Formularmanagement in Organisationen

Was ist ein Formular?

Ein Formular ist ein schriftliches Kommunikationsmedium, das in der Regel feste, vorgedruckte Informationen enthält.

Was sind die Informationsquellen für Formulare?

Die Informationsquellen können vielfältig sein:

• Für den internen Gebrauch, konzipiert für die Präsentation von Ergebnissen oder die gemeinsame Geschäftspolitik.
• Verwendung, die von einer externen Stelle für deren exklusive Zwecke erforderlich ist.
• Vorschläge von Papierherstellern oder Designern.

Welche Voraussetzungen gibt es für das Ausfüllen?

Das Ausfüllen kann erfolgen:

• Manuell
• Maschinell (z.B. mit Druckern oder EDV-Anlagen)

Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?

• Linien von Quadraten (Kästchen)
• Kombinierte Spalten

Was sind die materiellen Elemente eines Formulars?

Die materiellen Elemente sind: Papier, Tinte und Kohle (Durchschlagpapier).

Welche Alternativen gibt es für die Herstellung?

• Offsetdruck
• Mimeographie (Vervielfältigung)
• Linotype-Druck
• Tiefdruck
• Maschinendruck
• Computerdruck

Was ist Linotype-Druck?

Beim Linotype-Druck bestehen die Informationen aus Zeilen von Buchstaben in verschiedenen Größen und Typen, um komplette Texte für den Druckvorgang zu erstellen.

Was ist Tiefdruck?

Diese Technik ist eine Form des Tiefdrucks, bei der anstelle von Gravuren in flachen Metallplatten Kupferrollen verwendet werden.

Welche Instrumente dienen der Kontrolle von Formularen?

• Fragebogen für die Analyse der Formulare
• Formular-Katalogkarte
• Interne Kontroll- und Lagereinheiten

Was beinhaltet eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie beinhaltet das Arbeitsprogramm und die personellen Ressourcen mit den technischen Fähigkeiten für die Forschung.

Wie können Formulare klassifiziert werden?

Formulare können klassifiziert werden nach:

• Prozess
• Funktion
• Administrativer Einheit
• Bezeichnung
• Physikalischen Eigenschaften
• Client oder Benutzer

Was wird für die Analyse von Formularen benötigt?

Für die Analyse von Formularen werden folgende Informationen benötigt:

• Art der Organisation
• Anzahl der Verwaltungseinheiten, aus denen sie besteht
• Anzahl der Mitarbeiter, die damit arbeiten
• Volumen der Produkte, Dienstleistungen oder beides, die erzeugt werden
• Häufigkeit der Nutzung und Einsatzmöglichkeiten

Was sind die operativen Überlegungen bei Formularen?

Operative Überlegungen umfassen:

• Identifizierung des Formulars
• Objektive Informationen, die es enthält
• Struktur
• Reihenfolge und Art der Datenbildung

Was sind die materiellen Überlegungen bei Formularen?

Materielle Überlegungen umfassen:

• Größe
• Papierart
• Papier- und Tintenfarbe
• Art des Drucks

Was sind die wichtigsten Informationen eines Formulars?

Die wichtigsten Informationen sind:

• Wie es verwendet wird
• Wer es benutzt
• Wann es benutzt wird

Wie erfolgt die Bestellung des Datenstroms?

1. Identifizierung
2. Einführung
3. Genehmigung

Welche Arten der Bindung gibt es für Formulare?

• Gebunden (beteiligt)
• Mit Fersenbindung
• Als Leporello (Z-Faltung, kontinuierlich)

Welche Elemente erfordern visuelle Aspekte?

• Einheit
• Modulare Aufteilung
• Klarheit
• Gruppierung und Ranking
• Sättigung
• Bewegung
• Rhythmus
• Residualbild (Nachbild)

Wie wird die Passform der Formulare bestimmt?

Die Passform der Formulare wird bestimmt durch:

• Informationen, die mehr oder weniger Platz benötigen
• Informationen, die entfernt werden können
• Gründe, warum diese Informationen erforderlich sind
• Verteilung des Spielraums und Begründung

Was ist für die Implementierung erforderlich?

Für die Implementierung ist erforderlich, dass Formulare nummeriert sind und Funktionalität aufweisen.

Was ist die Klassifizierung von Formularen?

Die Klassifizierung von Formularen erfolgt nach:

• Prozessen
• Funktionen
• Administrativer Einheit
• Physikalischen Eigenschaften

Was beinhaltet die Gestaltung eines Formular-Katalogs?

Die Gestaltung eines Formular-Katalogs beinhaltet:

• Klassifizierung
• Beschreibung der Art und Weise (der Nutzung)
• Veraltete oder ersetzte Modelle
• Aktuelles zugelassenes Modell
• Flussdiagramm

Welche Elemente sind für die Erstellung von Formularen wichtig?

• Angemessene Verteilung der Bereiche
• Geeignete Wahl der Druckart
• Einfluss der angewandten Verfahren

Was ist bei der Lagersteuerung von Formularen zu beachten?

• Entwicklung eines Beschaffungsprogramms
• Effektive Kommunikation mit allen zuständigen Einheiten zur Verwaltung von Ressourcen und Lieferanten
• Die Existenz eines Meldesystems, das die Konsistenz und Kontrollmöglichkeiten der Formulare gewährleistet