GmbH gründen: Verfahren, Steuern & Pflichten

Gründungsprozess im Detail

• Negativbescheinigung Firmenname

  Bescheinigung, die bestätigt, dass kein anderes Unternehmen denselben Namen führt. Muss dem Notar zum Zeitpunkt der Beurkundung vorgelegt werden.

  • Frist: Vor der notariellen Beurkundung.
  • Zuständig: Handelsregister.

• Notarielle Beurkundung

  Die Gesellschafter genehmigen die Satzung, die Bestandteil der Urkunde ist. Die Gründungsgesellschafter unterzeichnen die Gesellschaftsgründung. Die Urkunde wird vom Notar und allen Gründungsgesellschaftern unterzeichnet.

  Erforderliche Dokumente:

  • Negativbescheinigung (siehe 1.1)
  • Ausweisdokumente aller Gründungsgesellschafter
  • Gesellschaftsvertrag (Satzung)
  • Bankbestätigung über die Einzahlung der Kapitaleinlage
  • Informationen zur Gesellschaft (Stammkapital, Geschäftsadresse, Unternehmenszweck, etc.)
  • Frist: Vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit und innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt der Negativbescheinigung (1.1).
  • Zuständig: Notar.

• Steuer-Identifikationsnummer (St-IdNr.)

  Die Gesellschaft erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, unabhängig von späteren Änderungen.

  • Frist: 30 Tage nach Beurkundung.
  • Gültigkeit: Die vorläufige St-IdNr. ist 6 Monate gültig, bis die endgültige erteilt wird.
  • Zuständig: Finanzamt.

• Stempelsteuer auf Rechtsakte

  Besteuerung der Kapitalerhöhung (z.B. 1% des Stammkapitals).

  • Frist: [Frist einfügen].
  • Zuständig: Finanzamt.

• Eintragung ins Handelsregister

  Offizielles Register für Unternehmen. Legalisiert die Geschäftsbücher und macht bestimmte Unternehmensdokumente (z.B. Jahresabschlüsse) öffentlich zugänglich. Für Kapitalgesellschaften obligatorisch.

  • Frist: Innerhalb von Monaten nach Beurkundung.
  • Zuständig: Handelsregister.

Verfahren vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit

• Anmeldung zur Gewerbesteuer (IAE)

  Anmeldung zur Gewerbesteuer, abhängig von der ausgeübten Tätigkeit. Die Höhe richtet sich nach der Tätigkeit, der Gemeinde und steuerlichen Kriterien.

  • Frist: 10 Tage vor Aufnahme der Tätigkeit.
  • Zuständig: Finanzamt.

• Steuerliche Erfassung (Zählungserklärung)

  Mittels Formular 036/037 werden die steuerlichen Pflichten und die Anmeldung zur Gewerbesteuer (IAE) kommuniziert.

  • Frist: Vor Aufnahme der Tätigkeit.
  • Zuständig: Finanzamt.

Arbeitsrechtliche Verfahren

• Anmeldung bei der Sozialversicherung und Betriebsnummer

• Anmeldung der Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung

  Siehe oben.

• Anmeldung von Selbstständigen bei der Sozialversicherung

  Obligatorisch für Einzelunternehmer und Freiberufler. Die Anmeldung schließt eine mögliche Mitgliedschaft in anderen Sozialversicherungssystemen nicht aus.

  • Zuständig: Sozialversicherung.
  • Frist: 30 Tage nach Aufnahme der Tätigkeit.

• Anmeldung zur Unfallversicherung

• Abschluss von Arbeitsverträgen

• Meldung der Arbeitsstättenöffnung

• Erstellung eines Arbeitszeitkalenders

Lokale Verfahren

Antrag auf Gewerbeerlaubnis, Genehmigungen der Stadtwerke, Genehmigungen für Gebäude, Anlagen und Umbauten.

Anmeldung industrieller Tätigkeit

Siehe oben.

Anmeldung der Geschäftsräume

Siehe oben.

Anmeldung beim Patent- und Markenamt

Siehe oben.

Wichtige Buchführungspflichten

• Bücher für Gesellschaftsakte & Gesellschafter

  Eine Ein-Personen-GmbH ist verpflichtet, ein Buch zu führen, das die Vereinbarungen zwischen der Gesellschaft und dem alleinigen Gesellschafter dokumentiert.

• Buchhaltungsbücher

  Führen von Inventar, Erstellung von Jahresabschlüssen und Führen eines Journals.

Wichtigste Steuerpflichten

• Körperschaftsteuer

  Die Gewinne von Kapitalgesellschaften unterliegen der Körperschaftsteuer (Regelsatz z.B. 30%). Für kleine Unternehmen mit einem Gewinn unter 8.000.000 € kann ein reduzierter Satz (z.B. 25%) gelten, für höhere Gewinne der Regelsatz.

• Umsatzsteuer (MwSt.)

  Unternehmer und Freiberufler sind umsatzsteuerpflichtig. Es müssen Aufzeichnungen geführt werden über: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Investitionen in Immobilien, innergemeinschaftliche Vorgänge. Diese Aufzeichnungen müssen tagesaktuell geführt, aber nicht legalisiert werden.

• Quellensteuer auf bestimmte Einkünfte