Grundlagen der Geschäftskorrespondenz: Definitionen, Formate und Zahlungsverzug

Terminologie der schriftlichen Kommunikation

Akronym

Ein Wort, das aus den Anfangsbuchstaben (und manchmal weiteren Buchstaben) anderer Wörter gebildet wird. Die ersten Buchstaben werden großgeschrieben, der Rest in Kleinbuchstaben. Beispiel: Vereinigung für den Schutz der Natur (ADENA).

Abkürzungen (Kürzungen)

Beziehen sich auf ein Wort oder einen Ausdruck. Sie bestehen aus einem oder mehreren Buchstaben, die aus dem Wort extrahiert werden (häufig mit einem Punkt am Ende).

Initialismen (Buchstabenkürzel)

Abkürzungsmodus. Eine Reihe von Großbuchstaben, manchmal durch Punkte getrennt. Die Buchstaben sind die Initialen jedes Wortes. Sie werden verwendet, um Namen von Geräten, Verfahren, Unternehmen oder Institutionen abzukürzen. Beispiel: EU.

Schriftliche Kommunikation im Unternehmen

Für das Dokument verwendet, um Unterstützung:

• Brief
• Karte
• Formular
• Bericht
• Vertrag

Nach der Art der Erstellung:

• Handschriftlich und Spezialschriften (Kurzschrift und Braille)

Nach der verwendeten Technologie:

• Manuskripte und getippte Texte (Schreibmaschine, Computer oder Drucker)
• Kopien, die durch ein Reproduktionssystem gewonnen werden (auszugsweise und Vervielfältigung)

Nach dem Übertragungsmodell:

• Traditionelle Post
• E-Mail
• Elektronische Übermittlung und Telefax

Interne und Externe Kommunikation

Externe Kommunikation

Schriftlich, mechanographisch (getippt), per Post, Fax oder E-Mail, je nach Dringlichkeit.

Interne Kommunikation

Manuskripte, einige formelle Anmerkungen oder Notizen, oder externe Kommunikation mit persönlichem Charakter, niemals für Urkunden.

Merkmale der Geschäftskorrespondenz

Reagiert auf einen bestimmten Grund

Hat ein bekanntes Ziel, z. B. Bestellung, Zahlung mitteilen oder eine Adressänderung vorschlagen.

Wirtschaftlicher Zweck

Als Teil der Unternehmensaktivitäten, um wirtschaftliche Vorteile zu erzielen und die tägliche Verwaltung zu verbessern.

Tritt zwischen Fremden auf

Ist allgemein bekannt, nicht persönlich, und beschränkt sich auf die wirtschaftliche Beziehung zwischen den Unternehmen.

In vielen Unternehmen zirkulieren täglich interne und externe schriftliche Mitteilungen in großer Zahl. Es gibt daher viele technologische Ressourcen, um diese zu rationalisieren und zu vereinfachen.

Allgemeine Aspekte von Geschäftsbriefen

Als Instrument des Handels und der gewerblichen Tätigkeiten

Geschäftsprozesse (Angebote, Bestellungen, Versand, Fakturierung) werden oft per Brief kommuniziert.

Zur Vermittlung des Unternehmensimages

Wenn eine Organisation sich vorstellen möchte, werden oft Briefe an Interessenten verschickt. Sie dienen als Ergänzung zu Visitenkarten und Broschüren und tragen zur Schaffung eines positiven oder negativen Bildes bei, je nach Inhalt und Aufmachung.

Der Umschlag und seine Typen

Amerikanischer Umschlag

Rechteckig, normale Größe für Briefpapier, gefaltet und an den Rändern mit Klebstoff versiegelt.

Versandtasche

Größer und stärker als normal, wird zum Versenden von Dokumentationen verwendet. Manchmal mit Innenpolsterung zum Schutz.

Fensterumschlag

Ähnlich dem amerikanischen Umschlag. Hat in der unteren rechten Ecke ein durchsichtiges Fenster, um die Adressierung zu erleichtern.

Umschläge per Luftpost

Aus leichterem Papier, oft mit rotem und blauem Randstreifen.

Aspekte des Zahlungsverzugs

Zahlungssäumiger (Delinquent)

Eine Person, die zur Bedienung ihrer Schulden nicht fristgerecht zahlt.

Fahrlässiger Verzug

Die Person könnte die Schulden begleichen, hat es aber vergessen oder wurde nicht darauf hingewiesen. Zahlt, sobald sie eine Mahnung erhält.

Insolvenz

Die Person ist nicht in der Lage, Zahlungen zu decken. Dies kann zufällig sein (wenn der Schuldner eine schwere Zeit durchmacht) oder wenn die Zahlungsunfähigkeit dauerhaft ist.

Böswilliger Verzug

Die Person kann es sich leisten, will aber nicht zahlen. Sie ist daran interessiert, Zahlungen zu verzögern, und nutzt jeden Trick, um dies zu erreichen.