Funktion und Abläufe Kollegialer Gremien: Sitzungen & Beschlüsse

Allgemeine Bestimmungen zu Sitzungen und Beschlussfassungen

Rolle des Präsidenten und der Tagesordnung

Der Präsident kann sich an die Mitglieder des Verwaltungsrats oder, falls dieser nicht vorhanden ist, an den stellvertretenden Bürgermeister wenden, um zu prüfen, ob er es für angemessen hält, die Sprecher der Fraktionen in der Körperschaft anzuhören. Es können nur Fragen behandelt werden, die zuvor geprüft, informiert oder mit der zuständigen Kommission abgestimmt wurden.

Der Präsident kann aus begründeten Dringlichkeitsgründen von sich aus oder auf Anregung eines Redners Themen in die Tagesordnung aufnehmen, die bisher nicht von den jeweiligen Kommissionen gemeldet wurden. Über diese Fragen kann jedoch im Laufe der Sitzung eine Vereinbarung getroffen werden, ohne dass das Plenum ihre Aufnahme in die Tagesordnung ratifizieren muss. Die Tagesordnung der ordentlichen Sitzungen enthält stets die Anzahl der Anträge und Fragen.

Ort und Sprache der Sitzungen

Die Körperschaft hält ihre Sitzungen im Rathaus, im Provinzialpalast (Sitz der Körperschaft) oder an einem anderen dafür vorgesehenen Ort ab. Ausnahmen bilden Fälle höherer Gewalt, in denen durch eine zuvor allen Mitgliedern der Körperschaft bekannt gegebene Einberufung oder Entscheidung des Bürgermeisters oder des Präsidenten ein anderes Gebäude oder ein anderer Ort für diesen Zweck bestimmt wird.

Die Einberufungen zu den Sitzungen, Tagesordnungen, Anträge, abweichende Beschlussvorschläge und informativen Stellungnahmen der Ausschüsse müssen in jedem Fall auf Spanisch und, falls gesetzlich vorgeschrieben oder erforderlich, in der Amtssprache der Autonomen Gemeinschaft (AC) verfasst sein. In den Debatten können die spanische Sprache oder die kooffizielle Sprache der jeweiligen Autonomen Gemeinschaft synonym verwendet werden.

Grundsätze der Sitzungsführung

Jede Sitzung, ob ordentlich oder außerordentlich, muss dem Grundsatz der Einheit der Handlung folgen und sicherstellen, dass sie am selben Tag beginnt und endet. Sollte die Sitzung enden, ohne dass alle auf der Tagesordnung stehenden Fragen diskutiert und gelöst wurden, kann der Präsident die Sitzung vertagen. In diesem Fall werden die nicht behandelten Fragen in die Tagesordnung der nächsten Sitzung aufgenommen.

Die Plenarsitzungen sind öffentlich. Über Angelegenheiten, die das Grundrecht der Bürger gemäß Artikel 18.1 der spanischen Verfassung betreffen, kann jedoch geheim debattiert und abgestimmt werden, sofern dies von einer absoluten Mehrheit beschlossen wird.

Beschlussfähigkeit (Quorum)

Für die gültige Konstituierung des Plenums ist die Anwesenheit eines Drittels der Gesamtzahl der Mitglieder der Körperschaft erforderlich, wobei die Mindestzahl von drei Mitgliedern nicht unterschritten werden darf. Die Beschlussfähigkeit muss während der gesamten Sitzung aufrechterhalten werden. In jedem Fall ist die Anwesenheit des Präsidenten und des Geschäftsführers der Körperschaft oder deren rechtmäßiger Vertreter für die Abstimmung erforderlich.

Ablauf der Abstimmung

Sobald die Debatte über ein Thema abgeschlossen ist, erfolgt die Abstimmung. Der Präsident muss die Bedingungen und die Art der Abstimmung klar darlegen. Einmal begonnen, darf die Abstimmung nicht unterbrochen werden, das Wort darf nicht erteilt werden, und niemand darf den Saal betreten oder verlassen. Der Vorsitzende erklärt die Abstimmung für beendet. Der Sekretär zählt die Stimmen, berechnet das Ergebnis und verkündet es laut, woraufhin der Präsident die Annahme eines Beschlusses verkündet.

