Müssen gemäß den Regeln aufbewahrt werden.
• Müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Der Verantwortliche ist für die Erhaltung und sinnvolle Nutzung zuständig.
• Zugang ist nur autorisierten Personen gestattet.
• Betroffenen wird das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Widerspruch und Löschung garantiert.
• Ihre Verarbeitung erfordert die Zustimmung der Betroffenen.
• Sie dürfen nicht für unaufgeforderte Kommunikation (Spam) genutzt werden.

Das Datenschutzgesetz 15/1999 regelt diese Bestimmungen.

Ablagesysteme

Eine Akte ist ein Ort, an dem Dokumente methodisch und in einer bestimmten Reihenfolge abgelegt werden.

Sortierreihenfolge und Ablage

Welches ist das angemessene Klassifizierungskriterium?

Kein Kriterium ist besser als das andere; es hängt von den spezifischen Bedürfnissen ab.

• Das am besten geeignete, um Dokumente zu handhaben.
• Dasjenige, das den Bedürfnissen am besten entspricht.
• Dasjenige, das einfacher und effektiver ist.
• Dasjenige, das eine schnelle Lokalisierung von Dokumenten ermöglicht.
• Dasjenige, das die Einbeziehung neuer Dokumentation ermöglicht.

Alphabetische Ordnung

Basiert auf dem Alphabet und erfordert ein Ordnungsprinzip (z.B. Vorname von natürlichen Personen, Name von juristischen Personen oder Firmenname).

Vorteile

• Einfach
• Erfordert keine besondere Ausbildung
• Offen, erweiterbar und skalierbar
• Passt sich den meisten Dokumenten an

Nachteile

• Man muss das Stichwort kennen.
• Erfordert den Einsatz von Verweisen für die Entnahme von Dokumenten.

Numerische Klassifikation

Basiert auf Zahlen.

Vorteile

• Keine besonderen Kenntnisse erforderlich
• Unbegrenzt
• Eindeutiger Schlüssel pro Dokument
• Erfordert nicht die Verwendung von Verweisen

Nachteile

• Geschlossen
• Lässt keine Sortierung von Dokumenten zu
• Man muss den Schlüssel des Dokuments kennen, um es zu finden.
• Erfordert die Verwendung von Indizes oder Marken.
• Nicht für alle Dokumente gültig.

Variantenreiche Klassifikation

Ermöglicht viele Variationen.

Vorteile

• Einfachheit und Schnelligkeit
• Offen und unbestimmt, ermöglicht Erweiterungen und Sortierungen.

Nachteile

• Komplexer als die einfachen Systeme, aus denen sie sich zusammensetzt.
• Erfordert Kenntnis des Schlüssels.
• Erfordert die Verwendung von Verweisen.

Chronologische Klassifikation

Das Datum ist das Kriterium.

Vorteile

• Einfach
• Schnell
• Offen
• Erfordert keine Verwendung von Indizes und Hilfsdateien

Nachteile

• Man muss das Datum des Dokuments kennen.
• Erfordert die Verwendung von Verweisen.

Geografisches System

Basiert auf geografischen Namen und ist ein Ansatz, der auf der alphabetischen Ordnung basiert.

Vorteile

• Einfach
• Offen
• Keine Indizes oder Hilfsdateien notwendig
• Dokumente sind leicht zu identifizieren und in Gruppen zu verwalten, die der geografischen Struktur entsprechen.

Nachteile

• Man muss ein Ordnungsprinzip benennen.
• Erfordert den Einsatz von Verweisen.
• Nicht für sehr große Dateimengen geeignet.

Sachregister oder Betreff

Die Ordnung der Falldokumentation basiert auf dem Alphabet.

Vorteile

• Einfache Handhabung
• Offen
• Gute Orientierung

Nachteile

• Mögliche Duplizierung, wenn Dokumente mehrere Themen betreffen.
• Erfordert eine sorgfältige Wahl der Themen oder Kategorien.
• Erfordert die Verwendung von Indizes oder Hilfsmitteln.

Tipps zur Ablage

• Keine unnötigen Papiere ansammeln.
• Die Bedeutung der Ordnung beachten.
• Dokumente sorgfältig heften/binden.
• Visuelle Codes verwenden.
• Die Entnahme von Dokumenten kontrollieren.

Grundlagen der Aktenführung

Was ist eine Akte?

Ein physischer Ort für eine geordnete Menge von Dokumenten.

Warum existiert eine Akte?

