Einkauf, Zahlungsabwicklung & Bestandsmanagement: Ein Leitfaden

Eingeordnet in Wirtschaft

Geschrieben am 4. Juli 2025 in Deutsch mit einer Größe von 34,5 KB

Einkaufsprozess im Unternehmen

Dokumentation und Nachweis

Es ist notwendig, dass die durchgeführten Maßnahmen im Unternehmen angemessen dokumentiert werden, sodass Beweise für die Tatsachen vorliegen und Personen, die Operationen durchführen, ihre Registrierung nachweisen können. Viele der in einem Unternehmen erstellten Dokumente sind nicht unabhängig, sondern miteinander verbunden. Wir können sie in die folgenden Phasen einteilen:

Kundenanfragen: Kunden fordern Waren, Dienstleistungen oder beides in einem Dokument, der sogenannten Anfrage, an.
Bestelleingang: Das Unternehmen verkauft das Produkt an den Kunden oder erbringt die gewünschten Leistungen. Ein Dokument, das diese Lieferung festhält, wird ausgestellt. Lieferscheine oder Frachtbriefe enthalten in der Regel keine Preise.
Rechnungsstellung: Der Anbieter liefert ein Dokument, das die Mengen und Konzepte der Einnahmen aufzeigt, die vereinbarten Preise festlegt und die Zahlungsart bestimmt. Dies ist die Rechnung.
Zahlung: Gemäß der vereinbarten Zahlungsmodalitäten muss der Kunde den Rechnungsbetrag begleichen.

Die Bestellung: Definition und Ablauf

Eine Bestellung ist eine verbindliche Anforderung von Materialien, die ein Unternehmen nach der Evaluierung von Angeboten verschiedener Anbieter tätigt. Die meisten Unternehmen verlangen, dass Bestellungen schriftlich, oft per Fax, erfasst werden. Die Nummerierung der Bestellungen sollte fortlaufend erfolgen und in einem Bestellbuch oder -system erfasst werden. Zwei Kopien der Bestellung sollten an den Anbieter gesendet werden, wobei eine unterschrieben und gestempelt als Zeichen der Annahme zurückgesendet wird.

Arten von Bestellungen

Anfrage für Dienstleistungen oder Arbeiten: Hierbei wird nach einer persönlichen Leistung oder der Realisierung einer bestimmten Tätigkeit gefragt.
Materialanfrage: Hierbei werden Materialanwendungen erstellt.
Sonderauftrag für den Verbrauch: Dies kann Material sein, das sich im Lager befindet, aber für einen zusätzlichen, ausdrücklich für diesen Zweck bestellten Verbrauch benötigt wird.
Nachschubaufträge: Dies sind Bestellungen, deren Initiative vom Lager ausgeht und sich auf Materialien beziehen, deren Lagerbestände ein Minimum erreicht haben.
Reguläre Bestellungen: Beträge, die gemäß der Beschaffungspolitik angepasst wurden.
Geplante Bestellungen: Können ein oder mehrere Materialien umfassen. Sie sind das Ergebnis einer Materialstudie, die durchgeführt wurde, um den geschätzten Verbrauch über einen längeren Zeitraum zu ermitteln, der durch die Bestellung abgedeckt wird. Nachteil ist, dass der anzuwendende Gesamtbetrag etwas niedriger als erwartet sein sollte, um das Risiko eines übermäßigen Anstiegs der Bestände zu vermeiden. Vorteil ist die Reduzierung der Verwaltungskosten und des Einkaufs.
Offene Bestellungen: Diese werden im Rahmen einer Materialgruppe mit historischem und prognostiziertem Verbrauch, minimalem Lagerbestand und den Mengen dieser Stoffe bis zur Bekanntgabe diskutiert. Sobald die Studie abgeschlossen ist, beziehen sich die relevanten Angebote auf Folgendes:
- (a) Erforderliche Mengen: Die aufgeführten Mengen sind indikativ; es besteht keine Verpflichtung, etwas zu kaufen.
- (b) Lieferung: Kann verschiedene Formen annehmen, die Bedingungen sind in der Regel sehr kurz.
- (c) Lagerbestände bei den Lieferanten: Der Lieferant ist verpflichtet, die als Mindestbestand für jedes Material festgelegten Mengen vorzuhalten.
- (d) Ausdruck des Bedarfs: Kann in verschiedenen Formen erfolgen, z.B. Telefon, Fax.
- (e) Betrag der Bestellung: Kann entweder für die gesamte Vertragslaufzeit festgesetzt werden oder Preiserhöhungen der Materialien, die während der Laufzeit der Bestellung auftreten, übernehmen.
Vorteile: Reduzierung des gebundenen Kapitals, geringere Lagerbestände dieser Materialien, höhere Materialrotation, Reduzierung der Verwaltungskosten, niedrigere Einkaufspreise, Reduzierung des Zeitaufwands für die Beschaffung, Reduzierung der Anzahl der Rechnungen, Reduzierung der Anzahl der Ersatzlieferungen um einen hohen Prozentsatz. Nachteile: Erhöhung der Anzahl der Wareneingänge, erfordert eine Studie vor dem Abschluss.

