Grundlagen der Buchhaltung: Konzepte, Prinzipien und Anwendungen

Einführung in die Buchhaltung

Bei der Erstellung einer technischen und wissenschaftlichen Arbeit sind die Präzision und Klarheit, mit der jedes zu diskutierende Thema definiert und konzeptualisiert wird, über alle anderen Attribute zu stellen, unabhängig davon, wer es vorschlägt. Es ist daher überflüssig, unsere Überzeugung von dieser Prämisse in einem Werk wie diesem zu bekräftigen, das versucht, gültige Ideen in die Welt der Rechnungslegung einzubringen.

Es ist jedoch festzustellen, dass es in Studien dieser Disziplin, wie auch im Recht, wenig Neues zu schaffen und vielmehr schwierig ist, auf Bestehendem aufzubauen. Denn in beiden Wissenschaften herrscht eine formale Struktur, der zu gehorchen ist, was folglich einen sehr engen Spielraum für Innovationen lässt.

Die Buchhaltung – ein unverzichtbares Mittel zur Regulierung des Funktionierens von Wirtschafts- und Verwaltungseinheiten – ist gesetzlich geregelt. Kein Plan, der den lokalen Gegebenheiten unterliegt, kann sie davon ablenken, ohne von Anfang an unweigerlich ins Leere zu laufen. Die vorliegende Analyse, die die gesamte Materie sowie die Art und Weise der Definition oder Behandlung jedes ihrer Elemente darlegt, ist letztlich ein didaktischer Vorschlag und ein alternativer Lernweg.

Ab jetzt geht es um die Konzepte. Ihre Geheimnisse zu ergründen.

Was ist Buchhaltung?

Hier ist eine Definition von renommierten Gelehrten: Sie ist eine Kombination aus Wissenschaft, Technik und Kunst, die die im Eigenkapital von Unternehmen beobachteten Phänomene untersucht, verwaltet und interpretiert.

Nachtrag: Die technische Buchhaltung ist jene, die eigenständig die Darstellung wirtschaftlicher Sachverhalte ermöglicht, den Inhalt des Vermögens, all seine Variationen und das Ergebnis des Vermögensmanagements aufzeigt.

Was ist das Objekt der Buchhaltung?

Einstimmige Definition: Das Objekt der Rechnungslegung, d.h. der Gegenstand, mit dem sie sich befasst, ist das Vermögen. Sie untersucht, analysiert und steuert durch die Aufzeichnung in Abschlüssen alle wirtschaftlichen Vorgänge, die das Vermögen betreffen.

Was sind Jahresabschlüsse?

Die Jahresabschlüsse, die durch das Gesetz Nr. 6.406/76 festgelegt und durch das Gesetz Nr. 11638/07 geändert wurden, sind:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr
• Kapitalflussrechnung
• Eigenkapitalveränderungsrechnung
• Gewinn- und Verlustmitteilung
• Wertschöpfungsrechnung

Anwendungsbereiche der Buchhaltung

Die Anwendungsbereiche der Buchhaltung sind wirtschaftliche und administrative Einheiten, mit oder ohne Erwerbszweck.

Beispiele für gewinnorientierte Körperschaften sind Handelsunternehmen, Industriebetriebe und Unternehmen der gemischten Wirtschaft. Beispiele für gemeinnützige Organisationen sind Stiftungen, zivilgesellschaftliche Organisationen, Genossenschaften und öffentliche Einrichtungen.

Zweck der Buchhaltung

Der Zweck dieser Wissenschaft ist es, die Vermögenskontrolle zu gewährleisten und die Darstellung der Elemente, aus denen es sich zusammensetzt, sowie deren Veränderungen zu ermöglichen. Die Buchhaltung ermöglicht jederzeit die Kontrolle und Bewertung von Vermögenswerten, die Rechte und Pflichten des Unternehmens sowie die für die Entscheidungsfindung des Administrators notwendigen Daten und Grundlagen zu überblicken. Durch die Bilanz kennt der Administrator beispielsweise die Art und den Wert der einzelnen Bestandteile des Unternehmens. Die technische Analyse dieser Bewertung liefert konkrete Indikatoren, die ihm helfen, sich in Bezug auf gegenwärtige und zukünftige Investitionen oder andere zu bewertende Objekte zu positionieren.

