Grundlagen: Kosten, Beschaffung und Bestandsmanagement

Direkte und Indirekte Kräfte im Unternehmensumfeld

Direkte Kräfte (Wettbewerbsfaktoren)

Dies sind Umweltfaktoren, die eine unmittelbare Auswirkung auf den Wettbewerb und das Unternehmen haben (Lieferanten, Kunden). Ressourcenanbieter fungieren als Input für die Organisation. Nach einem Prozess erhalten die Kunden oder Konsumenten die Ware oder Dienstleistung. Der Wettbewerb entsteht durch andere Unternehmen, die auf dem Markt die gleichen Dienste mit größerer oder geringerer Intensität verkaufen oder zu verkaufen versuchen.

Indirekte Kräfte (Makroumfeld)

Dazu gehören Technik, Wirtschaft, Politik, Gesetze, kulturelle und soziale Normen, internationale Aspekte und so weiter. Geldentwertung, Inflation, Allianzen ökonomischer Gruppen, politische Konflikte, Kriege sowie Fortschritte in Technologie und Wissenschaft wirken sich unweigerlich auf Unternehmen aus. Einige Bedingungen sind durch die Merkmale der Region, in der die Firma ihren Sitz hat, bestimmt. Auch religiöse Bräuche, Mode und Sprache können ihre Aktionen beschränken.

Grundlegende Kostenarten und Bestandsmanagement

Fixe Kosten

Fixe Kosten ändern sich nicht mit Volumenänderungen innerhalb des relevanten Bereichs. Sie sind eine Funktion der Zeit und bleiben unverändert, es sei denn, es treten große Veränderungen im Produktionsvolumen auf. Beispiele: Gehälter, Miete für Gebäude.

Variable Kosten

Variable Kosten variieren proportional und direkt mit Veränderungen im Umfang der Aktivitäten (Produktion oder Verkauf). Beispiele: Materialkosten nach der Herstellung, Verkaufsprovisionen.

Wartungskosten (Lagerhaltungskosten)

Beinhaltet Kosten für Versicherung, Miete, Opportunitätskosten oder erforderliche Kapitalrendite (Return on Investment). Diese Kosten werden als konstant angenommen.

Bestellkosten

Jede Bestellung ist mit administrativen Kosten verbunden, wie: Erhalt der Bestellung, Prüfung der vom Lieferanten versandten Ware, Steuerung der Abrechnung usw.

Gesamtkosten (Inventar)

Die gesamten Inventarkosten setzen sich aus den Kosten der Wartung und den Bestellkosten zusammen.

Optimale Losgröße (Lot optimale)

Der optimale Ansatz ist durch den Punkt gegeben, an dem die Kosten der Wartung (CM) gleich den Bestellkosten (CO) sind. An diesem Punkt sind die Gesamtkosten minimal.

Wichtige Rentabilitätskennzahlen

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug aller variablen Kosten vom Umsatz verbleibt.

Sicherheitsmarge (Margin of Safety)

Der maximale Prozentsatz, um den der Umsatz voraussichtlich abnehmen kann, während das Unternehmen noch einen Gewinn erzielt.

Break-Even-Point (Balance Point)

Der Punkt, an dem die Umsätze des Unternehmens gleich den Gesamtkosten sind, d.h., es entsteht weder Gewinn noch Verlust.

Variablen im Bestandsmanagement

• c: Kosten pro Einheit der einzelnen Inventareinheiten
• i: Rate der Wartungskosten (Lagerhaltungskostensatz)
• S: Geschätzte Nachfrage
• o: Stückkosten pro Bestellung
• d: Lieferverzögerung des Lieferanten zur Erfüllung der Anforderung
• Q: Optimale Losgröße (Batch)
• Q / 2: Durchschnittlicher Bestand an Vorräten
• c * i: Wartungskosten pro Einheit
• S / Q: Optimale Anzahl der Bestellungen in der Zeit
• V: Täglich verkaufte Einheiten (Anzahl der verkauften Einheiten pro Zeiteinheit)

Beschaffungsmanagement: Definition und Merkmale

Definition des Beschaffungsmanagements

Das Beschaffungsmanagement umfasst die Reihe von Aktivitäten im Unternehmen, um den Bedarf auf die beste Weise zu decken, d.h. zu minimalen Kosten, mit der richtigen Qualität und zum richtigen Zeitpunkt.

Merkmale und Prozessschritte

1. Nachweis der Notwendigkeit (Bedarfsermittlung).
2. Anwendung und Analyse von Kaufalternativen.
3. Verhandlungen mit Lieferanten.
4. Erteilung von Aufträgen (Dokument oder Formular zu Beginn des Verwaltungsprozesses für Einkäufe).
5. Monitoring und Aktivierung von Aufträgen: Verfolgung der Herstellung und Lieferung der gekauften Ware oder Dienstleistung, um Qualitätsanforderungen und Zeitpläne einzuhalten.
6. Empfang der gekauften Güter.
7. Lagerung und Aufnahme (Bestandserfassung).
8. Lieferung von Verbrauchsmaterialien zur Nutzung durch die ursprünglich anfordernde Abteilung.

Ziele und Wirksamkeit des Einkaufs- und Bestandsmanagements

Ziele des erfolgreichen Managements

• Sicherstellung des normalen Flusses von Waren und Materialien zu den Bereichen, die diese in Produkte oder Dienstleistungen umwandeln, welche das Unternehmen verkauft.
• Verteilung und Auslieferung der fertigen Produkte an die Kunden bzw. Märkte, die durch die Managementziele definiert wurden.

Parameter zur Messung der Wirksamkeit

• Kaufpreis: Kontrolle der Ausgaben und Einsparung finanzieller Ressourcen.
• Minimale Bestandsführung: Die Anzahl der bestellten Einheiten muss die minimale Anzahl der Bestände unter Berücksichtigung der Lieferzeit erreichen.
• Fähigkeit, alternative Bezugsquellen zu finden.
• Fähigkeit zur Forschung und zum Erlernen neuer Materialien auf dem Markt, die ihre Funktion erfüllen und einen niedrigeren Preis haben als intern entwickelte Lösungen.

Integration des Einkaufsmanagements mit anderen Unternehmensbereichen

• Geschäftsleitung (DG): Festlegung allgemeiner Grundsätze, Verfahren und Analyse von Trends und Veränderungen im Umfeld, da der Einkauf das gesamte Unternehmen betrifft.
• Produktion: Bereitstellung von Informationen über Termine, Rohstoffkosten, verfügbare Qualität und Bezugsquellen zur Erfüllung der Produktionsprogramme.
• Finanzen: Festlegung der Finanzpolitik in Bezug auf Einkaufsmöglichkeiten, Finanzierung und Budgetierung.
• Wareneingang und Lagerverwaltung: Logistische Bewegungen und Koordination des Platzbedarfs gemäß dem Zeitplan der Lieferungen und Transporte von Waren.
• Rechnungswesen/Warenwirtschaft: Bewertung und Kalkulation von Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Erfassung der Käufe von Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen in einer Periode getätigt hat.

Rolle des Einkaufsmanagements für die Wettbewerbsfähigkeit

Durch effektives Management strebt ein Unternehmen danach, die benötigten Waren zu erwerben, Qualität zu sichern, einen niedrigeren Preis zu erzielen und dadurch eine wettbewerbsfähige Position auf dem Markt zu erreichen.

Wichtige Follow-up- und Kontrollaktivitäten

1. Kontinuierliche Analyse des Beschaffungsmarktes (Lieferanten- und Produktanalyse sowie Perspektiven).
2. Entwicklung von Prognosen und Budgetbedarfen basierend auf dem erwarteten Verbrauch.
3. Festlegung von Parametern zur Optimierung der Kaufentscheidungen (Losgrößen, Melde- und Höchstbestände).
4. Führung von Bestandsaufzeichnungen mittels Informationssystemen (Lagerbestände).
5. Qualitätskontrolle der gekauften Waren oder Dienstleistungen.