Effizientes Korrespondenz- und Dokumentenmanagement: Ein Leitfaden

Korrespondenzmanagement: Grundlagen

1. Kontrolle aller Dokumente beim Betreten und Verlassen des Unternehmens oder einer Behörde.
2. Kenntnis des Ausgangs- oder Zielorts eines Briefes (Absender, Empfänger, sendende oder empfangende Abteilung).
3. Sortieren und Verteilen der Korrespondenz. (Die ersten beiden Punkte sind besonders wichtig im Falle einer Beschwerde.)

Vorbereitung der Korrespondenz

Bestimmte Personen aus den einzelnen Abteilungen sind dafür zuständig, den Schriftverkehr zu bearbeiten, der aus verschiedenen Teilen des Unternehmens stammt.

Kopien und Archivierung

Üblicherweise werden zwei Kopien erstellt: das Original und eine Kopie für die Akten. Bei Verwendung eines EDV-Systems ist eine physische Kopie nicht zwingend erforderlich, da das Dokument auf magnetischen Medien gespeichert wird. Dennoch wird oft eine Papierversion für den Fall möglicher Datenverluste erstellt, falls dies unternehmensintern festgelegt ist.

Unterzeichnung

Der gesamte Schriftverkehr wird zur Unterzeichnung vorgelegt (bekannt als Tagesunterschrift oder Portafirmas). Die meisten Briefe werden von den verantwortlichen Personen unterzeichnet. Bei besonderer Bedeutung erfolgt die Unterzeichnung durch die Geschäftsführung (D. General).

Kommunikations- und Versandmittel

Bureaufax (Post-Fax)

Ein Fax, das von der Post versendet wird, um es an die Adresse des Empfängers zuzustellen. Es kann zertifiziert (mit Rechtsgültigkeit) und mit Empfangsbestätigung versendet werden. Es dient dazu, Faxe nicht an eine bestimmte Person, sondern unter Unterschrift zuzustellen, was es nützlich für das Senden von Vorladungen oder vertraulichen Beschwerden macht.

Frankierung (Freistempelung)

Unternehmen können eine Vereinbarung mit der Post treffen, um Sendungen ohne vorherige Frankierung zu versenden. Dabei wird das Porto auf den Umschlägen durch einen Aufdruck gekennzeichnet (Freistempelung).

Postfach (PO Box)

Gegen eine monatliche Gebühr kann ein eigenes Postfach in einem Postamt eingerichtet werden, in dem die gesamte Post hinterlegt wird.

Versandformate

Briefe, Pakete, Postkarten.

Versandarten und Gebühren

Pakete oder Briefe können mit unterschiedlichen Garantien, Dringlichkeiten und Funktionen versendet werden.

Reguläre Post (Standardversand)

Umfasst die meisten Sendungen. Die Zustellung erfolgt an die Adresse des Empfängers. Bei Verlust kann der Nutzer keinen Anspruch geltend machen; die Post übernimmt keine Verantwortung.

Luftpost (Air Mail)

Wird verwendet, wenn das Ziel auf einem anderen Kontinent liegt. Die Sendungen werden per Flugzeug verschickt und erfordern spezielle Umschläge mit blauen Streifen und roten Rändern. Die Kosten sind höher als beim Standardversand.

Einschreiben (Certified Mail)

Bietet erhöhte Sicherheit und Garantien und ist teurer als die reguläre Post. Bei Verlust erhält der Nutzer eine Entschädigung. Der Absender muss das entsprechende Formular ausfüllen und zur Post bringen. Dort wird es gestempelt, und ein Teil dient dem Absender als Versandnachweis. Die Zustellung des Objekts muss persönlich erfolgen. Bei schweren oder voluminösen Paketen hinterlässt der Briefträger eine Benachrichtigung zur Abholung bei der Post.

Rückschein (Empfangsbestätigung)

Dient als Beweismittel in Gerichtsverfahren und ist eine Form des Versandzertifikats. Der Empfänger unterschreibt und notiert Uhrzeit und Datum des Empfangs auf einem Rückschein, der an den Absender zurückgesendet wird. Dies bezeugt den Tag und die Person, die die Sendung erhalten hat.

Nachnahme (Erstattung)

Wird bei einem Verkauf verwendet, bei dem die Ware geliefert wird und der entsprechende Betrag dem Absender zur Verfügung gestellt wird. Der Absender hinterlegt das Objekt bei der Post und füllt das Formular mit dem Nachnahmebetrag aus.

Postanweisung (Überweisung)

Dient dazu, Geld national per Post zu versenden. Der Absender hinterlegt den Betrag bei der Post und füllt das Formular aus. Der Empfänger kann das Geld in jedem Postamt kostenfrei abholen. Verfügbar als reguläre oder dringliche Sendung.

Telegramm

Dringende Nachrichten, die schriftlich über nationale Nachrichtenagenturen übermittelt werden.

Fax

Schnell und kostengünstig. Da die Originalunterschrift nicht vorliegt, hat es keinen Beweiswert als Dokument.

Aktenführung und Archivierung

Definition und Funktionen des Archivs

Ein Archiv ist eine geordnete Sammlung von Dokumenten, die nach festgelegten Regeln und Kriterien an einem bestimmten Ort aufbewahrt wird.

