Effizientes Management und sichere Archivierung klinischer Dokumente

Optimale Gestaltung und Realität von Archivräumen

Frage: Wie sollte ein idealer Archivraum beschaffen sein, und wie sieht die Realität oft aus?

Antwort: Idealerweise ist ein Archivraum gut ausgestattet, verfügt über einen regelmäßigen Nutzungsplan und ist frei von gefährlichen Bereichen oder Einrichtungen, die Brand- oder Überschwemmungsgefahren darstellen könnten. Die Realität ist jedoch oft, dass sich Archive im Untergeschoss von Gebäuden befinden und die Platzierung der Dokumente lediglich nach Gewicht erfolgt.

Übersicht über die verschiedenen Bereiche eines Archivs

• Sperrgebiet: Bereiche mit eingeschränktem Zugang.
• Depots: Lagerbereiche für klinische Dokumente.
• Arbeitsbereich:
  • Zone für die Bearbeitung der Dokumentation.
  • Zone für Patientenaufnahme und klinische Dokumentation.
  • Zone für die Vorarchivierung klinischer Dokumente.
  • Zone für Klimatisierung/Belüftung.
  • Zone für Reprografie (Kopieren/Scannen).
  • Zone für MDS-Codierung und -Extraktion (Minimum Data Set).
• Privatbereich: Bereiche für Personal.
• Öffentlicher Bereich: Bereiche für Besucher/Informationsaustausch.

Berechnung des Regalbedarfs für 200.000 Einwohner

Frage: Welchen Regalplatzbedarf in Laufmetern hätte ein Archiv, das eine Bevölkerung von 200.000 Einwohnern versorgt?

Annahme: Eine durchschnittliche Patientenakte hat eine Dicke von 1,5 cm.

Berechnung:

• Anzahl der Akten (angenommen 1 Akte pro 2 Einwohner): 200.000 / 2 = 100.000 Akten.
• Gesamtlänge der Akten: 100.000 Akten × 1,5 cm/Akte = 150.000 cm.
• Umrechnung in Laufmeter: 150.000 cm = 1.500 Laufmeter.

Raumbedarf für ein aktives Archiv

Frage: Welche Maße sollten die Gänge in einem aktiven Archiv haben?

Antwort: Für Hauptgänge und Nebengänge in einem aktiven Archiv werden 75 cm Breite empfohlen.

Der Bereich der Vorarchivierung

Frage: Was ist der Bereich der Vorarchivierung?

Antwort: Dies ist ein Bereich, in dem klinische Akten vorsortiert werden, bevor sie endgültig archiviert oder für bestimmte Dienste oder Einheiten des Gesundheitszentrums bereitgestellt werden.

Kontrolle der bereitgestellten Dokumentation

Frage: Wo erfolgt die Kontrolle der bereitgestellten Dokumentation?

Antwort: Die Kontrolle erfolgt im Bereich der Patientenaufnahme und des Patientenmanagements der klinischen Akten.

Aufgaben im Bearbeitungsbereich der Dokumentation

Frage: Welche Aufgaben werden im Bearbeitungsbereich der Dokumentation durchgeführt?

Antwort: In diesem Bereich werden Patientenakten eröffnet, beschriftet, registriert und sortiert. Die Dokumentation wird geordnet und einer Qualitätskontrolle unterzogen.

Der Bereich der intellektuellen Dokumentenverarbeitung

Frage: Was ist der Bereich der intellektuellen Dokumentenverarbeitung?

Antwort: Dies ist der Bereich für die Codierung und Extraktion von MDS-Daten (Minimum Data Set).

Öffentliche und spezialisierte Bereiche

Beschreibung: Der Empfangsbereich dient der Überprüfung von Patientenakten und dem Informationsaustausch mit der Öffentlichkeit und spezialisierten Abteilungen.

Anforderungen an Archivregale

Frage: Welche Eigenschaften müssen Archivregale aufweisen?

Antwort:

• Regale müssen aus glatten Metalloberflächen bestehen.
• Sie müssen oben geschlossen sein, um Staub fernzuhalten.
• Regale müssen höhenverstellbar sein.
• Die höchste Ablage muss für eine Person zugänglich sein.

Regalsysteme: Klassisch vs. Kompakt

Frage: Welche Regalsysteme gibt es, und welches ist das beste? Warum?

Antwort: Es gibt klassische Regalsysteme und Kompaktsysteme.

Das Kompaktsystem wird oft als das beste angesehen, weil es:

• Maximalen Schutz des gelagerten Materials vor Licht, Staub, Feuchtigkeit und Brandrisiken bietet.

Nachteil des Kompaktsystems:

• Wenn mehr als eine Person gleichzeitig auf Akten zugreifen möchte, ist dies nicht möglich, da nur ein Gang geöffnet werden kann.

Drei Aspekte der Konservierung klinischer Dokumente

Frage: Was sind die drei Aspekte der Konservierung und Verwahrung klinischer Dokumente?

Antwort:

1. Konservierung: Schutz und Erhaltung der Dokumente selbst.
2. Verwahrung: Sicherstellung des Zugangs und der Integrität der Dokumente.
3. Räumlichkeiten: Bereitstellung geeigneter und sicherer Räume für die Lagerung klinischer Dokumente.

Faktoren, die Archivdokumente gefährden können

Frage: Welche Faktoren können Archivdokumente gefährden?

Antwort:

• Feuer
• Wasser
• Niedrige oder zu hohe Luftfeuchtigkeit
• Temperaturschwankungen
• Licht
• Lärm
• Insekten
• Nagetiere
• Menschliche Einflüsse (z.B. unsachgemäße Handhabung)
• Staub und Verschmutzung

Sicherheitsrelevante Bedingungen für klinische Akten

Frage: Welche Arten von sicherheitsrelevanten Bedingungen sind für klinische Akten zu beachten?

Antwort:

• Allgemeine Bedingungen: Grundlegende Sicherheitsstandards.
• Umgebungsbedingungen: Kontrolle von Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Licht.
• Organische Bedingungen: Schutz vor Schädlingen, Schimmel und anderen biologischen Gefahren.