Buchhaltungstechniken

Die Buchhaltungstechniken, die zur Erreichung ihres Zwecks eingesetzt werden, sind:

• Buchführung – die formale Erfassung von Rechnungslegungssachverhalten;
• Erstellung von Jahresabschlüssen;
• Wirtschaftsprüfung – eine Technik zur Überprüfung der Zuverlässigkeit der Buchführung und des Jahresabschlusses;
• Analyse der Abschlüsse – eine kritische Untersuchung der Finanzberichte durch Dekodierung ihrer Gruppen in Indizes oder Kennzahlen. Diese Technik zeigt den Zusammenhang grundlegender Elemente des Abschlusses, allgemeine und spezifische Aspekte ihrer Bedeutung sowie das wirtschaftliche und finanzielle Verhalten in aufeinanderfolgenden Jahren auf.

Grundsätze der Rechnungslegung

1. Grundsatz der Unternehmenseinheit

Nach diesem Prinzip darf das Vermögen des Unternehmens (juristische Person) nicht mit dem seiner Partner oder Eigentümer verwechselt werden.

2. Grundsatz der Periodenabgrenzung

Gemäß diesem Grundsatz werden Aufwendungen und Erträge in der Periode erfasst, in der sie anfallen, unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt oder erhalten wurden, sofern sie korrelieren.

3. Grundsatz der Vorsicht

Dieses Prinzip verlangt im Wesentlichen die Annahme des niedrigsten Wertes für Aktiva und des höchsten Wertes für Passiva, wenn gleichermaßen gültige Alternativen für die Bilanzierung bestehen. Dies wirkt sich natürlich direkt auf das Eigenkapital der Gesellschaft aus (z.B. Buchwert vs. Marktbewertung).

4. Grundsatz der Kontinuität

Nach diesem Prinzip sollte das Unternehmen als eine Einheit in ständiger Bewegung und kontinuierlicher Produktion, Verkauf, Kauf, Konsum und Investition betrachtet werden. Das Unternehmen ist in Bewegung und muss ständig seine Ziele erreichen.

5. Grundsatz der Anschaffungskosten

Im Kern verlangt dieser Grundsatz, dass die Vermögenswerte, Rechte und Pflichten zu ihren ursprünglichen Transaktionswerten, d.h. zu Anschaffungskosten (Eintragswert der Vermögenswerte), erfasst werden müssen.

6. Grundsatz der Aktualität

Dieses Prinzip besagt, dass Veränderungen bei Aktiva und Passiva, d.h. alle Vermögensveränderungen, die das Unternehmen erleidet, sofort erfasst werden müssen, auch wenn ihre Werte nur geschätzt sind und die Dokumentation später ergänzt wird.

7. Grundsatz der monetären Aktualisierung

Gemäß diesem Grundsatz werden die Auswirkungen von Veränderungen der Kaufkraft der nationalen Währung auf die Vermögenswerte in der Buchführung durch eine Anpassung des formalen Ausdrucks der Werte erfasst.

Das Vermögen

Vermögen: Die Gesamtheit der Güter, Rechte und Pflichten einer natürlichen oder juristischen Person, monetär bewertet.

Güter: Es ist alles, was menschliche Bedürfnisse befriedigen kann und einen wirtschaftlichen Wert (Tausch- oder Verkaufswert) haben muss. Beispiele: eine Maschine, ein Auto, ein Haus, Grundstücke, Computer, Geld usw.