Funktionen

• Aufbewahrung, Pflege und Schutz der Dokumentation.
• Schnelle und effiziente Lokalisierung von Dokumenten.
• Bildung eines aktiven Informationszentrums in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen.

Arten von Archiven

Die Unterscheidung zwischen aktivem, semi-aktivem und definitivem Archiv ist entscheidend.

Aktives Archiv

Speichert Dokumente, die häufig konsultiert werden, da sie sich auf jüngste oder laufende Geschäftsprozesse beziehen. Wenn sie nicht mehr aktiv konsultiert werden, werden sie in das semi-aktive Archiv verlagert.

Semi-aktives Archiv (Dormant)

Enthält Dokumentation, die nicht mehr in Kraft ist, aber nicht sofort vernichtet werden darf, um gesetzlichen Anforderungen oder Unternehmensinteressen zu entsprechen. Von hier aus gehen die Dokumente entweder ins definitive Archiv oder werden gelöscht.

Definitives Archiv (Endarchiv)

Speichert Dokumente, die ihre Gültigkeit verloren haben, aber noch historischen oder dokumentarischen Wert besitzen und nur selten konsultiert werden. Wenn sie schließlich kein Interesse mehr haben, werden die ältesten Dokumente entfernt, um Platz zu schaffen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

1. Dokumente mit Rechten und Pflichten (Aufbewahrung: 6 Jahre)

   Hierzu gehören Unterlagen, die Rechte und Pflichten für das Unternehmen begründen. Dazu zählen ausgestellte und erhaltene Rechnungen (das Original muss nach Verlassen des Unternehmens aufbewahrt werden), Kredite, Darlehen und Zahlungsbelege.

2. Interne Dokumentation

   Diese Dokumente unterliegen nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Handelsgesetzbuches, werden aber oft für denselben Zeitraum wie die geschäftsrelevanten Dokumente aufbewahrt. Hierzu zählt üblicherweise der kommerzielle Schriftverkehr im Zusammenhang mit Bestellungen.

3. Besondere Dokumente (Verfassung und Betriebsvermögen)

   Urkunden, Gründungsstatuten und notarielle Dokumente werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, solange das Unternehmen existiert, da sie Teil der eigenen Rechtspersönlichkeit sind und deren Herkunft belegen.

Sozial- und Arbeitsunterlagen

Arbeitsrechtliche Vorschriften sehen vor, dass Dokumente, die in den Beziehungen zum Personal generiert werden, für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören:

• Arbeitsverträge
• Nachweise der Lohnzahlung
• Unterlagen zur Abwicklung der Sozialversicherung

Vernichtung von Dokumenten

Dokumente können entweder als Altpapier zum Recycling verkauft oder mit einem Aktenvernichter zerstört werden, der sie in Späne oder kleine Stücke zerkleinert. Dieses System ist besonders geeignet für vertrauliche Unterlagen, um zu verhindern, dass sensible Informationen in unbefugte Hände gelangen.

Archivorganisation: Modelle und Ebenen

Das zentrale Archiv

Vorteile:

• Effiziente Verwaltung, Organisation und Ausstattung.
• Niedrigere Material- und Arbeitskosten.

Nachteile:

• Geringere operative Flexibilität.
• Verzögerungen im Management.
• Erhöhte Verwaltungskosten (für die zentrale Stelle).

Das dezentrale Archiv

Die Dokumentation wird auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt. Nach einer gewissen Zeit wird sie in ein gemeinsames Archiv (Endarchiv) überführt.

Das gemischte Archiv

Das gemischte Archiv kombiniert die Vorteile der zentralen und dezentralen Archivierung, um deren Nachteile zu vermeiden. Es gibt zwei Hauptmodi:

1. Die allgemeine Dokumentation wird in einem zentralen Archiv konzentriert, während die Akten für spezifische oder praktische Fragen in den einzelnen Abteilungen verbleiben.
2. Die Archivierung wird für laufende oder in Vorbereitung befindliche Prozesse dezentral in den Abteilungen durchgeführt. Nach Abschluss des Prozesses werden alle Unterlagen in das zentrale Archiv überführt.

Archivierungsebenen

Basisebene (Einzelakte)

Enthält Dokumentation, die jede Person für ihre tägliche Arbeit konsultiert und bearbeitet. Sie befindet sich in der Regel in der Nähe des Arbeitsplatzes.

Mittlere Ebene (Abteilungsakte)

Diese Dokumentation ist für verschiedene Personen in derselben Abteilung von Interesse und ist für alle zugänglich.

Oberste Ebene (Generalakte)

Entspricht dem zentralen Archiv. Eine Person übernimmt die Kontrolle, und die Unterlagen werden bei Bedarf an die verschiedenen Abteilungen geliefert.

Bewertung und Klassifizierung

Die Bewertung dient dazu, die am besten geeignete Art der Dokumentenbehandlung festzulegen. Sie sollte einfach sein, Mehrdeutigkeiten vermeiden, eine schnelle und effiziente Lokalisierung ermöglichen und zukünftige Erweiterungen berücksichtigen.