Grundlagen: Buchhaltung und Budgetierung kompakt

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Grundlagen der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist eine Messtechnik zur systematischen Erfassung und Überwachung aller wirtschaftlichen und finanziellen Vorgänge eines Unternehmens.

Arten von Geschäftsvorfällen

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Der Kunde zahlt zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. bei Warenlieferung auf Ziel, Darlehen).

Erhaltene Anzahlungen

Der Kunde bezahlt im Voraus (z.B. Vorauszahlung für eine Dienstleistung, Guthabenkarten).

Barzahlungen

Zahlung und Leistung erfolgen gleichzeitig.

Wichtige Buchhaltungsbegriffe

Immaterielle Vermögenswerte

Nicht-physische Werte, die einem Unternehmen zugeordnet sind (z.B. Markenimage, Patente, Kundenstamm).

Eigenkapital

Von den Eigentümern eingebrachte Mittel sowie thesaurierte Gewinne. Bestandteile sind gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen und der Jahresüberschuss/-fehlbetrag.

T-Konten

T-Konten visualisieren Buchungen im Soll (linke Seite) und Haben (rechte Seite) für jedes Konto:

  • Aktivkonten (z.B. Anlagevermögen, Vorräte, Forderungen, Bankguthaben): Zugänge werden im Soll gebucht, Abgänge im Haben.
  • Passivkonten (z.B. Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten): Zugänge werden im Haben gebucht, Abgänge im Soll.
  • Aufwandskonten (z.B. Materialaufwand, Personalaufwand, Miete): Aufwendungen werden im Soll erfasst.
  • Ertragskonten (z.B. Umsatzerlöse, Zinserträge): Erträge werden im Haben erfasst.

Handelswaren

Konto für Waren, die eingekauft und unverändert weiterverkauft werden.

Aufwendungen

Wertverzehr von Gütern und Dienstleistungen, der nicht direkt dem Produktionsprozess der Kostenträger zugerechnet wird (z.B. Verwaltungskosten, Vertriebskosten).

Herstellungskosten

Kosten, die direkt mit der Produktion von Gütern oder Erbringung von Dienstleistungen in Zusammenhang stehen.

Verluste

Außerordentliche Wertminderungen von Kapital oder Vermögenswerten (z.B. durch Feuer, Diebstahl, Forderungsausfälle).

Wichtige Kostenrechnungsformeln

  • Direkte Kosten: Direkte Materialkosten (MPD) + Direkte Arbeitskosten (MOD)
  • Umwandlungskosten: Direkte Arbeitskosten (MOD) + Fertigungsgemeinkosten (CIF)
  • Break-Even-Punkt (Menge): Fixkosten / (Verkaufspreis pro Stück - variable Kosten pro Stück)

Grundlagen der Budgetierung

Die Budgetierung ist ein Management-Instrument zur Planung, Koordination und Kontrolle zukünftiger Unternehmensaktivitäten in monetären Werten über einen bestimmten Zeitraum. Sie unterstützt die Entscheidungsfindung.

Vorteile der Budgetierung

  • Zwingt zur Festlegung von Zielen und Vorgaben im Voraus.
  • Beinhaltet Kontrollinstrumente zur Leistungsbeurteilung des Managements.
  • Sorgt für Koordination zwischen den Unternehmenseinheiten.
  • Etabliert eine Organisationsstruktur, die eine effiziente Ressourcenallokation ermöglicht.

Nachteile/Einschränkungen der Budgetierung

  • Ist keine exakte Messung, sondern basiert auf Schätzungen.
  • Kann als Planungsinstrument manchmal zu starr sein.
  • Die tatsächlichen Ergebnisse zeigen sich erst, wenn das Budget umgesetzt wird.
  • Wichtig: Die Budgetierung ist kein Ersatz für das Management, sondern ein unterstützendes Instrument.

