Effizientes Einkaufsmanagement: Bedarfsanalyse, Angebote & Strategien

Kunden erwarten Qualität, pünktliche Lieferung und faire Preise. Die Bedarfsanalyse ist ein entscheidender Schritt im Einkaufsprozess. Ihr Ziel ist es, Informationen über den Kaufbedarf zu analysieren: was gekauft werden soll, wie viel benötigt wird und zu welchem Preis. Unternehmen zentralisieren alle Einkäufe über die Einkaufsabteilung. Diese erhält Bedarfsanforderungen über ein Dokument, oft als Einkaufsanforderung oder Bestellanforderung bezeichnet, das die Art des benötigten Materials oder Produkts detailliert beschreibt.

Bedarfsanalyse im Einkaufsprozess

Die Bedarfsanalyse umfasst folgende Aspekte:

• Bestandsprüfung: Überprüfung von Anwendungen, deren Lagerbestände unter dem Minimum oder den Sicherheitsbeständen liegen.
• Käuferstatus: Feststellung, ob das Unternehmen das Produkt oder Material regelmäßig oder zum ersten Mal kauft. Bei Erstkäufen oder bei der Notwendigkeit, mehrere Angebote einzuholen, werden Angebote zur Auswahl des günstigsten Anbieters eingeholt.
• Lieferantenbeziehungen: Berücksichtigung von Artikeln desselben Lieferanten, der Versorgung mit einem bestimmten Produkt oder der Notwendigkeit eines exklusiven Lieferanten (z.B. bei Importen).

Wann ist eine Angebotsanfrage (RFP) obligatorisch?

Ein Antrag auf Vorschlag (Angebotsanfrage oder RFP) ist in folgenden Fällen obligatorisch oder dringend empfohlen:

• Beim Kauf eines Produkts zum ersten Mal.
• Wenn die Anschaffungskosten hoch sind.
• Wenn das Unternehmen das Lieferantenportfolio erweitern möchte.
• Wenn die aktuellen Lieferanten in den internen Aufzeichnungen nicht zufriedenstellend sind.

Entscheidende Fragen vor dem Einkauf

Bevor eine Kaufentscheidung getroffen wird, sollten im Einkauf folgende Fragen gestellt werden:

• Was soll gekauft werden?
• Wo soll gekauft werden?
• Von wem soll gekauft werden?
• Unter welchen Bedingungen soll erworben werden (Preis, Qualität, Service, Lieferzeit etc.)?

Wesentliche Informationen in Angeboten: Finanzen, Technik, Service

Angebote sollten detaillierte Informationen in drei Schlüsselbereichen enthalten, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen:

Finanzielle Informationen:

• Stückpreis
• Einkaufsrabatte (z.B. für vorzeitige Zahlung, Mengenrabatte)
• Kosten für Verpackung, Transport und Warenversicherung
• Zahlungsbedingungen und -fristen
• Konsequenzen bei Zahlungsverzug oder Lieferverzögerungen

Technische Informationen:

• Produkteigenschaften und Qualität
• Verpackung und spezielle Kennzeichnung
• Installationsanforderungen (falls zutreffend)
• Testverfahren und Gewährleistungsfristen
• Mitarbeiterschulungen (falls erforderlich)
• Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Kundendienst nach dem Kauf

Service-Informationen:

• Bedingungen für die Rücksendung von Waren in schlechtem Zustand
• Lieferbedingungen und -zeiten
• Zusätzliche Dienstleistungen und Angebote

Zusammensetzung der Einkaufsabteilung

Die Einkaufsabteilung setzt sich typischerweise aus folgenden Rollen zusammen:

• Einkaufsmanager
• Einkaufsbeauftragte (oder Sachbearbeiter)
• Gäste (Experten oder Vertreter anderer Abteilungen, die bei spezifischen Beschaffungen hinzugezogen werden)

Herausforderungen und Verantwortlichkeiten im Einkauf

Die Einkaufsabteilung trägt eine große Verantwortung und steht vor verschiedenen Herausforderungen:

• Optimale Angebotsfindung: Der Erfolg hängt maßgeblich von der Fähigkeit des Einkäufers ab, durch echten Wettbewerb zwischen verschiedenen Quellen das beste Angebot zu erzielen.
• Qualitätssicherung: Sicherstellung, dass die gekauften Produkte den definierten Qualitätsstandards und Spezifikationen entsprechen.
• Lieferantenmanagement: Auswahl und Pflege von Dienstleistern und Verkäufern, die den Anforderungen des Käufers entsprechen oder von diesem vorgeschlagen werden.
• Unternehmensimage: Das Bild des Unternehmens, das der Verkäufer durch seine professionellen Kontakte mit dem Käufer wahrnimmt, ist eine Herausforderung, die im Moment schwerer zu beurteilen ist, aber langfristig von größter Bedeutung ist.

Verschiedene Arten von Einkäufen und ihre Merkmale

Einkaufsarten werden nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens unterschieden und umfassen:

• Kaufvertrag: Hierbei handelt es sich um eine Bestellung, die mit einem oder mehreren Anbietern abgeschlossen wird, um die endgültigen Bedingungen für den Erwerb von Materialien, Produkten oder Dienstleistungen festzulegen, die den Bedarf in einem bestimmten zukünftigen Zeitraum decken sollen.
• Einkauf nach Marktlage: Dies bezieht sich auf Einkäufe in Märkten, die als stabil gelten, typischerweise für Industrieprodukte und Dienstleistungen. Kurzfristig sind diese Märkte relativ unempfindlich gegenüber den Kräften von Angebot und Nachfrage, und der Preis lässt sich in der Regel leicht verhandeln. Oft gibt es nur wenige Käufer und Verkäufer für jeden Artikel.
• Einkauf nach Ursprung: