Grundlagen der administrativen Kontrolle im Management

Definition und Bedeutung der Kontrolle

Definition von Kontrolle: Die Kontrolle ist ein wesentliches Element des Verwaltungsverfahrens innerhalb der Informationsverarbeitung. Sie umfasst die Ergebnisse aus der Umsetzung von Plänen und Programmen sowie die Beurteilung der Einhaltung dieser Vorgaben gegenüber der ursprünglich geplanten und registrierten Fassung.

Die Wichtigkeit der Kontrolle

Die Kontrolle ist aus folgenden Gründen von großer Bedeutung:

• Erlass von Maßnahmen: Zur Korrektur von Aktivitäten, um eine erfolgreiche Planung zu erreichen.
• Anwendbarkeit: Sie gilt gleichermaßen für Menschen, Dinge und Ereignisse.
• Ursachenanalyse: Schnelles Bestimmen und Analysieren von Ursachen, die Abweichungen hervorrufen, um deren zukünftiges Auftreten zu vermeiden.
• Lokalisierung von Bereichen: Identifikation von Verwaltungsbereichen für den rechtzeitigen Einsatz von Rechtsmitteln.
• Informationsgrundlage: Sie informiert über die aktuelle Situation als Basis für neue Pläne, um den Planungsprozess erneut zu starten.
• Kosten- und Zeitersparnis: Senkung von Kosten und Zeitaufwand durch die Vermeidung von Fehlern.
• Rationalisierung: Unmittelbare Auswirkungen auf die Rationalisierung der Verwaltung und die Produktivität aller Unternehmensressourcen.

Festlegung von Standards und Leistungsmessung

Festlegung von Standards: Ein Standard ist eine Maßeinheit, die als Modell, Leitfaden oder Muster dient. Er bildet die Basis, auf der die Durchführung überprüft wird.

Leistungsmessung: Diese findet statt, wenn die Kontrolle korrekt eingerichtet ist und alle Mittel zur Verfügung stehen, um genau zu bestimmen, wie die Untergebenen ihre Aufgaben erfüllen.

Korrekturmaßnahmen und Feedback

Erklärung der Korrektur: Hierbei werden Pläne sofort angewendet, um Abweichungen zu korrigieren und neue Verfahren einzuführen, damit Fehler sich nicht wiederholen.

Feedback (Rückkopplung): Dies stellt den Ablauf der Steuerung sicher, indem Informationen zur Umstrukturierung genutzt werden, um die Ursachen von Abweichungen zu beheben.

Standardeinstellung: In dieser Phase werden alle Maßeinheiten oder Standards in der Planung festgelegt. Dies umfasst Produktionsmengen, Verkaufsziele, Qualitätsanforderungen und Ähnliches.

Die drei Grundsätze der Kontrolle

1. Verantwortung und Autorität: Hinweis auf die Wichtigkeit, Autorität zu delegieren und Verantwortung zu übertragen. Dabei muss überprüft werden, ob die Autorität korrekt eingesetzt wird.
2. Ziele: Da Kontrolle ohne Standards unmöglich ist, sollten diese vorzugsweise quantitativ und präzise formuliert sein.
3. Möglichkeiten: Die Kontrolle sollte präventiv erfolgen, bevor ein Fehler entsteht. Durch das Vorgreifen auf Fakten können rechtzeitig Rechtsbehelfe eingesetzt werden, um die Unternehmensziele zu sichern.

Detaillierte Leistungsmessung und Korrektur

Messung der Leistung: Diese sollte stets auf Basis von Regeln durchgeführt werden. Idealerweise werden Bedingungen geschaffen, um Abweichungen zu erkennen, bevor sie eintreten, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Umsetzung von Korrekturmaßnahmen: Wenn die Leistung nicht den Werten entspricht, ist eine Analyse und ein Eingreifen erforderlich. Korrekturmaßnahmen können Änderungen in einem oder mehreren Geschäftsbereichen des Unternehmens notwendig machen.

Steuerung als Feedback: Konzentriert sich auf die Nutzung von Informationen aus vergangenen Ergebnissen, um mögliche zukünftige Standardabweichungen zu korrigieren.

Kritische Punkte und Teamprozesse

Kritische Punkte: Dies sind Operationen, Vorgehensweisen oder Verfahren in einer Phase, die dazu dienen, Gefahren zu eliminieren, zu vermeiden oder zu minimieren.

Prozess der Standards und Bewertungen: Bei der Auswahl einer Arbeitsgruppe sollte der Leiter des Bereichs oder Abschnitts vorzugsweise mit einer Gruppe von Fachberatern zusammenarbeiten. Dabei muss ein Experte für Arbeitsrecht einbezogen werden, um die Unternehmensstruktur, die Anforderungen des Personals und die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen.