Formulare und Interviews in der Systemanalyse

Einheit 2: Formulare

Formulare sind für den Transport von Daten unerlässlich. Sie kommen in allen Formen und Größen vor und werden für sehr unterschiedliche Zwecke verwendet, z. B.:

• Bestellen von Verbrauchsmaterial für ein Restaurant
• Kontostand
• Berichte über bestimmte Elemente
• Anträge für Zulassungsbescheinigungen
• Prüfungen

Interviews

Das Interview ist eine Technik zur Informationsbeschaffung, bei der die Befragten direkt nach Informationen im Zusammenhang mit ihrem Dienstalter befragt werden. Auf diese Weise sollten auf Entscheidungsebene Informationen über das Gesamtbild der Organisation, ihre Ziele und Strategien, die Ansichten über die Probleme und welche Funktionen und Personen zuständig sind, eingeholt werden.

Innerhalb der Führungsebene sucht man nach Informationen über die Material- und Informationsflüsse, welche Beziehung die anderen Bereiche haben und welche Hauptprobleme mit ihnen bestehen.

5 Schritte zur Vorbereitung eines Interviews

• Ziele festlegen: Welche Informationen werden gesucht?
• Planung: Entscheidung, welche Fragen gestellt werden sollen, basierend auf den Zielen des Interviews.
• Terminvereinbarung: Vereinbaren Sie im Voraus einen Termin mit den zu interviewenden Personen und geben Sie den Zweck des Interviews an.
• Durchführung: Einführung in das Thema des Interviews und die Art des Projekts, an dem gearbeitet wird.
• Auswertung: Zusammenfassung der während des Interviews gesammelten Informationen. Dient der Selbstbewertung und der Überwachung der erhaltenen Informationen.

Offenes Interview

Diese Art von Interview basiert auf mündlicher Kommunikation. Bei dieser Art von Fragen hat der Befragte die Möglichkeit, seine Ideen frei zu erläutern. Die Antwort wird viel breiter und kann daher in vielen Fällen relevante Informationen enthalten.

Vorteile:

• Der Interviewpartner fühlt sich wohl.
• Ermöglicht dem Interviewer, die Fragen mit seinem eigenen Wortschatz zu definieren.
• Viele ausführliche Informationen.
• Spontaneität in den Antworten, klar und präzise.

Nachteile:

• Es können unwichtige Fragen gestellt und Antworten erhalten werden.
• Verlust der Kontrolle über das Interview.
• Zeitverlust durch lange Antworten.
• Schwäche des Interviewers.

Geschlossenes Interview

Hier werden Fragen so formuliert, dass der Befragte nur begrenzt antworten kann. Das bedeutet, dass es nicht viele Antwortmöglichkeiten gibt ("Ja", "Nein", "Richtig", "Falsch"). Diese Fragen werden auch als bipolare Fragen bezeichnet ("Zustimmen", "Ablehnen").

Vorteile:

• Spart Zeit.
• Es werden wichtige Fragen gestellt.
• Kontrolle über das Interview.
• Vermeidung von überflüssigen Fragen.
• Beschaffung relevanter Daten.

Nachteile:

• Geringe Aussagekraft der Antworten.
• Kann für den Befragten langweilig sein.
• Verlust von Ideen, da keine harmonische Beziehung zwischen Befragtem und Interviewer besteht.

Verwendung von offenen und geschlossenen Fragen

Die Verwendung von offenen Fragen in Interviews ist angemessen, wenn man genau wissen will, wie der Befragte seine Ideen frei präsentieren kann. Die Antworten sind viel umfangreicher und ermöglichen es dem Interviewer, den Wortschatz des Befragten zu erfassen, der seine Ausbildung, Fähigkeiten und Überzeugungen widerspiegelt.

Der Einsatz von geschlossenen Fragen ist angemessen, wenn man Zeit sparen will und sich nicht auf die Wünsche des Befragten einlassen möchte. Wenn spezifische Daten benötigt werden, kann der Befragte nicht zu viele zusätzliche Informationen liefern.

Zu vermeidende Fragen

Es müssen verstörende Fragen vermieden werden, die nützliche Informationen zunichte machen können. Sie sollten im Vorfeld sorgfältig formuliert werden, um dies zu vermeiden.

Zwei Situationen, die auftreten können, sind:

• Leitfragen: Ein Satz führt zu einer weiteren Frage.
• Doppelfragen: Zwei Fragen innerhalb derselben Frage.

Interviewstrukturen

Pyramidenstruktur

Der Interviewer beginnt mit sehr detaillierten und oft geschlossenen Fragen und erweitert dann das Thema mit offenen Fragen und allgemeineren Antworten.

Die Fragen reichen vom Allgemeinen zum Speziellen. Es ist sinnvoll, sie zu verwenden, um den Zweck des Themas zu bestimmen.

Trichterstruktur

Der Interviewer verwendet offene und allgemeine Fragen und schließt mögliche Antworten mit geschlossenen Fragen ab. Bietet einen einfachen und nicht zu einschüchternden Einstieg in das Interview.

Diese Struktur ist nützlich, wenn die Befragten sich für das Thema interessieren und die Freiheit brauchen, ihre Gefühle auszudrücken.

Diamantstruktur

Eine Kombination aus den beiden vorherigen Strukturen, die zu einem bestimmten Ergebnis führt.

Diese Struktur ist nützlich, wenn man das Interesse und die Aufmerksamkeit der Befragten durch Abwechslung aufrechterhalten will.

Fragebögen

Ein Fragebogen ist ein nützliches Werkzeug, um viele Informationen zu relativ geringen Kosten und in kürzerer Zeit zu erhalten. Die Verwendung ist schnell und effizient.

4 Situationen, in denen Fragebögen geeignet sind

• Entfernen jeglichen Einflusses auf die Antworten.
• Die Informationen sind ehrlich, da sie anonym sein können.
• Schnell und effizient.
• Einzig gangbarer Weg, um eine große Anzahl von Personen oder große Entfernungen zwischen der Quelle und dem Interviewer zu erreichen.

Grundlegende Fragetypen

Je nach dem Grad der Freiheit der Antwort unterscheidet man:

• Offene Fragen: Dem Befragten wird die Freiheit gegeben, mit eigenen Worten zu antworten und seine Ideen einzubringen. Sie sind einfach zu formulieren, aber die Antworten sind schwer zu erfassen und zu tabellieren.
• Geschlossene Fragen: Dem Befragten wird keine Freiheit gegeben, mit eigenen Worten zu antworten, und er ist gezwungen, zwischen einer Reihe von Alternativen zu wählen.

Skalierung

Skalierung ist die Zuordnung von Zahlen oder anderen Symbolen zu einem Attribut oder einer Eigenschaft zum Zwecke der Messung. Die Skalen sind oft willkürlich und in manchen Fällen nicht eindeutig.