Einführung in das Management und die Organisation

Managerrollen: Funktionell oder integral

Alle Führungskräfte müssen in der Lage sein, umfassend wie ein General Manager zu denken, um optimale Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen und nicht nur ihre eigenen Bereiche innerhalb des Unternehmens zu verteidigen. Diese Funktionen oder Rollen des Managers lassen sich in drei integrierte Bereiche unterteilen:

Interpersonelle Rollen

Repräsentant (Zeremoniell): Repräsentation des Unternehmens nach außen.
Führungskraft (Leader): Direkte Führung der Unterstellten.
Verbindungsmann (Liaison): Aufbau und Pflege von Netzwerken und Kontakten.

Informationsrollen

Sprecher (Spokesperson): Weitergabe von Informationen nach außen.
Informationsverbreiter (Disseminator): Weitergabe von Informationen im Unternehmen.
Radarschirm (Monitor): Überwachung des Umfelds und der Strategieumsetzung.

Entscheidungsrollen

Unternehmer (Entrepreneur): Initiierung von Veränderungen und Innovationen in der Organisation.
Krisenmanager (Disturbance Handler): Lösung von Konflikten und Problemen bei deren Auftreten.
Ressourcenzuteiler (Resource Allocator): Zuweisung von Unternehmensressourcen.
Verhandlungsführer (Negotiator): Verhandlungen mit verschiedenen Interessengruppen führen.

Definition und Grundlagen des Managements

Eine kurze Definition des Managements lautet: "Die Kunst, Aufgaben durch andere erledigen zu lassen" oder "Ergebnisse durch andere zu erzielen". Es ist ein umfassender Prozess zur Planung, Organisation und Integration eines Geschäfts- oder Arbeitsverhältnisses, der auf der Nutzung von Ressourcen zur Erreichung eines bestimmten Ziels basiert.

Allgemeine Prinzipien des Managements

• Koordination
• Arbeitsteilung
• Autorität und Verantwortung
• Disziplin
• Einheit der Leitung
• Einheit der Richtung
• Unterordnung des Einzelinteresses unter das Gemeininteresse
• Entlohnung des Personals
• Zentralisierung
• Hierarchie
• Ordnung
• Gerechtigkeit
• Stabilität des Personals
• Initiative und Teamgeist

Bedeutung des Managements

• Das Management bezieht sich auf alle Arten von Unternehmen.
• Der Erfolg eines Unternehmens hängt direkt und unmittelbar von seiner Führung ab.
• Eine ordnungsgemäße Verwaltung erhöht die Produktivität.
• Effiziente Managementtechniken fördern und leiten die Entwicklung.
• In großen Organisationen ist das Management unbestritten und von wesentlicher Bedeutung.
• In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist ein implementiertes Management die einzige Möglichkeit, im Wettbewerb zu bestehen.

Merkmale der Verwaltung

• Universalität: Sie ist überall anwendbar.
• Spezifität: Sie hat eigene, unverwechselbare Merkmale.
• Zeitliche Einheit: Sie ist ein kontinuierlicher Prozess.
• Hierarchische Einheit: Alle Personen mit Führungsverantwortung nehmen daran teil.
• Die Verwaltung verfolgt stets einen Zweck; sie ist ein Mittel, um Wirkung auf das menschliche Leben auszuüben.
• Sie ist in der Regel den Bemühungen einer Gruppe zugeordnet und wird durch diese erreicht.
• Sie stellt eine Aktivität dar, nicht eine einzelne Person oder Gruppe.
• Sie erfordert für eine effiziente Verwaltung die Nutzung spezifischen Wissens.
• Die Verwaltung ist immateriell; ihre Ausführenden sind nicht zwingend die Eigentümer.

Die Organisation

Organisation bedeutet, die Arbeit aufzuteilen und zu strukturieren, um die Ziele zu erreichen: Gestaltung der Organisationsstruktur, Zuweisung von Beziehungen oder Verbindungslinien zur Erleichterung der Koordination, Erstellung von Stellenbeschreibungen für jede Position unter Angabe von Zuständigkeiten, Festlegung von Beziehungen, Verantwortung und Autorität sowie Definition der Anforderungen und Qualifikationen für die jeweiligen Mitarbeiter.

Identifizierung der notwendigen Aktivitäten in Bereichen und Arbeitsplätzen, Einstufung und Gruppierung der Funktionen.