Arten und Aspekte der Budgetierung

Budgetlaufzeit

Die Laufzeit hängt von der Art des Unternehmens und dem Informationsbedarf ab, üblicherweise ein Jahr, oft abgestimmt auf den Rechnungslegungszeitraum.

Investitionsbudget

Bezieht sich auf die Planung der Zahlungsströme (Ein- und Auszahlungen), die durch Investitionsprojekte verursacht werden.

Operative Budgets

Stehen im Zusammenhang mit dem laufenden Betrieb der Organisation und den damit verbundenen Kosten und Erlösen.

Finanzbudgets

Beziehen sich auf finanzielle Entscheidungen und die Finanzplanung des Unternehmens, insbesondere Liquidität und Kapitalstruktur.

Periodische Budgets

Werden für eine festgelegte Anzahl von Perioden (z.B. jährlich, quartalsweise) erstellt.

Flexible Budgets

Passen sich an unterschiedliche Aktivitätsniveaus an, indem sie variable Kostenkomponenten berücksichtigen.

Budgetebenen

Budgets werden auf verschiedenen Ebenen der geplanten Tätigkeit festgelegt (z.B. Unternehmens-, Bereichs-, Abteilungsbudgets).

Teilbudgets

Beziehen sich auf die Budgetierung einer einzelnen Maßnahme, eines Projekts oder eines Verantwortungsbereichs.

Nullbasisbudgetierung (Zero-Based Budgeting)

Basiert auf der Annahme, dass jede Aktivität und Ressource für jede neue Budgetperiode von Grund auf neu begründet und gerechtfertigt werden muss.

Das Budgetsystem

Ein System miteinander verbundener Annahmen, Pläne und Kontrollmechanismen. Es dient der Strukturierung, Zielsetzung, Planung, Koordination und Kontrolle im Unternehmen.

Ziele der Budgetierung

Budget als Planungsinstrument

  • Ermöglicht die Schätzung der Unternehmensergebnisse für einen bestimmten Zeitraum.
  • Dient der Festlegung von Zielen und Standards.
  • Wird zur Darstellung von Verantwortlichkeiten genutzt.
  • Weist Pläne für die Zukunft aus.
  • Dient als Leitfaden für die Entscheidungsfindung.

Budget als Koordinationsinstrument

  • Koordiniert die Aktivitäten des Unternehmens, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
  • Ermöglicht wirksame administrative Maßnahmen.

Budget als Kontrollinstrument

  • Ermöglicht eine regelmäßige Bewertung des Fortschritts der Operationen durch Soll-Ist-Vergleiche.

Funktionsweise des Budgetsystems

Input (Eingabe)

Interne und externe Informationen, quantifizierbar oder nicht (z.B. Verkaufsstatistiken, Marktdaten, Produktionskapazitäten).

Prozess (Verarbeitung)

Aufbereitung, Abstimmung, Genehmigung und Systematisierung der erhaltenen Informationen zur Erstellung der Teilbudgets und des Gesamtbudgets.

Output (Ausgabe)

Formal verabschiedete Budgets (z.B. Umsatzbudget, Produktionsbudget, Finanzbudget).

Feedback (Rückkopplung)

Vergleich von Ist- und Plandaten (Soll-Ist-Vergleich) sowie deren Analyse zur Identifizierung von Abweichungen und zur Anpassung zukünftiger Pläne (Neuplanung).

Phasen der Budgetkontrolle

  1. Festlegung von Leistungsstandards (Soll-Werte).
  2. Messung der tatsächlichen Ergebnisse (Ist-Werte).
  3. Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Werten.
  4. Analyse der entstandenen Abweichungen.
  5. Bestimmung und Einleitung von Korrekturmaßnahmen.

Spezifische Budgetarten

Umsatzbudget

Oft der Ausgangspunkt des Budgetsystems. Auf Basis der geplanten Absatzmengen und Verkaufspreise werden die Umsatzerlöse prognostiziert. Davon leiten sich Produktionsmengen, Kosten und andere Budgets ab.