Bestellformular

Jede Art der Bestellung erfordert ein spezifisches Formular.

Kontrolle von Bestellungen

Um die Kontrolle über Bestellungen zu behalten, ist es ratsam, ein Bestellbuch oder -system zu führen.

Wareneingang

Der Wareneingang ist die Bestätigung des Empfangs durch den Lieferanten, damit dieser die Rechnung senden kann. Zur Bestätigung des Empfangs wird üblicherweise eine vom Lieferanten bereitgestellte Kopie des Lieferscheins unterschrieben. Mitarbeiter, die den Wareneingang überwachen, sollten wissen, wo die Bestellungen zu berücksichtigen sind. Nach dieser Kontrolle gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder bestätigt die Spedition den Empfang durch Unterschrift des Empfängers auf dem Lieferschein, oder das Unternehmen lässt den Lieferanten direkt auf dem Lieferschein unterschreiben. Sobald die Ware im Lager ist, erfolgt eine Analyse, bei der die Bestellung mit dem Lieferschein verglichen wird.

Prüfungsschritte beim Wareneingang

Überprüfung der Komponenten: Sicherstellen, dass die Waren ordnungsgemäß geschützt sind.
Qualitätsprüfung: Durch Firmentechniker, um festzustellen, ob die gelieferte Ware den geforderten Eigenschaften entspricht.
Quantitätsprüfung: Durch den Lagerleiter, um festzustellen, ob das Material korrekt erfasst wurde, die Transaktion der vorhandenen Menge entspricht und der richtige Katalog (falls vorhanden) verwendet wurde.

Die Rechnung

Ein Dokument, das einen Kundenauftrag rechtlich begründet. Sie wird vom Verkäufer der Ware ausgestellt. Eine Rechnung enthält eine Reihe von Pflichtangaben, wie z.B.: Lieferantendaten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kundeninformationen, Anzahl der gelieferten Einheiten pro Position, verschiedene betriebsbezogene Konzepte, den Gesamtbetrag der Transaktion und die Zahlungsbedingungen.

Rechnungsregeln

Bei wiederkehrenden Operationen ist es üblich, alle innerhalb eines Monats für denselben Empfänger durchgeführten Tätigkeiten in einer Rechnung zusammenzufassen.
Rechnungen, die an denselben Empfänger gesendet werden und verschiedene Operationen enthalten, müssen separat erfasst werden.
Im Einzelhandel ist es ausreichend, den Preis als "inkl. MwSt." auszuweisen.
Freiberufler und Geschäftsleute, die Geschäfte mit Nicht-Unternehmern tätigen, können die Rechnung durch ein Buch nummerierter Belege ersetzen. Dies gilt in Fällen wie Einzelhandel, Hausierhandel, Personenbeförderung usw.
Rechnungen sind sofort oder innerhalb von 30 Tagen auszustellen.
Die Lieferung an den Empfänger erfolgt gleichzeitig mit der Ausstellung oder innerhalb von 30 Werktagen.
Der Verkäufer muss ein Original jeder ausgestellten Rechnung aufbewahren. Eine Duplikatsausstellung ist möglich, wenn es mehrere Empfänger gibt oder das Original verloren geht; diese muss mit dem Wort "Duplikat" gekennzeichnet sein.
Verkäufer sind verpflichtet, Kopien jeder Rechnung für 6 Jahre nach Ablauf der vorgesehenen Frist aufzubewahren.
Bei Anlagevermögen (z.B. Möbel) sollten die Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Gebäuden 15 Jahre.
Käufer und Arbeitgeber müssen Rechnungen innerhalb der Verjährungsfrist aufbewahren.
Mehrwertsteuerpflichtige Freiberufler und Unternehmer müssen obligatorisch zwei Bücher führen: das Ausgangsrechnungsbuch und das Eingangsrechnungsbuch.

Konzepte in der Rechnung

Kaufnebenkosten: Dazu gehören Postgebühren, die mit dem gleichen Steuersatz wie die beförderten Waren besteuert werden. Wenn Artikel mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen (z.B. 16%, 7% und 4%) geliefert werden, müssen die Transportkosten anteilig auf die einzelnen Artikel aufgeteilt werden.
Versicherungen: Unterliegen dem gleichen Steuersatz wie die Ware. Wenn eine Rechnung Produkte mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält, erfolgt eine anteilige Aufteilung.
Rabatte: Preisnachlässe auf gekennzeichnete Produkte. Es wird unterschieden zwischen:
- Skonti: Preisnachlässe, die durch schnelle Zahlung des Kaufpreises gewährt werden. Sie werden auf die Beträge nach Abzug anderer Preisnachlässe angewendet.
- Mengenrabatte: Werden Käufern gewährt, die eine bestimmte Menge bestellen.
- Händlerrabatte: Erhöhen die wirtschaftlichen Kosten der Einheiten auf der Rechnung.

