Effizientes Lagermanagement: Prozesse, Klassifizierung und Optimierung

UNIT 6: Die Lager – Grundlagen und Prozesse

Geschäftsleute müssen Waren auf angemessene Weise verwalten, sei es für den Eigenbedarf oder für den Verkauf. Herausforderungen wie Verzögerungen bei Angebot oder Nachfrage erfordern von Unternehmen, Lieferungen von Gegenständen zu erhalten, um diesen Gefahren zu begegnen. Das Lager ist der Ort, an dem Waren von der Firma ankommen und an die Gesellschaft, Kaufhäuser oder Kunden weitergegeben werden. Auch im Lager werden Waren von Kunden und Restbestände wiedergefunden. Die Lagerung ist somit eine Phase im Produktions- oder Vertriebsprozess, die dem Produkt keinen direkten Mehrwert hinzufügt.

Auftragseingang und Warenannahme

Die Hauptfunktion der Lagerhalle ist es, auf den Eingang von Aufträgen vorbereitet zu sein. Der Lagermanager muss die von der Firma gestellten Aufträge kennen, unter Angabe von Ware, Menge, technischen Daten, Lieferanten und Versandfristen.

Nach dem Abgleich der Lieferscheine von Frachtschiffen mit den Bestelldaten erfolgt die Entlastung des Materials für die Filialaufträge. Es wird geprüft, ob es äußere Schäden an den Paketen gibt, diese werden notiert und die Waren werden ohne Abschlussprüfung angenommen. Die erfassten Anteile dienen der quantitativen Kontrolle. Anschließend wird der Einkauf über die Warenankunft informiert.

Technologische Entwicklungen, insbesondere Fortschritte im Bereich der Computertechnik, ermöglichen eine schnelle und effektive Identifizierung von Produkten durch verschiedene Systeme. Dazu gehören Barcodes, optische Lesegeräte, Scanner und die Datenübertragung per Funk oder Telefon.

Qualitätskontrolle bei Wareneingang

Die erhaltenen Waren sollten einen Prozess der Qualitätskontrolle durchlaufen, bevor sie endgültig im Lager verbucht werden. Die Qualitätskontrolle ist dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob die Waren die Qualitätsvorgaben der Bestellung erfüllen. Wenn die Anzahl der zu prüfenden Artikel sehr hoch ist, greifen wir auf das Probenahmesystem zurück. Die Abteilung der Qualitätskontrolle muss einen positiven Bericht über die Qualität der Waren erhalten, um die Einlagerung zu bestätigen.

Eine der wichtigsten Funktionen des Lagers ist es, alle Fehler des Kaufs zu entdecken: Fehler in der Bestellung, Fehler bei den Artikeln, Schäden, Mängel. Durch die frühzeitige Erfassung können viele Probleme vermieden werden, die andernfalls erst spät realisiert würden.

Aufbewahrung der Bestände

Nach Erhalt der Ware ist die Lagerung eine weitere zentrale Funktion des Lagers. Der Zweck der Lagerung ist die angemessene Instandhaltung der vorhandenen Güter, sodass deren Auffindbarkeit und Zählung erleichtert wird.

Lieferdienst (Warenausgabe)

Schließlich muss das Lager vorbereitet sein, die vom Kunden angeforderten Artikel für den Vertrieb oder die Auslieferung bereitzustellen. Die Lager müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Einen angemessenen Raum für einen schnellen und komfortablen Empfang der Artikel.
• Ausreichende Informationsmedien, um Lieferungen und deren Standort schnell zu kennen.
• Vorhandensein der notwendigen Einrichtungen und Ausrüstungen.
• Ermöglichung des problemlosen und schnellen Ein- und Ausgangs der Artikel.

Lagerklassifizierung

Lager können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden:

Nach den gelagerten Artikeln

• Es gibt Lager für Rohstoffe, Ersatzteile, Fertigprodukte etc.

Nach der Lage im Prozess oder den Herstellungskosten

• Es gibt Lager der Bereitstellung, Verarbeitung und Verteilung.

Nach dem Lagereigentum

• Eigene Lagerhäuser: Mit Einrichtungen und Personal des Unternehmens.
• Öffentliche Lagerhaltung: Das Unternehmen zahlt nur die Miet- und Lagerkosten für die Nutzung.
• Gewerberäume vermietet: Üblicherweise von Vertriebsgesellschaften genutzt, die Lagerung und Verteilung nach Vorgabe des Mieters übernehmen.

Nach den Arten der Einrichtungen

• Offene Shops: Wenn die Waren im Freien gelagert werden.
• Geschlossene Shops: Wenn die Waren in überdachten Hallen gelagert werden.

Nutzung des Lagers: Grundlegende Operationen

Sobald das Lager organisiert und betriebsbereit ist, werden die grundlegenden Operationen durchgeführt:

1. Der Erhalt der Ware.
2. Lagerung ab dem Zeitpunkt des Eingangs bis zur Freigabe, einschließlich Positionierung und Codierung.
3. Die Kommissionierung oder Sendung.

Jede dieser Operationen hat unterschiedliche Funktionen und Abläufe, die von mehreren Faktoren abhängen:

• Umschlagshäufigkeit der im Lager behandelten Artikel.
• Volumen und Anzahl der durchgeführten Transaktionen.
• Art der Lagerung.
• Verwendetes Materialflusssystem.
• Installiertes Kontrollsystem.
• Größere oder geringere Nachfrage nach den gelagerten Materialien.

Prozess der Warenannahme (Recepcion Process)

1. Ankunft der Waren auf dem Gelände.
2. Eingangskontrolle und Zuweisung einer Kontrollnummer.
3. Ankunft am Wareneingang, zuständig ist der Hafenarbeiter.
4. Einreichung der Artikel zusammen mit dem Übertragungs- oder Lieferschein.
5. Vergleich mit der Bestellung.
6. Qualitative und quantitative Entgegennahme.
7. Abschluss des Anmeldeformulars.
8. Übertragung in das entsprechende Lager.
9. Vorbereitung der Zusammenfassung des Wareneingangs.
10. Übermittlung der Daten an die Buchhaltung.

Verlegung von Waren (Platzierung)

Es gibt drei Arten der Platzierung:

Fixed Placement (Feste Platzierung)

Jede Artikelart hat ihren festen Platz im Lager, sodass sie immer leicht gefunden werden kann. Die feste Platzierung kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen: nach Lieferanten, Codes, verwandten Funktionen oder alphabetisch nach Größe etc. Die Lagerung von Materialien mit fester Platzierung ist teuer, da kein Platz vollständig ausgelastet wird.

No Fixed Placement (Variable Platzierung)

Jedes Material wird bei Ankunft im Lager an einem verfügbaren Ort platziert. Nachteil: Es ist eine sehr umfangreiche und ständig zu aktualisierende Bestandsliste erforderlich, damit Lagerarbeiter die benötigten Materialien jederzeit finden können.

Gemeinsame Placement (Zonierte Platzierung)

Das Lager wird in Abschnitte unterteilt, und jede Materialart wird in einem Abschnitt gelagert, entweder mit fester oder variabler Platzierung. Diese Methode dient dazu, weniger Platz zu verlieren als bei der ersten Methode und das Durcheinander zu reduzieren, das die zweite Methode verursachen könnte. Innerhalb jedes Abschnitts wird das bestmögliche System angewendet.

Codierung von Waren

Die bereits gelagerten Waren müssen an ihrem richtigen Platz klar nach Namen, Zahlen, Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen oder einem vorgegebenen Codierungssystem identifiziert werden. Bei zunehmender Menge und Vielfalt der Artikel wird die Verwendung einer gemeinsamen Sprache schwierig, um Verwechslungen zwischen ähnlichen Materialien zu vermeiden; sehr umfangreiche Beschreibungen würden noch mehr Verwirrung stiften. Daher ist es nützlich, ein Codierungssystem für das Lager zu erstellen.

Hauptvorteile der Codierung

1. Platzgewinn: Kürzere Namen sparen Platz in den Aufzeichnungen.
2. Zeitgewinn: Kürzere Namen bei der Informationsverarbeitung.
3. Präzisionsgewinn: Jedes Inventur-Element erhält einen einzigen Code.
4. Planungsgewinn: Die Codes ermöglichen die Einsatzplanung.
5. Informationsgewinn: Die Codes ermöglichen die Speicherung von mehr Daten als nur der Produktbeschreibung, wie Eingangsdatum, Umschlagshäufigkeit, Lieferant und so weiter.