Erlösbudget

Prognostiziert die tatsächlichen Einnahmen aus Verkäufen unter Berücksichtigung von Bruttoumsatz, Rabatten, Skonti, Kreditpolitik und erwarteten Forderungsausfällen.

Produktionsbudget

Legt die zu produzierenden Mengen fest. Wichtige Variablen sind der geplante Absatz in Mengeneinheiten und die gewünschte Lagerpolitik für Fertigerzeugnisse (Anfangs- und Endbestände).

Liquiditätsbudget (Cashflow-Plan)

Stellt die erwarteten Einzahlungen und Auszahlungen über einen bestimmten Zeitraum dar, um jederzeit ausreichende Liquidität zur Erfüllung von Zahlungsverpflichtungen sicherzustellen. Es zeigt Geldeingänge und deren Quellen, Geldausgänge und deren Verwendung sowie den erwarteten Kassen- und Bankbestand und dessen Finanzierung oder Anlage.

Planbilanz (Pro-Forma-Bilanz)

Die Planbilanz fasst Daten aus verschiedenen Teilbudgets zusammen und gibt einen Ausblick auf die zukünftige Vermögens-, Schulden- und Eigenkapitalstruktur des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

Plangewinn- und Verlustrechnung (Pro-Forma GuV)

Die Plangewinn- und Verlustrechnung (GuV) fasst geplante Erträge und Aufwendungen aus verschiedenen Budgets zusammen und zeigt die erwartete wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Erfolg) des Unternehmens für eine bestimmte Periode.

Beispiele für Budgetkalkulationen

Kalkulation Produktionsbudget

Geplanter Umsatz (Stück)
+ Soll-Endbestand Fertigerzeugnisse (Stück)
- Ist-Anfangsbestand Fertigerzeugnisse (Stück)
= Zu produzierende Menge (Stück)

Kalkulation Rohstoffverbrauch (Direktes Material)

Zu produzierende Menge (Stück)
* Materialeinsatz pro Stück (Verbrauchsrate)
= Gesamtmaterialbedarf (Einheiten)
* Kosten pro Materialeinheit (€)
= Wert des Rohstoffverbrauchs (€)

Kalkulation Rohstoffeinkauf (Direktes Material)

Geplanter Rohstoffverbrauch (Einheiten)
+ Soll-Endbestand Rohstoffe (Einheiten)
- Ist-Anfangsbestand Rohstoffe (Einheiten)
= Einzukaufende Menge Rohstoffe (Einheiten)
* Einkaufspreis pro Einheit (€)
= Nettowert der Einkäufe (€)
+ Vorsteuer (Umsatzsteuer auf Einkauf)
= Bruttowert der Einkäufe (€)

Kalkulation Fertigungslöhne (Direkte Arbeit - MOD)

Zu produzierende Menge (Stück)
* Arbeitszeit pro Stück (Verbrauchsrate in Std.)
= Gesamtfertigungsstunden (Std.)
* Lohnkostensatz pro Stunde (€/Std.)
= Gesamtkosten Fertigungslöhne (€)

Kalkulation Fertigungsgemeinkosten (CIF)

Bezugsgröße (z.B. Fertigungsstunden, Maschinenstunden)
* Gemeinkostenzuschlagssatz (%) oder Gemeinkostensatz (€/Bezugsgröße)
= Gesamte Fertigungsgemeinkosten (€)

Kalkulation Herstellkosten der Produktion

Verbrauch Direktes Material (MPD) (€)
+ Verbrauch Direkte Arbeit (MOD) (€)
+ Fertigungsgemeinkosten (CIF) (€)
= Gesamte Herstellkosten der Produktion (€)

Kalkulation Mehrwertsteuer

Umsatzsteuer aus Umsatzerlösen (Steuerschuld)
- Vorsteuer aus Einkäufen und Kosten (Steuerguthaben)
= Mehrwertsteuerzahllast oder -erstattungsanspruch (€)

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