In einem Organigramm (Flussdiagramm) ist Folgendes zu beachten:

• Autoritätsbeziehungen
• Berichtslinien (Rechenschaftspflicht)
• Grad der Abteilungsbildung (Departementalisierung)
• Funktionale Ebenen
• Partnerschaften und Kooperationen
• Beziehungen und Beratung (Stabsstellen)
• Hierarchieebenen

Organisationsklassen

Nach ihrem Zweck:

• Information: Sie stellen nur die großen Geschäftseinheiten dar. Ihr Ziel ist es, einen Überblick zu geben.
• Analyse: Sie enthalten alle Einheiten, auch kleine, sowie die Beziehungen zwischen ihnen. Sie sind sehr detailliert.

Nach Umfang:

• Allgemein: Anzeige der gesamten Struktur des Unternehmens.
• Im Detail: Sie stellen eine spezifische Funktion oder Abteilung dar.

Nach Inhalt:

• Struktur: Zeigt nur die verschiedenen Einheiten, aus denen das Unternehmen besteht.
• Funktional: Zeigt die Aufgaben und Inhalte der einzelnen Einheiten.
• Personal: Nennt die Namen und Titel der einzelnen Personen.

Nach der Form:

• Horizontal: Die wichtigsten Einheiten befinden sich auf der linken Seite.
• Vertikal: Die wichtigsten Einheiten befinden sich in der obersten Position.
• Kreisförmig (Radio): Diese sind heute weniger verbreitet. Sie versuchen, eine visuelle Wirkung zu erzielen, indem sie die höchsten Verwaltungsebenen im Zentrum hervorheben.

Abteilungsbildung (Departementalisierung)

• Nach Funktion: Im Unternehmen werden Funktionen nach der Art der Tätigkeit definiert (z. B. Produktion, Finanzen, Marketing oder Personalwesen).
• Nach Gebiet (Geografisch): Die Gruppierung erfolgt auf der Grundlage geografischer Gebiete, da diese oft Besonderheiten aufweisen.
• Nach Produkttyp: Wenn Produkte große Unterschiede in Produktion und Vermarktung aufweisen, ist es ratsam, spezielle Abteilungen für Produktgruppen einzurichten.
• Nach Marktsektoren / Prozessen: Die Entwicklung eines Produkts durchläuft verschiedene Phasen, die sinnvoll in Abteilungen gruppiert werden können.
• Stabstellen in der Organisation: Ein Nachteil der reinen Linienorganisation ist, dass jeder Manager für eine Vielzahl von Aktivitäten verantwortlich ist, in denen er kein Experte sein kann. Um dieses Problem zu lösen, werden Stabsabteilungen geschaffen, die das Management technisch unterstützen.
• Funktionale Beziehungen in der Organisation: Diese befinden sich beratend an den äußeren Linien der Positionen. Sie sind durch eine gestrichelte Linie dargestellt und haben keine direkte Weisungsbefugnis über die Mitglieder der operativen Einheiten.

Historische Meilensteine der Managementlehre

Klassisches oder traditionelles Paradigma (1870–1930):

• Klassische Managementschule.
• Repräsentative Autoren: Smith, Taylor, Fayol, Babbage, Weber, Maslow, Herzberg, Mayo.
• Fokus: Steigerung der Arbeitsproduktivität durch Spezialisierung der Aufgaben und Motivationsmechanismen.

Neoklassisches Paradigma oder Reform (1940–1970):

• Neoklassische Schule der Verwaltung.
• Repräsentative Autoren: Bertalanffy, Chandler.
• Ansätze: Erstmalige Einbeziehung der Systemanalyse.
• Beeinflusst durch die Umwelt, Entwicklung der strategischen Planung und Betrachtung der Organisation als System.

Paradigma des industriellen Kapitalismus (ab 1980):

• Schule basierend auf der Unternehmenssoziologie.
• Einführung von Konzepten wie Total Quality Management (TQM), Organisationskultur, Outsourcing und Total Productive Maintenance.
• Wichtige Vertreter: Deming, Ishikawa, Juran, Zapata, Goncalves.
• Fokus: Die soziale Organisation im Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit und Strategie.
• Henry Mintzberg ist ein repräsentativer Autor, der eine umfassende Sammlung zur Nutzung von Strategien verfasst hat.
• Strategie für soziale Organisationseinheiten, partizipatives Management, Präferenz für die Produktion hochwertiger Waren und Dienstleistungen.