Beschlüsse werden im Allgemeinen mit einfacher Mehrheit angenommen, d.h. wenn die Ja-Stimmen die Nein-Stimmen überwiegen. Eine absolute Mehrheit bedeutet, dass die positiven Stimmen mehr als die Hälfte der Mitglieder ausmachen. Die Abstimmung ist persönlich und nicht übertragbar. Die Abstimmungsarten können Ja, Nein oder Enthaltung sein. Im Falle eines Stimmengleichstands gibt die Stimme des Präsidenten den Ausschlag.

Arten der Abstimmung

• Gewöhnliche Abstimmung: Manifestiert sich durch konventionelle Zeichen der Zustimmung, Ablehnung oder Enthaltung.
• Namentliche Abstimmung: Stimmen werden in alphabetischer Reihenfolge der Nachnamen und zuletzt des Präsidenten abgegeben, wobei jede Antwort Ja, Nein oder Enthaltung lautet.
• Geheime Abstimmung: Erfolgt mittels Stimmzettel, die in eine Urne gelegt werden.

Die gewöhnliche Abstimmung ist die am häufigsten verwendete. Die namentliche Abstimmung erfordert die vollständige Genehmigung durch einfache Mehrheit der Anwesenden. Die geheime Abstimmung wird nur für die Wahl oder Abberufung von Gremien und Personen verwendet.

Protokollierung und Zertifizierung

In jeder Sitzung erstellt der Generalsekretär einen zertifizierten Bericht, der Folgendes enthalten sollte:

• Ort der Sitzung (mit Angabe der Gemeinde)
• Datum (Tag, Monat, Jahr)
• Beginnzeit
• Name des Präsidenten, anwesende und fehlende Mitglieder der Körperschaft
• Charakter der Sitzung (ordentlich oder außerordentlich, erste oder zweite Einberufung)
• Anwesenheit des Sekretärs oder dessen rechtmäßigen Vertreters
• Geprüfte Angelegenheiten, zusammengefasste Ansichten der Fraktionen oder Mitglieder der Körperschaft, die dem Rechtsstreit als Streithelfer beigetreten sind, und diesbezügliche Zwischenfälle
• Abstimmungen
• Teil der angenommenen Vereinbarungen
• Zeitpunkt, zu dem der Präsident die Sitzung beendet
• Falls die Sitzung mangels Teilnehmern oder aus anderen Gründen nicht stattfindet, genehmigt der Sekretär des Zertifikats dies durch Unterschrift und gibt in diesem Fall gegebenenfalls die Namen der Anwesenden und derjenigen an, die ihre Abwesenheit entschuldigt haben.

Funktionieren Lokaler Kollegialorgane: Einberufung, Tagesordnung & Beschlüsse

Definition und rechtliche Grundlagen

Kollegiale Gremien sind solche, die aus mehreren Personen bestehen. Diese Vielzahl von Individuen ist sinnvoll, da ein einzelner Richter hier keinen Sinn ergeben würde. Treffen, Diskussionen und Abstimmungen dienen als Kanal zur obligatorischen Willensbildung und erfordern die logische Konsistenz von mindestens zwei Personen.

Der hier in allgemeinen Begriffen untersuchte Bereich wird durch das Gesetz 30/92 geregelt, insbesondere durch die Artikel 22 bis 27 unter der Überschrift „Kollegiale Gremien“.

Zusammensetzung Kollegialer Gremien

Die stets beteiligten Personen in einem Kollegium sind:

• Präsident: Vertreter des Kollegiums und Vorsitzender.
• Mitglieder: Die weiteren stimmberechtigten Personen.
• Sekretär: Führt die Sitzungsprotokolle und erbringt Ausbildungsleistungen.

Einberufung von Sitzungen

Die Einberufung ist der Prozess, durch den die Mitglieder des Organs zur Sitzung geladen werden. Die Sitzung ist das Treffen, bei dem durch Beratungen und Abstimmungen der Wille gebildet wird, der zu Beschlüssen führt.