Klassifizierung der Vermögenselemente

• Bewegliche Güter: Dies sind Güter, die von einem Ort zum anderen transportiert werden können, ohne ihre Eigenschaften zu verlieren. Beispiele: Maschinen, Mobiliar, Fahrzeuge usw.
• Immobile Güter: Dies sind Güter, die nicht bewegt werden können, ohne ihre Eigenschaften zu verlieren. Beispiele: Grundstücke, Gebäude, Häuser usw.
• Materielle Güter: Dies sind Güter, die eine physische Form haben und berührt werden können. Beispiele: Maschinen, Ausrüstungen, Fahrzeuge, Waren usw.
• Immaterielle Güter: Dies sind Güter, die keine physische Eigenschaft haben und daher nicht berührt werden können. Beispiele: Marken, Patente, Telefonanschlüsse, Urheberrechte usw.

Rechte

Dies sind Werte, die das Unternehmen von Dritten zu fordern hat.

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Forderungen aus Wechseln
• Mietforderungen
• Zinsforderungen

Verbindlichkeiten

Dies sind Werte, die das Unternehmen als Schulden gegenüber Dritten oder seinen Gläubigern zu begleichen verspricht.

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kreditoren)
• Steuerverbindlichkeiten
• Lohnverbindlichkeiten
• Darlehensverbindlichkeiten

Qualitative und quantitative Aspekte des Vermögens

Der qualitative Aspekt besteht in der Klassifizierung des Vermögens. Er betrifft die Art und Natur der Vermögenswerte, Rechte und Verbindlichkeiten des Unternehmens. Zum Beispiel, welche Güter, Rechte und Pflichten das Unternehmen besitzt.

Der quantitative Aspekt besteht darin, das Vermögen in Werten zu beziffern. Für die Steuerung der Aktiva des Unternehmens genügt es nicht, nur zu sagen, was es besitzt, sondern auch, wie hoch die Werte der Vermögensgegenstände, Rechte und Verbindlichkeiten sind.

Grafische Darstellung des Vermögens

Güter und Rechte, die Werte darstellen und das Vermögen des Unternehmens erhöhen, werden als positive Elemente bezeichnet. Sie bilden die Aktiva.

Verbindlichkeiten, da sie das darstellen, was das Unternehmen zu zahlen hat, werden als negative Elemente bezeichnet. Sie bilden die Passiva.

Wir sehen, dass zwei Begriffe oder Konzepte in der Rechnungslegung weit verbreitet sind, nämlich: Aktiva und Passiva.

Eine grafische Darstellung des Vermögens wird wie folgt dargestellt: eine T-förmige Darstellung, bei der wir auf der linken Seite die positive Seite haben, die alle positiven Elemente (Güter und Rechte) auflistet, die die Aktiva bilden, und auf der rechten Seite die negative Seite, wo wir die negativen Elemente (Verbindlichkeiten) auflisten, die die Passiva bilden.

T-Konto-Darstellung des Vermögens

Aktiva (Sollseite)

• Geld
• Grundstücke
• Fahrzeuge
• Maschinen
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Wechselforderungen
• Mietforderungen
• Zinsforderungen

Passiva (Habenseite)

• Kreditoren
• Steuern zahlbar
• Löhne zahlbar
• Darlehensverbindlichkeiten

Eigenkapital

Wie wir bereits wissen, ist das Vermögen der qualitative Aspekt; nun wollen wir den quantitativen Aspekt des Vermögens überprüfen, d.h. die monetär dargestellte Menge der einzelnen Komponenten des Eigenkapitals. Um die grafische Darstellung des Vermögens zu vervollständigen, müssen wir die Elemente seiner Werte darstellen. Damit lernen wir eine neue Gruppe von Elementen kennen, die Teil der grafischen Darstellung werden: das Eigenkapital.

Die Eigenkapitalgruppe ist das vierte Element, das zusammen mit den Gütern, Rechten und Verbindlichkeiten die grafische Darstellung des Vermögens ergänzt. Damit ist die linke Seite der Aktiva gleich der rechten Seite der Verbindlichkeiten, wodurch eine Gleichungsform (GLEICHGEWICHT) entsteht.

Beispiel zur Bilanzgleichung

Die Berechnung des Eigenkapitals im obigen Beispiel lautet:

Aktiva (Güter + Rechte): R$ 5.250,00

(-) Verbindlichkeiten: R$ 4.590,00

(=) Eigenkapital: R$ 660,00

In der grafischen Darstellung des Vermögens wird das Nettovermögen (Eigenkapital) immer auf der rechten Seite platziert. Es wird zu den Verbindlichkeiten hinzugefügt oder von ihnen abgezogen, um die Passivseite mit der Aktivseite in Einklang zu bringen.