Die Akte ist das Gedächtnis des Unternehmens und muss gepflegt und gefördert werden.

Funktionen einer Akte

• Speichern, bewahren und schützen der Dokumentation.
• Eine schnelle und effiziente Lokalisierung von Dokumenten erleichtern.
• Ein Informationszentrum für das Unternehmen einrichten.
• Gesetze beachten.

Richtlinien für die Aktenführung

• Angepasste Organisation.
• Planung und methodisches Vorgehen.
• Angemessenheit und Wirksamkeit sicherstellen.
• Betroffene informieren.
• Konsistenz in der Organisation und Dokumentation von Anfang an etablieren.

Arten von Akten

Nach Zentralisierungsgrad

• Zentral
• Dezentral
• Gemischt

Nach Nutzungshäufigkeit

• Aktiv
• Semi-aktiv
• Endgültig (Archiv)

Zentrale Aktenführung

Die Dokumente sind an einem Ort zusammengefasst.

Vorteile

• Effektives Management
• Organisatorische Effizienz
• Niedrigere Kosten für Ausrüstung und Materialien
• Geringere Lohnkosten

Nachteile

• Geringere Flexibilität
• Verzögerungen bei der Verwaltung
• Höhere Verwaltungskosten

Dezentrale Aktenführung

Die Dokumentation ist aufgeteilt.

Vorteile

• Höhere Flexibilität
• Schnelle Verwaltung
• Niedrigere Verwaltungskosten

Nachteile

• Wiederholte Aufgaben (Kostensteigerung)
• Höhere Sachkosten
• Mögliche Überschneidungen von Dokumenten

Gemischte Aktenführung

Kombiniert die Vorteile zentraler und dezentraler Systeme.

Arbeitet auf verschiedenen Ebenen:

• BASIS-EBENE: Einzelne Akte
• MITTLERE EBENE: Abteilungsakte
• OBERE EBENE: Allgemeine Akte

Die physische Dokumentation kann auf ein anderes Medium übertragen werden:

• Mikroverfilmung: Gespeichert auf Mikrofilm oder Mikrofiche.
• Digitalisierung: In digitale Bilder umgewandelt und auf einem Speichermedium abgelegt.

Digitale Aktenführung

Im Computer und dessen Peripherie sind die wichtigsten Elemente Dateien und Ordner.

Operationen mit digitalen Dateien und Ordnern

• Erstellen
• Benennen und Umbenennen
• Suchen
• Schützen
• Verschieben
• Sortieren
• Löschen
• Komprimieren
• Teilen/Freigeben

Spezielle Programme für die digitale Archivierung

• Der Dateimanager "Explorer" (oder ähnliche)
• Der Papierkorb

Ein wichtiger Dateityp für digitale Informationen sind Datenbanken, deren Verarbeitung spezifische Programme erfordert.

Verhältnis zwischen Datenbanken und den Elementen einer physischen Akte

Datenbank vs. Akte

Jede Datenbank besteht aus mehreren Dateien oder Blöcken.

Dateien vs. Aktenschrank

Jede Datei besteht aus Datensätzen.

Datensätze vs. Karteikarten

Jeder Datensatz enthält ein oder mehrere Felder.

Felder vs. Daten

Vorteile des EDV-Datenmanagements

• Hohe Speicherkapazität
• Geschwindigkeit
• Höhere Effektivität und Effizienz
• Weniger Fehler
• Zeit- und Platzersparnis
• Ermöglichen den Austausch mit anderen Management-Programmen
• Datenbanken ermöglichen die Verknüpfung unterschiedlicher Dateien und Datenbanken.

Verwandte Datensätze im E-Mail-System

• Adressbuch
• Posteingang
• Gesendete Nachrichten
• Empfangene Nachrichten
• Entwürfe
• Junk-Mail

Gründe für den Schutz von Computerdaten

• Gesetzliche Vorschriften:
  • Bestimmungen des HGB (Handelsgesetzbuch)
  • Bestimmungen des organischen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten
• Aus Sicherheitsgründen im Zusammenhang mit dem reibungslosen Funktionieren des Unternehmens:
  • Datensicherung gegen Datenverlust
  • Passwörter gegen unbefugten Zugriff
  • Antivirenprogramme gegen Viren
  • Firewall gegen externe Eindringlinge
  • Verschlüsselung von Informationen gegen Spionage

Definitionen

Effektivität

Die Fähigkeit, ein Ziel zu erreichen.

Effizienz

Wenn man Dinge mit dem geringstmöglichen Aufwand erledigt.