Rechnungsänderung

Rechnungsänderungen können aufgrund fehlerhafter Abrechnungen oder Warenrücksendungen erforderlich sein. Die Bemessungsgrundlage der Rechnung muss der korrekten Ware entsprechen, weshalb Anpassungen vorgenommen werden.

Erforderliche Rechnungsbücher für die Registrierung

Steuerpflichtige sind verpflichtet, ein Buch der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen sowie ein Investitionsgüter-Logbuch zu führen. Ausnahmen gelten für Sonderregelungen wie die vereinfachte Regelung, die Landwirtschaft, Viehzucht und Fischerei sowie die Sonderregelung der Ausgleichszahlung. Das Eingangsrechnungsbuch muss folgende Angaben enthalten: Eingangsnummer und Datum, Lieferant und Art der Operation, Bemessungsgrundlage und entsprechende Steuersätze, Mehrwertsteueranteil. Rechnungen sind einzeln einzutragen, obwohl es möglich ist, mehrere in einem einzigen Eintrag zusammenzufassen.

Hauptbücher im Unternehmen

Unternehmen führen in der Regel eine Reihe von Hauptbüchern, darunter auch das Kostenbuch für Produkte.

Zahlungsformen und -klassifizierung

Klassifizierung der Zahlungsformen

Wenn die Zahlung aufgeschoben wird, fallen Zinsen an. Der Anbieter berücksichtigt zwei Positionen: Kosten, die nicht direkt dem Produkt zuzuordnen sind (z.B. Reisekosten), sondern als allgemeine Unternehmenskosten oder als Produktkosten (Arbeit, Rohstoffe, allgemeine Barauslagen).

Sofortige Zahlung: Bargeld, Scheck, Wechsel, Überweisung, Wechsel fällig innerhalb von 90 Tagen.
Aufgeschobene Zahlung: Mehr als 90 Tage (z.B. Lastschriften).

Bargeld ist das am häufigsten verwendete Zahlungsmittel im Kleinhandel. Im Falle einer sofortigen Zahlung hat das Unternehmen keinen finanziellen Ertrag aus der Zahlung selbst.

Der Scheck

Ein Scheck ist eine einfache Zahlungsanweisung, einen bestimmten Betrag in Euro zu zahlen.

Arten von Schecks

Inhaberscheck: Trägt die Angabe des Inhabers oder den Ausdruck "an den Inhaber". Zur Belastung und Identifizierung muss die NIF (Steuer-ID) angegeben werden.
Namensscheck: Wird auf eine bestimmte Person ausgestellt. Zur Sicherheit der "Empfangenen" wird die Unterschrift des Inhabers auf der Rückseite verlangt.
Verrechnungsscheck: Ein Verbot der Barzahlung. Nur auf das Konto des Bezogenen zahlbar.
Bestätigter Scheck: Der Aussteller oder Inhaber kann die Bank des Bezogenen um Bestätigung der Zahlung bitten. Jede Erwähnung von "Zertifizierung", "Visa" oder Ähnlichem, unterschrieben vom Bezogenen auf dem Scheck, beweist dessen Echtheit und das Vorhandensein ausreichender Mittel auf dem Konto des Ausstellers. Der Betrag wird für die Kontrolle bis zur Vorlage oder bis zum Ablauf der im Artikel 135 des Wechsel- und Scheckgesetzes festgelegten Frist (15 Tage) reserviert.
Gekreuzter Scheck: Ist mit zwei parallelen Linien versehen, die angeben, dass die Bank des Ausstellers nur an eine Bank oder einen Kunden zahlen darf.
Scheck in Fremdwährung: Der Inhaber eines Schecks in Fremdwährung, ob ansässig oder nicht, kann ihn in derselben Währung einlösen. Wenn er an Dritte weitergegeben wird, können diese ihn einziehen oder handeln. Das Unternehmen kann den Scheck zugunsten des Inhabers oder auf Anweisung des Ausstellers, im Namen eines Dritten oder gegen den Aussteller selbst ausstellen, wobei er immer zwischen verschiedenen Einrichtungen ausgestellt wird.

Bestandteile eines Schecks

Damit ein Dokument als Scheck gilt, muss es folgende Bestandteile enthalten:

Die Bezeichnung "Scheck" im Text des Dokuments.
Die reine und einfache Anweisung, einen bestimmten Betrag zu zahlen.
Den Namen des Bezogenen, der die Zahlung leisten muss und notwendigerweise ein Kreditinstitut ist.
Datum und Ort der Ausstellung.
Die Unterschrift des Ausstellers (Librador).
Der Inhaber (Tenedor), der den Scheck einlösen kann.