Mögliche Eigenkapitalsituationen

Aus der Bilanzgleichung ergeben sich 3 (drei) Arten von Eigenkapitalsituationen:

Positives Eigenkapital

Wenn die Aktiva (Güter und Rechte) größer sind als die Verbindlichkeiten. Auch bekannt als aktive Situation oder Überschuss.

Negatives Eigenkapital

Wenn die Aktiva (Güter und Rechte) geringer sind als die Verbindlichkeiten. Auch bekannt als Defizit oder passiver Zustand (oder Überschuldung).

Eigenkapital Null

Wenn die Aktiva (Güter und Rechte) den Verbindlichkeiten entsprechen.

Übersichtstabelle der möglichen Eigenkapitalsituationen

Zusammensetzung des Eigenkapitals

Das Eigenkapital besteht aus drei Hauptelementen:

1. Kapital

Die Hauptquelle dieser Gruppe, die die von den Eigentümern zur Verfügung gestellten Mittel darstellt. Das Kapital kann in Geld oder Sachwerten bestehen.

2. Verluste oder Gewinne

Das Hauptziel von Unternehmen ist der Gewinn. Am Ende eines jeden Jahres kann die Gesellschaft einen Gewinn oder Verlust erzielen. Gewinne, die nicht an die Aktionäre ausgeschüttet werden, werden auf einem Konto namens Gewinnrücklagen verbucht. Entsteht ein Verlust, kann dieser unter den Gesellschaftern aufgeteilt oder im Eigenkapital als Konto für aufgelaufene Verluste ausgewiesen werden.

3. Rücklagen

Dies sind Gewinne, die zurückbehalten oder für spezielle Zwecke reserviert wurden. Beispiel: Gesetzliche Rücklage für die Kapitalerhöhung.

Herkunft und Verwendung von Ressourcen

Das Kapital, das wir im Eigenkapital sehen, sind die Mittel, mit denen die Eigentümer ihre Tätigkeit beginnen. Es wird als Startkapital oder Stammkapital bezeichnet. Dieser anfängliche Wert ist immer der Teil, der den Aktionären gehört und der ihnen bei Liquidation oder Einstellung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusteht.

Wir bezeichnen den gesamten Kapitalbetrag, der dem Unternehmen zur Verfügung steht, als Bilanzsumme des Unternehmens.

Die Passivseite zeigt die Herkunft des Kapitals, d.h. wie das Unternehmen die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen finanziert hat. Die Aktivseite hingegen zeigt die Verwendung dieses Kapitals, d.h. wofür das Unternehmen die Mittel aus der Passivseite eingesetzt hat.

Verbindlichkeiten – Herkunft der Ressourcen

Die Passivseite ist eine Quelle von Ressourcen des Unternehmens.

Eigenkapital

Es ist originär und gehört den Eigentümern des Unternehmens, deren Willen die Geschäftstätigkeit des Unternehmens verändert, da es durch Gewinne erhöht oder durch Verluste gemindert wird. Beispiel: Jahresgewinn – Kapitalerhöhung.

Fremdkapital

Dies ist der Teil der Verbindlichkeiten, die das Unternehmen gegenüber Dritten hat. Beispiel: Kredite und Finanzierungen.

Aktiva – Verwendung von Ressourcen

Wir bezeichnen die Aktiva als Ressourcenverwendung, da das gesamte Kapital in den Aktiva angewendet wird.

Beispiele: Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien, Inventar, Waren.

HINWEIS: Die AKTIVA zeigen uns, wo das Unternehmen seine Ressourcen oder sein Kapital eingesetzt hat. Die PASSIVA zeigen uns, woher das Unternehmen diese Ressourcen oder dieses Kapital bezogen hat.

