Formularmanagement: Grundsätze, Klassifizierung und Design

Mindestanforderungen an Formulare

Der Mindestumfang, den alle Formulare erfüllen sollten, umfasst die folgenden Punkte:

• Einfaches Design.
• Für jedes Formular muss ein spezielles Verfahren entwickelt werden.
• Die Reihenfolge, in der Informationen angefordert werden, muss der Reihenfolge entsprechen, in der die Daten generiert werden.
• Aus Gründen der internen Kontrolle dürfen dieselben Mitarbeiter nicht zwei miteinander unvereinbare Formulare validieren. Zum Beispiel darf die Person, die einen Bericht erstellt, nicht gleichzeitig Geldeingänge prüfen oder eine Verpflichtung stornieren.
• Kopien dürfen nur für jene Abteilungen erstellt und verteilt werden, die die enthaltenen Informationen verwalten.
• Soweit möglich und unter Berücksichtigung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses müssen Formulare vorab nummeriert werden.
• Formulare müssen ausreichend Platz für Genehmigungen und/oder Freigaben bieten.
• Jedes Formular muss im Rahmen eines Schemas verschlüsselt werden, um eine Identifizierung oder Zuordnung zu einer Funktion oder einem bestimmten Bereich zu ermöglichen und das Datum der letzten Überarbeitung festzuhalten.

Klassifizierung nach Struktur

Einfache Formulare

Einfache Formulare sind Dokumente, die aus einem einzigen Blatt bestehen und denen keine Kopien beigefügt sind.

Zusammengesetzte Formulare

Zusammengesetzte Formulare bestehen aus mehr als einem Blatt, werden in einem vordefinierten Format erstellt und in speziellen Akten aufbewahrt.

Innerhalb dieser Kategorie unterscheidet man folgende Typen:

• Block
• Scheckbücher
• Durchschreibesätze (Snap-out)
• Endlosformulare

Klassifizierung nach Verwendungszweck

Je nach Einsatz dienen Formulare:

• Zur Einleitung einer Maßnahme oder eines Verfahrens
• Zur Erfassung einer Aktion
• Zur Berichterstattung von Ergebnissen

Formulare zur Einleitung einer Klage oder eines Verfahrens leiten den Prozess einer Arbeitsgruppe mit einem bestimmten Ziel. Formulare zur Erfassung einer Aktion speichern Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden können. Formulare zur Berichterstattung über Ergebnisse zeigen Zahlen oder Analyseverfahren auf.

Klassifizierung nach Erstellungsmethode

Manuelle Formulare

Manuelle Formulare werden vollständig von Hand ausgefüllt.

Teilmechanisierte Formulare

Teilmechanisierte Formulare werden teilweise manuell und teilweise maschinell ausgefüllt.

Vollmechanisierte Formulare

Vollmechanisierte Formulare werden ausschließlich durch einen Computer erstellt oder ausgefüllt.

Grundlegende Designprinzipien

Jedes Formular muss mindestens die folgenden Grundsätze erfüllen:

• Einfache Ausfüllbarkeit
• Reduzierung des Fehlerpotenzials
• Ästhetik
• Kostenreduzierung

Schritte zur Gestaltung eines Formularsystems

Um ein angemessenes System von Formularen zu entwerfen, sind folgende Schritte notwendig:

• Formularinventur
• Formularanalyse
• Formularabgleich
• Formularcodierung

Ein Formularsystem umfasst alle Formate, deren Anwendungspraktiken, Vorschriften und Regeln für den Umgang mit schriftlichen Informationen.

Parameter der Formularinventur

Für die Bestandsaufnahme können folgende Einteilungsparameter berücksichtigt werden:

• Nach Bereichen oder Abteilungen
• Nach Größe
• Nach physikalischen Eigenschaften
• Formelle und informelle Formulare

Inventur nach Bereichen oder Abteilungen

Für eine Bestandsaufnahme nach diesem Kriterium sollte die gesamte Organisationsstruktur berücksichtigt und die Formulare entsprechend der Organisationsstruktur zusammengestellt werden.

Inventur nach Größe

In diesem Fall erfolgt die Klassifizierung anhand einer physischen Eigenschaft der Dokumente, nämlich ihrer Größe.

Inventur nach physikalischen Eigenschaften

Zu den physikalischen Eigenschaften zählen im Allgemeinen das Papier, die Farben oder das Vorhandensein abnehmbarer Teile.

Formelle und informelle Formulare

Formelle Formulare besitzen einen Code und mindestens vorgedruckte Anmerkungen. Im Gegensatz dazu gelten handschriftlich erstellte Dokumente (mit Stift und Papier) als informell.

Bestandteile eines Formulars (Informationssicht)

Aus der Sicht der Information besteht ein Formular aus zwei Teilen:

• Gedruckte oder feste Informationen
• Variable Informationen (auszufüllen)

Weitere Klassifizierungskriterien

Die Klassifizierung der Formulare kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Einige davon sind:

• Unternehmensorganisation
• Grad der Computerbeteiligung
• Größe
• Zweck
• Anzahl der Kopien
• Kombination der oben genannten Kriterien

Methoden zur Formularcodierung

Die verwendeten Methoden zur Codierung von Formularen sind:

• Mnemotechnische Methode
• Blockmethode
• Alphanumerische Methode