Grundlagen der Dokumenten- und Datenverwaltung

Methoden der Dokumentenklassifizierung

• Alphabetische Klassifizierung

  Dokumente werden basierend auf dem Namen der Person oder dem Grund, aus dem das Unternehmen aufgeführt ist, eingeordnet.

• Geografische Gliederung

  Dokumente werden nach dem Wohnsitz der Person oder der geografischen Einheit (Provinz, Stadt, Straße) und schließlich dem Namen klassifiziert.

• Klassifizierung nach Material/Thema

  Dokumente werden manuell nach Thema gruppiert, wobei 'Feld' als gemeinsames Merkmal verstanden wird.

• Alphabetische Klassifizierung von Materialien

  Nach logischen Kategorien:

  • Numerisch: Jedes Hauptfeld erhält eine Nummer, und jede Untergliederung erhält eine weitere Nummer.
  • Alphanumerisch: Jeder Feldkomponente wird ein Buchstabe oder eine Zahl zugewiesen, und Unterabteilungen erhalten weitere Buchstaben oder Zahlen, die der ursprünglichen Kennung hinzugefügt werden.

• Chronologische Klassifizierung

  Fortschreitende Anordnung nach Eingangsdatum oder Laufzeit.

• Sachgruppen

  Dokumente und Bücher werden in 10 Hauptgruppen eingeteilt. Die erste Abteilung reicht von 0 bis 9, und jede dieser Gruppen ist wiederum in 10 Untergruppen (0-9) unterteilt.

Aktenführung und Archivierung

• Zweck der Aktenführung

  • Eigenes Interesse der Organisation: Dokumentation dient dazu, Informationen oder Geschäftsdaten lebendig zu halten oder zu bewahren.
  • Aufgrund gesetzlicher Verpflichtung.

• Definition Archiv

  Das Archiv enthält Entwürfe von Dokumenten oder Aufzeichnungen eines Unternehmens.

• Ort der Archivierung

  Der Ort, an dem diese Dokumente gespeichert werden.

Phasen der Datenverarbeitung

• Erfassung

  Tritt auf, wenn Daten identifiziert werden.

• Bewertung

  Die Daten müssen identifiziert und ausgewertet werden.

• Kodierung

  Jede Dateneinheit erhält einen Namen oder eine Kennung.

• Verarbeitung

  Die eigentliche Datenverarbeitung.

• Berechnung

  Die Daten werden berechnet.

Archiv und Ablage

Daten müssen gespeichert werden, um bei Bedarf schnell Informationen abrufen zu können. Dokumente werden klassifiziert und archiviert.

Dateiorganisation

A) Nach Nutzungshäufigkeit

• Aktiv: Dokumente, die häufig genutzt werden, werden gespeichert.
• Semi-aktiv: Dokumente, die sporadisch genutzt werden.
• Inaktiv: Dokumente, die selten genutzt werden.

B) Nach Autonomie der Ablage

• Zentral: Dokumente werden an einem zentralen Ort gelagert, um Anfragen zu bearbeiten.
• Dezentral: Jede Abteilung verwaltet ihre Dokumente unabhängig.

Dateisysteme und Ordnerarten

• Ordner sortieren: Balgordner-System.
• Einfache Ordner: Am häufigsten genutzt.
• Hängemappen: Ordner mit zwei Kunststoffhaken.