Grundlegende Buchführungsverfahren nach der doppelten Buchführung

Die Funktion der Buchführung ist es, die in der Unternehmensverwaltung auftretenden Ereignisse zu erfassen, zu analysieren und das Vermögen zu verwalten.

Die Erfassung der Sachverhalte ermöglicht es uns, jederzeit die Vermögensposition des Unternehmens zu überblicken. Diese Position wird in der Bilanz dargestellt, d.h. einem Bericht, der die Vermögenswerte, Rechte und Verbindlichkeiten des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt aufzeigt.

Die Bilanz wird durch zwei Hauptgruppen dargestellt:

• Aktiva
• Passiva

Aktiva: Die Aktiva werden auf der linken Seite der Bilanz dargestellt und als Sollseite bezeichnet. Folglich sollten die Vermögenskonten (Aktiva und Rechte) immer Sollsalden aufweisen, d.h. auf der linken Seite. Um besser zu verstehen, warum die Aktiva als Schuld betrachtet werden, stellen wir uns vor, dass das Unternehmen nichts besitzt, da alle seine Güter und Rechte nicht ihm gehören, sondern seinen Aktionären. Deshalb bezeichnen wir die Aktiva als Schuldner, d.h. das Unternehmen ist verpflichtet, diese Güter und Rechte seinen Mitgliedern oder anderen Parteien zu zahlen.

Passiva: Die Passiva werden auf der rechten Seite der Bilanz dargestellt und als Habenseite bezeichnet. Folglich sollten die Verbindlichkeitskonten (Verbindlichkeiten) immer Habensalden aufweisen. Um besser zu verstehen, warum die Passiva als Habenseite betrachtet werden, stellen wir uns vor, dass das Unternehmen nichts besitzt, da alle seine Güter und Rechte seinen Mitgliedern oder Dritten gehören. Folglich haben diese Personen einen Kredit bei der Gesellschaft. Deshalb bezeichnen wir die Passiva als Gläubiger, d.h. die Aktionäre und Dritten haben Forderungen an das Unternehmen.

Doppelte Buchführung

Diese universell angewandte Buchführungsmethode wurde 1494 vom Franziskanermönch Luca Pacioli entwickelt und verbreitet. Mit ihr werden alle im Vermögen auftretenden Sachverhalte erfasst, und es kann jederzeit der Wert jedes Vermögenselements und seiner Veränderungen sowie die positiven und negativen Ergebnisse der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens ermittelt werden.

Diese Methode beruht auf folgendem Prinzip:

Es gibt keinen Schuldner ohne Gläubiger – Dies wird deutlich, wenn wir beispielsweise bedenken, dass, wenn wir jemandem 1.000,00 R$ schulden, jemand 1.000,00 R$ von uns zu erhalten hat.

Für jede Sollbuchung muss es umgekehrt eine entsprechende Habenbuchung von gleichem Wert geben und umgekehrt. Im obigen Beispiel haben wir 1.000,00 R$ zu zahlen und jemand hat 1.000,00 R$ zu erhalten.

Somit löst die Buchung eines Sachverhalts immer die Bewegung von 2 (zwei) Konten aus. Nach der Methode der doppelten Buchführung wird ein Konto im Soll und ein anderes im Haben gebucht, wobei der Wert für beide Konten immer gleich ist.

Wenn wir also ein Dokument in der Hand haben, das einen Sachverhalt belegt, müssen wir bei der Erfassung prüfen, welche Konten betroffen sind, welches Konto belastet und welches Konto gutgeschrieben werden soll.

Regeln für Soll und Haben

Geschäftsvorfälle

1. Gründungskapital

1. Geschäftsvorfall: Erste Einzahlung von R$ 300.000,00 pro Gesellschafter bei der Bank von Brasilien, am 02.12.X1 (das Unternehmen wird von drei Partnern gegründet).

Es wurde festgestellt, dass die anfängliche Investition der Gesellschafter als Kapital bezeichnet wird. Das Kapital ist eine Eigenmittelquelle (Eigenkapital), die von den Gesellschaftern stammt. Jede Mittelherkunft sollte den Passiva und dem Eigenkapital zugeordnet werden, und jede Mittelverwendung sollte den Aktiva (Güter + Rechte) zugeordnet werden.