Die Sitzung als Willensbildungsprozess

Die Protokolle sind das Gewissen und die Erinnerung des Kollegiums und das Dokument, das dessen Beschlüsse zum Ausdruck bringt. Das Funktionieren dieser Einrichtungen, sei es originär oder infolge einer Kompetenzübertragung, bei der die zuständige Stelle bestimmte Befugnisse übertragen hat, die in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden müssen, beginnt mit der Ankündigung und der Einladung der Mitglieder zur Sitzung.

Diese Sitzung befasst sich mit den im Voraus festgelegten Fragen der Tagesordnung. Dies sind die Funktionen des Präsidenten.

Phasen der Sitzungsdurchführung

1. Quorum: Die Prüfung der Anzahl der Mitglieder, die ein Quorum bilden.
2. Debatten: Der interne Beratungsprozess des Organs, in dem der Präsident die Diskussion leitet und zur Erörterung von Fragen einlädt.
3. Abstimmung: Ein Verfahren, das dem Zusammentreffen subjektiver Kriterien zur Bildung eines gemeinsamen Willens dient.
4. Protokoll: Das Dokument, das den Willen des Gremiums widerspiegelt.

Arten von Sitzungen

Die Einberufung oder die vollständigen Sitzungen umfassen:

• Ordentliche Sitzungen: Deren Häufigkeit ist voreingestellt. Dieser Zeitplan wird durch Beschluss der Vollversammlung in einer außerordentlichen Sitzung festgelegt, die vom Bürgermeister oder Vorsitzenden innerhalb von dreißig Tagen nach der konstituierenden Sitzung der Körperschaft einberufen werden muss und die vierteljährliche Frist gemäß Artikel 46.2 a) des Gesetzes 7/1985 vom 2. April nicht überschreiten darf.
• Außerordentliche Sitzungen: Werden vom Bürgermeister oder Präsidenten in dieser Eigenschaft auf eigene Initiative oder auf Antrag von mindestens einem Viertel der gesetzlichen Mitgliederzahl der Körperschaft einberufen. Ein solcher Antrag muss schriftlich erfolgen, die Gründe dafür darlegen und von allen, die ihn persönlich unterzeichnen, eingereicht werden. Dies schmälert nicht die Befugnis des Bürgermeisters oder Vorsitzenden, die Themen der Tagesordnung zu bestimmen. Der Antrag muss von den Mitgliedern innerhalb von vier Tagen nach Antragstellung eingereicht werden und darf keine Verzögerung von mehr als zwei Monaten seit der Eintragung im Allgemeinen Register erfordern. Bei Weigerung können außerordentliche Rechtsmittel eingelegt werden.
• Dringende Sitzungen: Werden vom Bürgermeister oder Präsidenten einberufen, wenn die Dringlichkeit der zu behandelnden Angelegenheit oder Themen die Einberufung einer Sondersitzung mit der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestfrist von zwei Werktagen gemäß Gesetz 7/1985 vom 2. April nicht zulässt. In diesem Fall sollte als erster Punkt auf der Tagesordnung des Plenums die Erklärung der Dringlichkeit aufgenommen werden. Wird diese vom Plenum nicht anerkannt, wird die Sitzung vertagt.

Verfahren der Einberufung und Tagesordnung

Das Verfahren ist wie folgt: Der Präsident beruft alle Plenarsitzungen ein, und die außerordentlichen Sitzungen müssen begründet werden. Der Einberufung folgt die detaillierte Tagesordnung und der Entwurf der Protokolle der vorangegangenen Sitzungen, die genehmigt werden sollen. Diese werden den Mitgliedern an ihren Wohnsitzen mitgeteilt. Zwischen der Einberufung und dem Abschluss dürfen nicht weniger als zwei Tage liegen, außer in dringenden Fällen. Die Tagesordnung der Sitzungen wird vom Bürgermeister oder Präsidenten mit Unterstützung des Sekretariats festgelegt.