Geschäftsbrief Vorlage: Aufbau, Tipps & Beispiele für Profis

Die Elemente eines Geschäftsbriefs: Ein umfassender Leitfaden

1. Briefkopf

Der Briefkopf dient der Identifizierung des Unternehmens oder der Institution, die das Schreiben verfasst hat. Er enthält:

• Firmenlogo (oder den Namen des Unternehmens)
• Vollständige Anschrift (inklusive Gemeinde)
• Telefonnummer
• Faxnummer
• Webseite
• E-Mail-Adresse
• Bezirk
• Postleitzahl
• Weitere relevante Informationen

Heutzutage dient der Briefkopf nicht nur der Informationsvermittlung, sondern auch der visuellen Gestaltung. Oft wird lediglich das Logo am oberen Rand des Blattes platziert, während die übrigen Daten am unteren Rand zu finden sind. Eine ansprechende visuelle Gestaltung ist wichtig, um einen positiven Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen.

2. Ort und Datum der Ausstellung

Ort und Datum werden üblicherweise mittig auf der rechten Seite des Blattes platziert.

Beispiel:

Santiago, 4. März 2001

In einigen Regionen wird zuerst der Monat und dann der Tag genannt, um Wiederholungen der Präposition "de" zu vermeiden.

3. Interne Adresse (Empfängeradresse)

Die interne Adresse identifiziert die Person (oder das Unternehmen), an die der Brief gerichtet ist. Jede Information wird in einer separaten Zeile aufgeführt:

• Herr (Frau oder Fräulein, je nach Anrede, niemals abgekürzt)
• Roberto Lafontaine I. (Name des Empfängers)
• Direktor (Position)
• Zentrale Plaza Vespucio (Niederlassung oder Abteilung des Unternehmens)
• DuocUC (Name des Unternehmens)
• Achtzehn Nr. 102 (Adresse, nur bei Postversand)
• Santiago (Gemeinde, nur bei Postversand)

(Bei Versand per Fax, persönlicher Übergabe oder einer anderen Methode, die den Empfang des Dokuments gewährleistet, kann die Adresse verkürzt werden.)

Die Angabe der Hausnummer und der Gemeinde schließen sich gegenseitig aus, da sie sich auf die Art des Versands beziehen.

4. Betreffzeile (ACHTUNG)

Die Betreffzeile dient der Identifizierung des idealen Lesers, ist aber nicht zwingend erforderlich. Sie sollte formal gehalten sein.

Früher war die Betreffzeile wichtiger, da es schwieriger war, die genaue Bezeichnung der Person zu ermitteln, an die das Schreiben gerichtet war. Heutzutage ist es ratsam, diese Informationen telefonisch zu erfragen.

Die Abkürzung für "Aufmerksamkeit" lautet: z.Hd.:

z.Hd.: Herr Marco G. Montiel

5. Referenz

Die Referenz wird auf der rechten Seite unterhalb der Betreffzeile (falls vorhanden) platziert.

Sie fasst den Inhalt des Schreibens in zwei oder drei Worten zusammen und hilft dem Empfänger, den Zweck des Schreibens vor dem Lesen zu verstehen. Es wird empfohlen, die Referenz anstelle der Betreffzeile zu verwenden.

Die Referenz wird immer in der dritten Person (oder sachlich) und kurz formuliert: Betr.:

Betr.: Vorstellung Reinigungssystem

6. Anrede

Die Anrede dient dazu, den Empfänger anzusprechen und die Nachricht einzuleiten.

Sie sollte kurz (zwei oder drei Wörter), aktuell und passend zur internen Adresse sein (keine veralteten Formen wie "Sehr geehrter Herr").

Nach der Anrede folgt ein Doppelpunkt.

Die Anrede darf niemals abgekürzt werden.

Sehr geehrter Herr,

Herr Montero:

7. Text (oder Hauptteil des Schreibens)

Der Text ist der wichtigste Teil des Briefes. Alle vorherigen Elemente sind irrelevant, wenn der Text unklar oder unvollständig ist. Hier können alle Stilmittel eingesetzt werden.

In der Regel wird der Text aufgrund seiner Länge in drei Absätze unterteilt:

1. Einleitung: Hier wird der Zweck des Schreibens erläutert.
2. Entwicklung: Hier werden die Informationen präsentiert, die den Grund für das Schreiben darstellen. Dies ist der zentrale Punkt, der in der Referenz zusammengefasst wird.
3. Schlussfolgerung: Hier wird die Botschaft abgeschlossen, oft mit einer Aufforderung oder einem Ausblick. Manchmal enthält dieser Absatz auch die Verabschiedung.

8. Grußformel

Die Grußformel ist obligatorisch und darf niemals abgekürzt werden.

Adverbien allein (z.B. "Hochachtungsvoll", "Herzlich") sollten vermieden werden, da sie sich auf ein Verb beziehen (das in diesem Fall nicht vorhanden ist).

In vielen Fällen folgt am Ende ein Komma, da der Satz grammatikalisch mit der nachfolgenden Unterschrift endet.

Mit freundlichen Grüßen,

9. Unterschriftsblock

Der Unterschriftsblock dient der Identifizierung der Person, die das Schreiben versendet.

Er enthält zwei Angaben:

• Den Namen
• Die Position (in verschiedenen Zeilen)

Es muss ausreichend Platz für die handschriftliche Unterschrift gelassen werden, ohne dass diese die Buchstaben berührt.

Der Name des Unternehmens muss nicht wiederholt werden, da er bereits im Briefkopf enthalten ist.

Jorge Campos A.

Administrator

10. Initialen

Die Initialen des Unterzeichners werden gefolgt von einem Schrägstrich (/) und den Kleinbuchstaben der Initialen der Person, die den Brief getippt hat.

Dies wird nur angegeben, wenn mehr als eine Person an der Erstellung des Schreibens beteiligt war. Wenn klar ist, wer ausschließlich für die Erstellung verantwortlich war, entfällt diese Angabe.

In vielen Fällen werden heutzutage nur die Initialen des Unterzeichners angegeben, da davon ausgegangen wird, dass der Vorgesetzte ebenfalls verantwortlich ist, da er den Brief unterschrieben hat.

JLC / MTB

11. Anlagen

Eine Liste der Gegenstände, die dem Brief beigefügt sind.

Die Liste wird mit den Abkürzungen Anlagen (Anl.) oder inklusive (inkl.) eingeleitet, die gleichwertig sind.

Anl.: Preisliste

Inkl.: Preisliste

12. Kopien

Eine Liste aller Personen (oder Abteilungen), die eine Kopie des Schreibens erhalten.

Wird immer mit der Abkürzung CC (Carbon Copy) eingeleitet.

CC: Finanzmanagement

CC: Personalmanagement

Fazit

Dies sind die grundlegenden Elemente eines Geschäftsbriefs. Die spezifischen Anforderungen jedes Dokuments und der Stil des jeweiligen Unternehmens müssen berücksichtigt werden.