Paradigma des Finanzkapitalismus (ab 1980):

• Schule basierend auf Wettbewerbsfähigkeit und Strategie. Henry Mintzberg ist hierbei ein repräsentativer Autor, der eine umfassende Sammlung zur Anwendung von Strategien in Organisationen bereitstellt.

Moderne Trends im Management

Zu beachtende moderne Tendenzen in der Betriebswirtschaftslehre:

• Globalisierung
• Ethik bei Managemententscheidungen
• Vielfalt der Belegschaft (Diversity)
• Unternehmertum (Entrepreneurship)
• Bedeutung von Wissen (Wissensmanagement)

Globalisierung:

• Freier Handel zwischen den Ländern der Welt (z. B. unterzeichnete Chile 1932 ein erstes Handelsabkommen mit Mexiko).
• Heute gibt es über 106 Handelsabkommen mit wichtigen Partnern in Nordamerika, allen lateinamerikanischen Ländern und einigen europäischen Ländern.

Unterschied zwischen multinationalen und transnationalen Unternehmen

Arten von Unternehmenspartnerschaften:

• Lizenzen
• Franchising (Befreiung)
• Strategische Allianzen
• Joint Ventures
• Ausländische Tochtergesellschaften

Der Managementprozess

Der Managementprozess umfasst die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle, um das Geplante erfolgreich umzusetzen.

Planen – Organisieren – Führen – Kontrollieren

Die Planung

Dies ist der erste Schritt des administrativen Prozesses. Er umfasst die Definition der organisatorischen Ziele, die Bestimmung von Strategien zu deren Erreichung und das Erstellen von Plänen zur Koordination der Arbeit der Organisation.

Warum planen wir?

• Um den unvorhersehbaren Auswirkungen der Umwelt entgegenzuwirken.
• Um eine Richtung vorzugeben.
• Um Unsicherheiten zu verringern.
• Um den Grad der Koordination zwischen den verschiedenen Teilen einer Organisation zu verbessern.

Arten der Planung:

• Strategisch vs. Operativ: Gilt für das gesamte Unternehmen und sucht die Positionierung in Abhängigkeit von den Eigenschaften der Umwelt und der Branche.
• Lang- oder kurzfristig: Zeithorizont von beispielsweise 3 Jahren bzw. 1 Jahr.
• Ziele: Jede Organisation versucht, ihre organisatorischen Ziele zu erreichen. Ein Ziel ist ein Soll-Zustand, den das Unternehmen anstrebt – ein Bild, das die Pläne der Organisation für die Zukunft darstellt. Sobald ein Ziel erreicht ist, verliert es seinen idealen Charakter, wird zur Realität und Gegenwart, weshalb ein neues Ziel angestrebt wird.

Die langfristigen Absichten einer Organisation erfüllen im Wesentlichen drei Hauptfunktionen:

1. Sie legen den gewünschten zukünftigen Zustand fest, den die Organisation erreichen will, und dienen als allgemeine Richtlinien für die Mitglieder.
2. Sie liefern eine Logik oder Daseinsberechtigung für die Organisation.
3. Sie bieten Standards, an denen die organisatorische Leistung gemessen werden kann.

Das wichtigste Ziel einer Organisation ist ihre Mission.

Indikatoren: Dies sind empirische Beobachtungen, die wichtige Aspekte eines Phänomens aus analytischen und praktischen Gründen zusammenfassen. Während sich der Begriff auf jede beobachtbare Funktion beziehen kann, wird er meist auf quantifizierbare Größen angewendet (gemäß CEPAL).

Strategie: Die Kunst der Gestaltung und Führung von Operationen. Ursprünglich handelte es sich um eine Reihe von sehr durchdachten Aktionen, die auf einen bestimmten Zweck ausgerichtet sind.

Hierarchie der Pläne und Planungsarten

• Strategische Planung (Mission, Vision, Ziele, Pläne): Vom Allgemeinen zum Spezifischen – angesiedelt beim Top-Management.
• Taktische Planung (Programme, Projekte und Budgets): Angesiedelt beim mittleren Management.
• Operative Planung (Verfahren und Arbeitsmethoden): Angesiedelt auf der operativen Ebene (Aufsichtsbehörden/Teamleiter).