Vorgehen bei Zahlungsunfähigkeit

Gemäß Art. 146 des Wechsel- und Scheckgesetzes kann der Inhaber seine Klage (ggf. kostenpflichtig) gegen die Indossanten, den Aussteller und andere Beteiligte erheben, wenn der Scheck bei Vorlage nicht fristgerecht bezahlt wurde. Die Nichtzahlung muss durch eine notarielle Protesterklärung oder ein gleichwertiges, vom Wechsel- und Scheckgesetz anerkanntes Mittel nachgewiesen werden.

Bankschecks

Bankschecks sind Dokumente, die von Kreditinstituten auf ein Girokonto eines Kunden ausgestellt werden. Ihr Ziel ist es, die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen für Unternehmen zu beschleunigen. Sie dienen der regelmäßigen Abrechnung und Kontrolle von Ausgaben.

Der Wechsel (Bill of Exchange)

Ein Wechsel hat zwei Haupteigenschaften: Alle Daten bezüglich der Rechte und Pflichten, die sich aus seiner Existenz ergeben, müssen im Dokument klar und formgerecht festgehalten werden, da er sonst seinen authentischen Charakter verliert. Der Wechsel bietet Unternehmen einen rechtlichen Vorteil: Im Falle eines Zahlungsverzugs kann ein schnelles Exekutionsverfahren eingeleitet werden, was besonders im Vergleich zu einem ordentlichen Feststellungsverfahren vorteilhaft ist.

Gültigkeitsmerkmale eines Wechsels

Damit ein Wechsel gültig ist, muss er folgende Angaben enthalten:

Die Bezeichnung "Wechsel" im Text des Dokuments.
Die bedingungslose Anweisung, einen bestimmten Betrag zu zahlen.
Den Namen des Bezogenen, der die Zahlung leisten muss.
Das Fälligkeitsdatum.
Den Zahlungsort.
Datum und Ort der Ausstellung.
Die Unterschrift des Ausstellers.

Fehlt eine der oben genannten Angaben, gilt das Dokument nicht als Wechsel, außer in folgenden Fällen:

Fehlt das Fälligkeitsdatum, gilt der Wechsel als bei Sicht zahlbar.
Fehlt ein spezifischer Zahlungsort, so gilt der Wohnsitz des Bezogenen als Zahlungsort.
Fehlt ein Hinweis auf den Ausstellungsort, so gilt der neben dem Namen des Ausstellers angegebene Ort als Ausstellungsort.

Beteiligte Personen an einem Wechsel

Aussteller (Librador): Die Person, die den Wechsel ausstellt. Ihre Unterschrift muss zwingend darauf erscheinen.
Bezogener (Librado): Die Person, die den Wechsel bezahlen muss. Der Bezogene muss den Wechsel unterschreiben, damit er akzeptiert wird. Das heißt, solange der Bezogene den Wechsel nicht unterschreibt, ist er nicht zur Annahme verpflichtet. Die Annahme wird durch das Wort "akzeptiert" oder ein gleichwertiges Wort ausgedrückt und vom Bezogenen unterschrieben.
Der Begünstigte (Tomador): Die Person, die die Zahlung erhalten soll, es sei denn, sie gibt die Anweisung, dass es eine andere Person sein soll.
Indossanten und Indossatare: Wenn der Begünstigte anweist, dass eine andere Person bezahlt werden soll, muss er dies durch eine Unterschrift auf der Rückseite des Wechsels bestätigen. Die Person, die den Wechsel erhält, wird als Indossatar bezeichnet, und die Person, die ihre Rechte überträgt, als Indossant.

Stempelsteuer des Wechsels

Die Stempelsteuer wird anhand von zwei Faktoren berechnet: dem Betrag des Wechsels und der Fälligkeit. Bezüglich der Fälligkeit gilt: Wenn der Wechsel länger als 6 Monate (ab Ausstellungsdatum) läuft, wird eine Strafe in Höhe des doppelten Wechselbetrags fällig.

Protest des Wechsels

Ein Kreditinstitut oder Zahlungsdienstleister ist verpflichtet, den Protest wegen mangelnder Annahme oder Zahlung gemäß Gesetz zu erhalten. Die Protesterklärung, die von der annehmenden Stelle oder Clearingstelle abgegeben wird, muss bei mangelnder Annahme oder Zahlung innerhalb von 5 Werktagen nach Fälligkeit erfolgen.