Codierungsmethoden

1. Codierung mithilfe von Farben: Acht Grundfarben und ihre Kombinationen können zur Unterscheidung von Sendungen oder Spezifikationen verwendet werden.
2. Alphanumerischer Code: Die am häufigsten verwendete Methode, die Buchstaben, Zahlen oder eine Kombination davon nutzt. Mögliche Anwendungen sind: Buchstaben, die mit dem Produktnamen zusammenhängen; willkürliche Buchstaben; oder Zahlen, wobei 1 Stelle für Produktklassen und 2 bis 3 Stellen für Spezifikationen verwendet werden.

Code mit Selbstprüfung (Prüfziffer)

Der Bediener, der mit diesen Codes arbeitet und sie in Maschinen eingibt, kann Fehler machen, die zu Problemen im Unternehmen führen. Es gibt Codes, deren letzte Ziffer keine Produktinformationen enthält, sondern dazu dient, diese Fehler zu erkennen. Diese Ziffer wird als Prüfziffer oder Verifikationsziffer bezeichnet. Diese wird durch eine bestimmte Berechnung ermittelt. Wenn die Maschine den eingegebenen Code liest, führt sie dieselbe Berechnung durch, um die Prüfziffer zu erhalten. Abweichungen werden festgestellt.

Manuelle Codes (Codierhandbuch)

Ein Buch oder eine Sammlung von Büchern, die alle vom Lager verwalteten Materialien zusammen mit ihren entsprechenden Codes gemäß dem im Unternehmen verwendeten Codierungssystem enthält. Jedes Buch enthält:

• Den Titel dieses bestimmten Buches.
• Die Gruppe der erfassten Materialien.
• Die Gruppe der verwendeten Codes.
• Den Code und die Eigenschaften jedes Materials im Lager.
• Einen Verweis auf die Summe der Bücher, die das komplette Handbuch und deren Titel umfassen.

Normalerweise gibt es ein Originalhandbuch, von dem Kopien für alle betroffenen Abteilungen erstellt werden. Die für die Codierung zuständige Person aktualisiert alle bestehenden Handbücher und sendet die Änderungen an die betroffenen Abteilungen. Die Verwendung eines Computer-gestützten Code-Handbuchs vereinfacht die Arbeit und reduziert Kosten.

Das Büro oder die Warenausgabe

Die Ausgabe von Material aus dem Lager erfolgt entweder zur Deckung des Produktionsprozesses oder zur Ersetzung bereits vorhandener Teile oder für den Endverkauf.

Es gibt zwei Arten der Ausgabe:

• Dringende Überführung: Tritt plötzlich auf und erfordert eine schnelle Bereitstellung von Waren.
• Planmäßige Freigabe: Diese sind im Voraus festgelegt und folgen einem normalen Ablauf.

Das Personal der anfordernden Abteilung kommt mit dem ordnungsgemäß vorbereiteten und vom Abteilungsleiter unterzeichneten Antrag in das Lager. Das Lager prüft diesen Antrag anhand der Daten, insbesondere der Artikelcodes und der autorisierten Unterschriften, die im Unterschriftenverzeichnis zur Verfügung stehen. Falls nicht genügend Material im Lager vorhanden ist, wird die Anfrage an die Bestandsverwaltung weitergeleitet, die den Mangel prüft, und der Einkauf wird angewiesen, sich um eine schnellstmögliche Lieferterminierung beim Lieferanten zu bemühen.

Es wird empfohlen, die Bestände bei jeder Materialentnahme zu aktualisieren. Der einfachste Weg ist, jeden Antrag auf Material als abgeschlossenen Vorgang zu verbuchen. Eine Inventur wird so realitätsnah durchgeführt. Es gibt Fälle, in denen Materialien ohne vorherige Anträge an das Lager abgegeben werden, z. B. wenn der Materialbedarf für einen Zeitraum vorhersehbar ist. Allerdings können diese Abteilungen unvorhergesehene Materialanforderungen haben und nicht auf die nächste geplante Ausgabe warten. In diesen Fällen wird das Material über den oben erläuterten Prozess angefordert.

Prozess der Kommissionierung (Office Process)

1. Vorbereitung des Warenantrags durch den Leiter der anfordernden Abteilung.
2. Vorlage des Antrags beim Lager.
3. Überprüfung des Antrags durch den Lagerarbeiter. Wenn alles korrekt ist, werden die Materialien pünktlich geliefert.
4. Weitergabe des Antrags an die Bestandsverwaltung zur Aktualisierung, die bei niedrigem Bestand den Einkauf informiert.
5. Weitergabe der Daten an die Buchhaltung.