Elemente eines Projektplans

1. Projektname und -identifikation

Der Projektname kennzeichnet in wenigen Worten, was im Rahmen des Projekts durchgeführt werden soll, und benennt den Träger sowie den Paten/Sponsor.

2. Projektbeschreibung und -ziele

Rechtfertigung und Natur des Projekts

Hier wird die Begründung für das Projekt sowie dessen Ursprung und Art dargelegt.

Institutioneller Rahmen

Die Organisation, die für die Ausführung des Projekts verantwortlich ist.

Projektziele

Die erwarteten Auswirkungen, die mit dem Projekt erzielt werden sollen.

Beschreibung des Projekts

Was genau getan werden soll.

Leistungen und Ergebnisse

Welche Dienstleistungen erbracht und/oder welche Ergebnisse erzielt werden sollen.

Vorteile

Die Begünstigten des Projekts und die Vorteile für sie.

Physische Lage und räumliche Abdeckung

Wo das Projekt durchgeführt wird und welchen Bereich es abdecken soll.

3. Technische und operative Aktivitäten

Dieser Abschnitt erläutert, wie die verschiedenen Aufgaben organisiert, ergänzt und koordiniert werden.

4. Verwendete Methoden und Techniken

Hier wird beschrieben, wie das Projekt umgesetzt wird. Es werden die tatsächlich verwendeten Instrumente und Methoden angegeben.

5. Zeitplanung der Aktivitäten

Dieser Abschnitt legt den Zeitplan für die Projektaktivitäten fest. Gängige Methoden sind:

• GANTT-Diagramm: Einfach und leicht verständlich.
• PERT-Diagramm: Netzwerkplan für Aktivitäten und Abhängigkeiten.
• ABC-Analyse: Von mittlerer Komplexität.

6. Bestimmung der benötigten Ressourcen

Hier werden die Ressourcen festgelegt, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

7. Kostenkalkulation und Budgeterstellung

Dieser Abschnitt umfasst die Berechnung der Kosten für die Projektdurchführung und die Erstellung des Budgets. Typische Kostenpositionen sind:

• Personalkosten
• Kosten für Räumlichkeiten
• Material- und Ausrüstungskosten
• Betriebskosten (Funktionskosten)
• Unvorhergesehene Ausgaben/Leistungen

Kostenermittlung

Bei der Ermittlung der Kosten sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

1. Verschiedene Faktoren des Projekts.
2. Die Nutzung jedes einzelnen Faktors.
3. Der Preis jedes einzelnen Faktors.

8. Organisationsstruktur und Projektmanagement

Dieser Abschnitt beschreibt die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an die ausführenden Personen. Er umfasst:

• Die Organisationsstruktur
• Ein Verfahrenshandbuch für Projektmitarbeiter
• Rollen, Beziehungen und Interaktionen
• Modalitäten und Mechanismen für die Koordination
• Ein System zur internen Überwachung und Evaluierung
• Informationskanäle

Typen von Projektorganisationen

• Funktionale Organisation: Das Projektmanagement wird innerhalb einer bereits bestehenden funktionalen Organisation durchgeführt.
• Projektorientierte Organisation: Eine eigene administrative und operative Einheit wird für jedes Projekt gegründet.
• Matrixorganisation: Jedes Projekt wird von einem Direktor geleitet, aber das restliche Personal gehört zu verschiedenen funktionalen Abteilungen.

9. Evaluierungsindikatoren für das Projekt

Dies sind die Instrumente zur Messung des Fortschritts in Bezug auf die vorgeschlagenen Ziele. Wichtige Kriterien für Indikatoren sind:

• Unabhängigkeit
• Überprüfbarkeit
• Gültigkeit
• Zugänglichkeit