Indossament

Das Indossament ermöglicht die Übertragung eines Wechsels oder Schecks, entweder ganz oder teilweise. Ein Indossament kann ein Blankoindossament sein und muss vom Indossanten auf dem Wechsel oder einem Anhang unterschrieben werden. Sofern keine gegenteilige Klausel vermerkt ist, sichert das Indossament die Annahme und Zahlung an die nachfolgenden Inhaber. Gekreuzte Indossamente gelten nicht als Billigung. Enthält ein Indossament die Erwähnung "Wert zur Verrechnung", "zum Inkasso" oder Ähnliches, kann der Inhaber alle Rechte aus dem Wechsel ausüben, ihn aber nur in Form einer Inkassovollmacht indossieren. Klauseln wie "ohne Kosten", "ohne Protest" oder ähnliche, die vom Aussteller unterschrieben sind, befreien den Inhaber davon, Protest zu erheben.

Aval (Wechselbürgschaft)

Der Aval ist eine Bürgschaft für die Zahlung des Wechsels, entweder ganz oder teilweise. Er wird durch die Worte "als Bürge" ausgedrückt und vom Avalisten unterschrieben. Die einfache Unterschrift einer Person auf der Vorderseite eines Wechsels gilt als Aval (es sei denn, es handelt sich um den Bezogenen oder Aussteller). Der Aval muss auf der Rückseite des Wechsels erfolgen. Fehlt die Angabe, für wen der Aval geleistet wird, so gilt er als für den Akzeptanten geleistet, und in dessen Ermangelung für den Aussteller.

Überweisungen

Arten von Überweisungen

Interne Überweisungen: Wenn sowohl der Auftraggeber als auch der Empfänger ein Konto bei derselben Bank haben (z.B. wenn der Zahler eine Überweisung auf ein anderes Konto bei derselben Bank anordnet).
Externe Überweisungen: Wenn mehr als zwei Kreditinstitute beteiligt sind, was ein interbankäres Verrechnungsverfahren erfordert. Es gibt zwei Formen dieses Typs:
- Direkte Überweisungen: Der Empfänger ist Kunde des Kreditinstituts, das die Überweisung initiiert.
- Indirekte Überweisungen: Der Empfänger ist kein Kunde des Kreditinstituts, das die Überweisung initiiert. Hier muss ein Vermittler eingeschaltet werden, der den Auftrag an eine dritte Person weiterleitet, bei der der Empfänger ein Konto hat.

Überweisungssysteme

Derzeit gibt es zwei Hauptsysteme: Das allgemeine Überweisungs-Subsystem (SNC-003) des nationalen elektronischen Clearing- und Austauschsystems für Überweisungsaufträge auf magnetischen Medien, verwaltet durch das Interbanken-Center (ICC). Normalerweise wird eine Überweisung zwischen zwei separaten Einheiten, die am Tag X beauftragt wird, am selben Tag übermittelt und am Tag X+1 bezahlt, mit Wertstellung am Tag X+2.

Die Quittung

Eine Quittung ist ein Nachweis über die Zahlung eines fälligen Betrages, ausgestellt von der Person, die das Geld erhält. Sie sollte folgende Abschnitte enthalten: Quittungsnummer, Name und Anschrift des Empfängers, Ausstellungsdatum, den Betrag in Worten, den Grund der Ausstellung und die Unterschrift des Ausstellers.

Kriterien für die Zahlungskodierung

Die meisten Unternehmen verwenden ein Kodierungssystem für Zahlungen, um eine bessere Kontrolle zu ermöglichen. Beispiel einer Kodierung: 400025/023/01/1/A05/3000

Die ersten 6 Stellen entsprechen dem Lieferantencode (z.B. 400025).
Die nächsten 3 Stellen geben die Nummer des zu zahlenden Dokuments an (z.B. 023).
Die nächsten 2 Stellen bezeichnen die Zahlungsart (z.B. 01).
Die nächste Stelle steht für eine einmalige Zahlung (z.B. 1).
Die nächsten 3 Stellen (z.B. A05) entsprechen dem 4. Mai, 20 Tage nach dem Rechnungsdatum vom 27. April, wobei der erste Zahltag der 4. Mai ist.
Die letzten 4 Stellen sind der zu zahlende Betrag (z.B. 3000).

Bestandsmanagement und Lagerhaltung

Definition und Klassifizierung von Beständen

Definition von Beständen

Gemäß dem Allgemeinen Kontenplan (PGC) können Materialien im Allgemeinen als Sachanlagen betrachtet werden, die ein Unternehmen zur Lagerung, zum Einsatz im Herstellungsprozess zur Gewinnung von Endprodukten oder zur Instandhaltung von Produktionsanlagen erwirbt. Sie werden unter der Rubrik "Bestände" zusammengefasst. Es handelt sich somit um Vermögenswerte des Unternehmens, die für den Verkauf im normalen Geschäftsbetrieb oder zur Verarbeitung bzw. zum Einbau in den Produktionsprozess bestimmt sind. Sie können als jene Vermögenswerte und Verbindlichkeiten angesehen werden, die sich durch ihre Mobilität oder Rotation auszeichnen und entweder von selbst verschwinden oder durch Einbeziehung in den produktiven Prozess. Bestände werden als Aktiva in der Bilanz geführt und gehören zur Gruppe 3 des Allgemeinen Kontenplans.

