Der Einkaufsprozess: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Grundfunktionen eines Einkaufsführers

Ein Einkaufsführer beschreibt eine Reihe von Aktivitäten, die Unternehmen zur Entwicklung und Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen durchführen.

Kategorien von Waren und Vermögenswerten

Langfristige Vermögenswerte (Anlagevermögen)

Dazu gehören Güter, die dem Unternehmen langfristig dienen.

Waren zum Wiederverkauf (Vorräte)

Dies sind Güter, die für den direkten Verkauf an Kunden bestimmt sind.

Kurzfristige Vermögenswerte (Aufwendungen)

Hierunter fallen Güter, die schnell verbraucht werden und als Aufwendungen verbucht werden.

Unterscheidung: Lang- und Kurzfristig

Langfristige Güter

Dies sind Vermögenswerte, die dem Unternehmen über einen längeren Zeitraum dienen.

Kurzfristige Güter

Diese Güter werden schnell verbraucht und fallen in die Kategorie der Ausgaben.

Vorbereitung eines Einkaufs

Informationssuche

Überprüfung des Lagerbestands (Bestandskarte) und des Bedarfs (Mindestbestand).

Ergebnis der Bedarfsanalyse

Bestimmung der benötigten Menge an Einheiten.

Bestandsblatt: Ein- und Ausgänge von Waren

Das Bestandsblatt dokumentiert die Ein- und Ausgänge von Waren (in physischen Einheiten und Werten). Es ermöglicht die Überprüfung des Bestands nach jeder Bewegung und liefert Daten zu Mindest- und Höchstbeständen.

Lieferantenauswahl

Informationsbeschaffung

Es ist notwendig, Informationen über Qualität, Preis und Zahlungsbedingungen der Angebote einzuholen.

Ergebnis der Lieferantenanfrage

Anfragen für Preisangebote werden an potenzielle Lieferanten gesendet, um Preise zu vergleichen.

Auswahl des Lieferanten

Informationssuche für den Vergleich

Vergleich der erhaltenen Preisangebote, um den am besten geeigneten Lieferanten zu finden.

Ergebnis der Auswahl

Der passende Lieferant wird ausgewählt und eine Bestellung wird gesendet.

Bestandsabfrage

Bei vorhandenem Bestand

Der Prozess der Neubestellung sollte abgeschlossen sein.

Bei fehlendem Bestand

• Preisangebote werden angefordert.
• Angebote werden verglichen.
• Ein Lieferant wird ausgewählt.
• Eine Bestellung wird gesendet.

Warenannahme

Die gelieferten Waren werden von einem Dokument (z.B. Lieferschein) des Verkäufers begleitet. Bei der Warenannahme werden Qualität und Quantität der gelieferten Waren überprüft, um festzustellen, ob sie der Bestellung entsprechen.

Überprüfung des Wareneingangs

Informationssuche

Der Lieferschein wird mit den tatsächlich erhaltenen Waren verglichen.

Ergebnis des Vergleichs

Es wird festgestellt, ob eine Übereinstimmung (oder Abweichung) zwischen Lieferschein und Gütern besteht.

Abgleich mit der Bestellung

Informationssuche

Die ursprüngliche Bestellung wird mit der Lieferung des Lieferanten verglichen.

Ergebnis des Abgleichs

Es wird festgestellt, ob eine Übereinstimmung (oder Abweichung) zwischen der bestellten und der erhaltenen Ware besteht.

Einlagerung der Waren

Informationssuche

Die Artikeldetails, Codes und Mengen werden erfasst.

Ergebnis der Erfassung

Die Waren werden eingelagert und im Bestandsblatt (oder Lagerkarte) verbucht.

Nach Erhalt der gekauften Waren wird eine Kontrolle durchgeführt:

Bei Nichtübereinstimmung

Es wird eine Reklamation oder Rücksendung veranlasst.

Bei Übereinstimmung

• Der Lieferschein wird unterzeichnet.
• Die Güter werden ins Lager gebracht.
• Die Bestandsaufnahme wird aktualisiert.

Der Lieferschein wird dem Transporteur zur Bestätigung des Empfangs (oder der Ablehnung) vorgelegt und unterzeichnet.

Erhalt der Lieferantenrechnung

Nachdem der Lieferant die Bestätigung des Wareneingangs vom Käufer erhalten hat, wird die Rechnung an den Käufer gesendet.

Zusätzliche Kosten beim Einkauf

Wenn Transportkosten oder andere Auslagen vom Lieferanten getragen und dem Käufer in Rechnung gestellt werden, sendet der Lieferant eine Lastschrift, um die geschuldete Summe zu erhöhen.

Rücksendung von Waren

Wenn die gelieferte Ware nicht der Bestellung entspricht oder Mängel aufweist, sendet der Lieferant nach der Rücksendung eine Gutschrift an den Kunden, um die Reduzierung des geschuldeten Betrags zu bestätigen.

Buchung des Einkaufs

Für eine präzise Informationsqualität ist eine sorgfältige schriftliche Aufzeichnung unerlässlich:

Bestandsführung der Güter

Erfassung der Anzahl der eingelagerten Einheiten und des Einstandspreises pro Einheit im Lagerblatt.

Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten

Erfassung der geschuldeten Beträge gegenüber Lieferanten im Kontenblatt (Kreditorenbuchhaltung).