Somit gibt es gute Gründe, Bankguthaben als Aktiva zu klassifizieren: 1) Es ist eine Mittelverwendung, 2) Es ist ein Recht, das das Unternehmen erwirbt: das Recht, Geld jederzeit zu erhalten.

Im Jahresabschluss (Bilanz) ist das Kapital ein Eigenkapitalkonto und Bankguthaben sind Aktiva. Dann gilt:

2. Erwerb von Vermögenswerten

2. Geschäftsvorfall: Am 10.12.X1 erwirbt das Unternehmen ein Fahrzeug für R$ 800.000,00 (per Scheck bezahlt).

Beachten Sie, dass das Fahrzeug gekauft wurde und das Geld offensichtlich vom Bankkonto abgebucht wurde.

3. Beschaffung von Waren auf Ziel

3. Geschäftsvorfall: Am 12.12.X1 erwirbt das Unternehmen Betriebs- und Geschäftsausstattung (Schreibmaschinen, Rechenmaschinen, Schreibtische usw.) auf Ziel, zahlbar in sechs gleichen Raten von R$ 20.000,00 durch Ausstellung von Schuldscheinen.

Durch die Beschaffung von Betriebs- und Geschäftsausstattung erfolgte ein Zugang von Vermögenswerten im Unternehmen. Andererseits entstand durch diese Anschaffung eine Schuld gegenüber dem Lieferanten der Betriebs- und Geschäftsausstattung.

4. Langfristige Finanzierung

4. Geschäftsvorfall: Am 15.12.X1 nimmt das Unternehmen eine Finanzierung über drei Jahre in Höhe von R$ 200.000,00 auf.

In der Regel werden Kredite und Finanzierungen, die das Unternehmen aufnimmt, auf seinem Bankkonto gutgeschrieben. Bei diesem Geschäftsvorfall erfolgte eine Mittelverwendung von R$ 200.000,00 (Aktiva) und eine Mittelherkunft (Schuld – Verbindlichkeiten) von gleichem Wert.

5. Beschaffung von Büromaterial (Bar und auf Ziel)

5. Geschäftsvorfall: Am 31.12.X1 erwarb das Unternehmen Büromaterial (Bleistifte, Büroklammern, Hefter und anderes) für R$ 50.000,00. Die Hälfte dieses Materials wurde bar bezahlt und die andere Hälfte ist in 60 Tagen zu zahlen.

Mit der Zahlung von R$ 25.000,00 (die Hälfte des Wertes des Büromaterialkaufs) wird das Bankguthaben um diesen Betrag reduziert. Die andere Hälfte bezieht sich auf das Zahlungsversprechen in der Zukunft. Der Schuldenstand betrifft die ausgewählten Lieferanten (es könnten auch noch Rechnungen zu bezahlen sein).

T-Konten (Ledger)

Es ist eine T-förmige grafische Darstellung, die von Wirtschaftsprüfern weit verbreitet ist. Es ist ein Lehrmittel zur Entwicklung der Buchführung. Im T-Konto werden die Datensätze nach individuellem Konto geführt.

Das T-Konto hat zwei Seiten. Oben auf dem T-Konto steht der Titel des jeweiligen Kontos.

Für jedes Konto in der Bilanz wird ein T-Konto eröffnet und die Buchungen vorgenommen. Zuerst werden die Erhöhungen, dann die Minderungen erfasst. Die Art des Kontos (Aktiva, Passiva und Eigenkapital) bestimmt, welche Seite für Erhöhungen und welche für Minderungen verwendet werden soll.

Allgemeine Regeln für T-Konten

• Jede Erhöhung der Aktiva – auf der linken Seite des T-Kontos: Sollbuchung
• Jede Minderung der Aktiva – auf der rechten Seite des T-Kontos: Habenbuchung
• Jede Erhöhung der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals – auf der rechten Seite des T-Kontos: Habenbuchung
• Jede Verringerung der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals – auf der linken Seite des T-Kontos: Sollbuchung