Materialien können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden, darunter:

Klassifizierung nach dem Allgemeinen Kontenplan (PGC)

Rohstoffe: Elemente, die in das Endprodukt des Unternehmens integriert werden, d.h. die durch Bearbeitung oder Verarbeitung Teil der hergestellten Produkte werden sollen.
Komponenten und Baugruppen: Elemente, die in den Produktionsprozess des Endprodukts aufgenommen werden, aber nicht die Basis des Produkts bilden, sondern dem Rohmaterial zu einem späteren Zeitpunkt des Produktionsprozesses hinzugefügt werden.
Hilfsstoffe: Elemente, die nicht Teil des Endprodukts sind, deren Verbrauch aber direkt mit dem Produktionsvolumen zusammenhängt.
Verbrauchs- und Hilfsstoffe: Materialien, die zur Aufrechterhaltung der Unternehmensstruktur bestimmt sind, d.h. zur Instandhaltung der strukturellen Kapazitäten, z.B. zur Vermeidung von Gerätereparaturen. Dazu gehören Energie, Ersatzteile und Brennstoffe.
Unfertige Erzeugnisse: Materialien, die nach Verlassen des Lagers in die Produktion gegangen sind und ihren Wert erhöht haben. Sie befinden sich im Prozess der Entstehung oder Umwandlung innerhalb des Geschäftsjahres.
Halbfertige Erzeugnisse: Vom Unternehmen hergestellte Produkte, die nicht für den allgemeinen Verkauf bestimmt sind, bevor sie weitere Prozesse, Einbau oder Umwandlung durchlaufen haben. Sie können als Endprodukte von Zwischenprozessen betrachtet werden.
Fertigerzeugnisse: Das Endprodukt des Produktionsprozesses, vom Unternehmen hergestellt und für den Konsum oder die Nutzung durch andere Unternehmen bestimmt. Sie sind das finale Produkt.

Buchhalterische Erfassung von Materialien zur Produktkostenermittlung

Direkte Materialien: Materialien, die direkt Teil des Endprodukts werden, d.h. sie können leicht einem bestimmten Produkt zugeordnet werden. Sie stellen den größten Anteil der Sachkosten des Produkts dar.
Indirekte Materialien: Alle Elemente, die bei der Herstellung eines Produkts verwendet werden, mit Ausnahme der direkten Materialien. Die Kosten im Zusammenhang mit dem Verbrauch von indirektem Material werden als Fertigungsgemeinkosten betrachtet, die einem Produkt nach verschiedenen Verteilungskriterien zugeordnet werden müssen.

Klassifizierung nach Lagerfähigkeit

Lagerfähige Materialien: Im Allgemeinen gibt es eine Zeitspanne zwischen dem Eingang der verschiedenen Elemente und deren Verwendung in der Produktion. Sie werden an speziell dafür vorgesehenen Orten gelagert. Innerhalb dieser Gruppe können alle Elemente außer Brennstoffen enthalten sein.
Nicht lagerfähige Materialien: Materialien, die nicht physisch gelagert werden können. Dazu gehören alle Energie-Materialien wie Strom, Telefon usw., die im Allgemeinen Kontenplan unter der Rubrik 'Verbrauchs- und Hilfsstoffe' ausgewiesen werden.

Die Kostenrechnung verwendet die permanente Inventurmethode, um jederzeit die Kontrolle über die Ein- und Ausgänge der Elemente im Lager sowie den in der Produktion verbrauchten Betrag zu haben und so die Kosten des Endprodukts zu bestimmen. Aus interner Sicht werden der wirtschaftliche Wert der in der Herstellung verbrauchten, inventarisierten Gegenstände unter "Sachkosten" erfasst und berechnet, je nach Art und Konzept des Materials. Typischerweise durchlaufen diese Elemente zunächst ein Lager, bevor sie in der Produktion eingesetzt werden.

Aufgaben der Einkaufsabteilung im Bestandsmanagement

Die Kontrolle der Materialien im Unternehmen erstreckt sich von der Auftragserteilung bis zur Integration in den Produktionsprozess. Es gibt drei grundlegende Funktionen:

Einkaufsfunktionen
Wareneingangs- oder Beschaffungsfunktionen
Lagerfunktionen

1. Einkaufsfunktionen

Kontakt mit verschiedenen Anbietern.
Festlegung der optimalen Bestellmenge.
Verhandlung der Konditionen.
Erstellung der Bestellung.
Entwicklung von Lieferantenstrategien.

2. Beschaffungsfunktionen

Dies umfasst alle Operationen zur Materialversorgung des Unternehmens.

3. Lagerfunktionen

Dazu gehören die Lagerung und Verwahrung aller eingehenden Materialien, geordnet nach verschiedenen Merkmalen.

Materialkodierung

Es ist zu beachten, dass die Kodierung gemäß PGC unabhängig ist, obwohl in einigen Unternehmen die Kodierung eine Beziehung zum Anbieter herstellen kann. Die Kodierung ist zweifach: geografische Kennzeichnung und Materialidentifikation. Die Kodierungsarten können alphabetisch, numerisch und alphanumerisch sein. Schritte zur Strukturierung der Kodierung: Die Wahl eines Systems, die Anzahl der Ziffern und Buchstaben, die Angabe der Lagerorte und die Erstellung eines Index oder Hauptbuchs.

Der Barcode

Die unterschiedlichen Dicken der Balken und deren Abstände enthalten Informationen für den Leser zur Dekodierung und anschließenden Verwaltung der Artikel.

Kosten für Materialien

Erwerbskosten

Die Erwerbskosten umfassen den in Rechnung gestellten Preis zuzüglich aller zusätzlichen Kosten, die bis zur Einlagerung der Ware anfallen, wie Transport, Zoll, Versicherungen etc. Indirekte Steuern auf den Kauf von Vorräten sind nur dann im Kaufpreis enthalten, wenn dieser Betrag nicht direkt vom Finanzamt erstattungsfähig ist.

Produktionskosten

Die Produktionskosten werden durch den Kaufpreis der Rohstoffe und anderer Verbrauchsmaterialien sowie die direkt zurechenbaren Kosten des Produkts bestimmt. Ebenso werden die entsprechenden angemessenen indirekten Kosten für die betreffenden Erzeugnisse berücksichtigt, sofern diese Kosten dem Produktionszeitraum entsprechen. Aus buchhalterischer Sicht kann die Bewertung der inventarisierten Gegenstände nach verschiedenen Kriterien erfolgen, darunter die Eingangswerte im Lager und die Ausgangswerte. Für die Bewertung der verwendeten Materialien in der Rechnungslegung müssen folgende Prinzipien beachtet werden:

Vorsichtsprinzip: Die Bestände werden zum niedrigeren Wert von Marktpreis oder Produktionskosten bewertet.
Anschaffungskostenprinzip: Im Allgemeinen werden alle Materialien zum Kaufpreis erfasst, wenn sie kostengünstig im Ausland gekauft oder vom Unternehmen verarbeitet werden.
Going-Concern-Prinzip: Das Unternehmen wird als fortbestehend angesehen, d.h. es hat eine praktisch unbegrenzte Lebensdauer. Daher ist der Wert der Bestände aller Operationen, die mit der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens verbunden sind, unbegrenzt.
Prinzip der Periodenabgrenzung: Materialein- und -ausgänge müssen als buchhalterische Rechte und Pflichten erfasst werden, sobald sie entstanden sind.
Prinzip der Stetigkeit: Ein einmal angenommenes Kriterium für die Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen muss beibehalten und auf alle Vermögenswerte mit gleichen Merkmalen angewendet werden. Ein einmal festgelegter Endpunkt wird in aufeinanderfolgenden Jahren beibehalten.
Abgrenzungsprinzip: Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben muss sich auf den tatsächlichen Warenfluss und die von ihnen repräsentierten Dienstleistungen beziehen, unabhängig davon, wann die tatsächlichen monetären und finanziellen Belastungen entstehen. Das heißt, die Bestände beziehen sich auf den Zeitraum der Käufe und Verkäufe zum Zeitpunkt der Eigentumsübertragung der Waren.
Prinzip der Korrelation von Einnahmen und Ausgaben: Das Ergebnis wird berechnet, indem die Gesamteinnahmen um die damit verbundenen Kosten reduziert werden, wobei die Erfassung dieser Gewinne und Verluste nicht eindeutig mit der Tätigkeit zusammenhängt. Käufe, die in einem Geschäftsjahr erfasst werden, sind die notwendigen Maßnahmen, um in diesem Geschäftsjahr Umsätze zu generieren.
Prinzip der Nicht-Verrechnung: Vermögenswerte und Schulden oder Kosten und Erträge dürfen nicht miteinander verrechnet werden. Die Einnahmen bestehen aus den konsolidierten und den in den Jahresabschlüssen ausgewiesenen Gewinnmodellen. Konten für den Kauf und Verkauf von Waren sowie Kunden- oder Lieferantenkonten dürfen nicht verrechnet werden, um Informationen über die Materialbewegung zu erhalten.
Prinzip der Wesentlichkeit: Eine strikte Anwendung der Rechnungslegungsgrundsätze ist nicht erforderlich, vorausgesetzt, die relative Bedeutung in quantitativer Hinsicht ist nicht signifikant. Bezüglich der Regelungen zur Abschreibung von Materialien gibt es keine Einstimmigkeit hinsichtlich ihrer Einbeziehung oder Nicht-Einbeziehung in die Bestimmung der Kosten des Rohstoffverbrauchs.

Bewertung von Beständen

Zur Bestimmung des Wertes der Bestände ist es notwendig, zwischen extern erworbenen und vom Unternehmen selbst hergestellten Materialien zu unterscheiden. Für extern gekaufte Materialien wird die Bewertungsregel Nr. 13 des Allgemeinen Kontenplans angewendet: Sie werden zum Anschaffungspreis bewertet, der alle im Rahmen der Einkaufsfunktion anfallenden Kosten umfasst. Bei indirekten Steuern sind diese nur dann im Wert der Bestände enthalten, wenn sie nicht direkt vom Finanzamt erstattungsfähig sind. Bei der Ermittlung des Kaufpreises müssen Handelsrabatte abgezogen werden, niemals jedoch Skonti, da diese finanzieller Natur sind. Werden Materialien vom Unternehmen selbst hergestellt, so sind bei deren Bewertung alle Faktoren zu berücksichtigen, die zu ihrer Herstellung beigetragen haben, d.h. direkte Kosten zuzüglich eines proportionalen Anteils der Gemeinkosten.

Kontrolle von Materialien

Für eine effektive Lagerkontrolle muss das Unternehmen bei jedem erhaltenen Auftrag folgende Elemente überprüfen: Die Menge, unabhängig von Herkunft und Wert. Die Qualität hinsichtlich physikalischer oder chemischer Eigenschaften und Dimensionen. Die Rechnungen der Lieferanten, um zu prüfen, ob die erhaltenen Materialmengen den Bestellspezifikationen entsprechen. Fehlervermeidung durch eine optimale Organisation der Geschäftstätigkeit, gegebenenfalls durch Anpassung der notwendigen Dokumente für eine bessere Materialkontrolle.

Methoden der Bestandskontrolle

Die zyklische Inventur: Eine Methode, die auf einer regelmäßigen Überprüfung der Materialien in einem festen Zyklus basiert. Die Zeitspanne zwischen den Revisionen oder die Zykluslänge hängt von der Art der Artikel im Lager ab. Wichtige Artikel haben einen kürzeren Zyklus.
Die Min-Max-Methode: Basiert auf der Annahme, dass Mindest- und Höchstbestände für Artikel festgelegt werden sollten. Sobald diese beiden Niveaus bestimmt sind, ist der Zeitpunkt für eine Neubestellung, wenn der Bestand das Mindestvolumen erreicht, um ihn auf das maximale Volumen aufzufüllen.
Die Zwei-Behälter-Methode: Wird bei preiswerten Materialien verwendet. Sie ist einfach und erfordert minimalen Aufwand. Im Unternehmen werden zwei Lagerbehälter eingerichtet. In einem wird die Menge an Materialien gelagert, die zwischen einer Bestellung und der nächsten verbraucht wird. Im zweiten werden die Materialien aufbewahrt, die verbraucht werden können, während eine neue Bestellung bearbeitet wird, um eine höhere Sicherheit des Bestands zu gewährleisten.
Automatisiertes System: Ein Lagersystem, das auf der automatischen Auslösung einer neuen Bestellung basiert, sobald der Bestand einen bestimmten Betrag erreicht.
Die ABC-Analyse: Wird verwendet, wenn das Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Produkte hat, die jeweils einen anderen Wert aufweisen. Jede Produktart hat einen anderen Wert, daher ist die ABC-Analyse eine Methode zur systematischen Klassifizierung der Artikel und zur Bestimmung des Kontrollgrades für jeden einzelnen. Die Kosten der in einem bestimmten Zeitraum verwendeten Materialien werden zunächst berechnet, indem die Kosten pro Einheit jeder Position mit der geschätzten Menge für jeden Zeitraum multipliziert werden. Die Klassifizierung der Produkte erfolgt absteigend, sodass die Artikel mit dem höchsten Wert zuerst verbraucht werden.

Bestandsbewirtschaftung

Bei der Bestandsbewirtschaftung müssen wir zwischen Materialien unterscheiden, die gelagert und zum Verkauf bestimmt sind, und solchen, die sich in einem Transformationsprozess befinden oder ohne weiteren Prozess in die Produktion integriert werden, wie in Abschnitt 1 dieses Artikels beschrieben.

Gesamtkosten der Materialien

Bei der Definition der Materialkosten müssen wir Folgendes berücksichtigen:

Der Kaufpreis.
Alle Kosten im Zusammenhang mit Bestellaktivitäten. Die Summe aus Kaufpreis und diesen zusätzlichen Kosten wird als Anschaffungspreis oder -kosten bezeichnet.
Sämtliche Kosten der Lagerfunktion, auch Lagerkosten oder Besitzkosten genannt.
Finanzierungskosten.

Schwankungen der Bestellmenge können die verschiedenen Komponenten entweder einzeln oder gemeinsam beeinflussen.